מאת: תמר בראל, מנהלת תחום Talent Management בסינריון | tamar.barel@synerion.com
לאחרונה, התייחסנו במספר פוסטים שלנו לכך שבעת הזו חברות רבות עוברות מתהליך הערכת ביצועי עובדים חד או דו-שנתי, לתהליך רציף הרבה יותר. זוהי לא רק תוצאה של חוסר הוודאות הכלכלית שנכפתה עלינו בשל משבר הקורונה, אלא חלק ממגמה של חוסר שביעות רצון של העובדים מתהליך הערכת הביצועים המסורתי. הם פשוט רוצים לקבל משוב תכוף יותר, בזמן אמת, ושיחות שוטפות על עבודתם.
אנחנו על סף שנת 2021 וזה הזמן לעשות חושבים על קביעת היעדים ותהליכי הערכת הביצועים מכאן והלאה. אלא שכל שינוי, בין אם מדובר בשינוי תהליכי, או בהטמעת מערכת חדשה להערכת ביצועי עובדים בארגון, מחייב הירתמות של הגורמים המעורבים בתהליך.
עובדות החיים מוכיחות שאנשים לא אוהבים שינויים… כשמדובר בתהליכי הערכת ביצועים יש לא מעט התנגדויות: לעיתים מנהלים רואים בכך תהליך רק משימה מעצבנת שנכפתה עליהם, ועובדים, במיוחד כאלה שעברו חוויה לא נעימה בתהליך בעבר, תופסים אותו כתהליך מאיים שגורם להם ל"פרפרים בבטן".
אז איך בכל זאת מכינים את המנהלים והעובדים שלכם, כך שהמהלך שאתם מובילים ישקף את השינויים מחויבי המציאות, יתאים לתרבות הארגונית ויעבור בהצלחה? – זוהי תוכנית חמשת השלבים:
1. הניחו את היסודות
בין אם מדובר בשינוי תהליך הערכת הביצועים או בהטמעת מערכת חדשה, השינוי יתקבל טוב יותר, אם האנשים שלכם ירגישו שלקחו בו חלק. כמובן שאי אפשר לשתף את כלל העובדים בכל פרט בתהליך, אבל כדאי להתייעץ עם מנהלים ועובדים על מנת לקבל את חוות דעתם, כבר בשלב תכנון השינוי.
קבוצת מיקוד עם מנהלים, למשל, תעזור לכם להבין מה הם מצפים לקבל מתהליך הערכת הביצועים וכיצד תוכלו לבנות תהליך שיהיה להם קל לשימוש. קבוצת מיקוד לעובדים גם היא דרך טובה להבין ציפיות מהיוזמות חדשות שאתה מתכננים להציג.
סביר שלא תשביעו את הרצון של כולם, אך אנשים נוטים להירתם לתהליך חדש, אם הם מרגישים שקולם נשמע ורעיונותיהם נלקחים בחשבון.
2. תקשרו את תהליך החדש
אל תצפו שמהלכי שינוי או הכנסה של מערכת חדשה, יתקבלו בהתלהבות, אם לא תכינו את האנשים שלכם מראש. עליכם להסביר להם את חשיבות המהלך ואת הפן המעשי שלו.
הודעת אימייל אחידה לכל הצוותים אינה מספיקה. בנו תוכנית תקשורת מדורגת לפני ההשקה, במהלכה ואחריה, כך שלא יהיו הפתעות, ולכולם ברור מה הם צריכים לעשות אחרת.
לעובדים ולמנהלים יהיו צרכים שונים, ושאלות ודאגות שונות. לכן התאימו את התקשורת שלכם לקהל היעד. חשוב להוסיף מידע באופן קבוע עד שאנשים יתרגלו לתהליך/למערכת החדש/ה.
3. תרגיעו
ניהול ביצועים גורם לפעמים לחששות, לכן חשוב להרגיע אנשים שאין להם ממה לחשוש מגישה חדשה, ושהיא למעשה נועדה לתמוך בהם ולהקל על החיים.
שינוי תהליך או הכנסת מערכת עלול לגרום לחשש של מנהלים מכך שזה יגזול זמן או שהטכנולוגיה תהיה מסובכת. מעבר מתהליך הערכת ביצועים חד או דו-שנתי לתדירות תכופה יותר, עלול לעורר חשש בקרב העובדים מכך שמבצעים מעקב צמוד יותר אחר ביצועיהם וכל טעות קטנה שלהם תיחשף.
הסבירו גם למנהלים שדווקא בזמנים אלה של חוסר וודאות ויעדים שצריכים להתעדכן לעיתים קרובות יותר, הגישה החדשה לניהול ביצועים תסייע להם להוביל את הצוותים שלהם בצורה יעילה יותר ותעזור להם להפיק את המיטב מאנשיהם.
הרגיעו את העובדים כי ההתמקדות החדשה בביצועים נועדה לעזור להם להיבנות על החוזקות שלהם, להגדיר סדרי עדיפויות ולפתח מיומנויות חדשות בהמשך.
4. הכשירו את המנהלים
ייתכן מאוד שבמשך שנים, המנהלים התרגלו לראות בתהליך הערכת ביצועי העובדים, עוד מטלה ברשימת המטלות שלהם, ולא יותר מאשר תהליך המסיח את דעתם מה"עבודה האמיתית".
אם אתם רוצים "להעביר הילוך", אינכם יכולים לצפות ממנהלים שיידעו כיצד לעשות זאת, או לשנות את התנהגותם בין לילה. הם עשויים להזדקק לעזרה, למשל, בהבנת האופן בו גישה לניהול הביצועים הממוקדת במבט קדימה, יכולה להניב תוצאות טובות יותר מ"הסתכלות אחורה "המסורתית על השנה שעברה.
דאגו שכולם יהיה ברור מה הגישה החדשה מכוונת להשיג, וודאו שהם מצוידים בכלים ומסגרות שיעזרו להם לנהל שיחות איכותיות.
בבלוג שלנו תמצאו המון מידע שיסייע למנהלים שלכם לבצע תהליכי הערכת ביצועים ושיחות משוב איכותיים ומעוררי מוטיבציה – הכינו להם רשימת קריאה:
כיצד קביעת יעדים משתנה – מבחן ה-"מממממ"
הערכת עובדים רציפה – איך עושים את זה נכון
הדרכים הגרועות ביותר לתת פידבק "קונסטרוקטיבי"
למה "רגעים של גאווה" צריכים להיות חלק בלתי נפרד משיחת משוב והערכת עובדים
6 טיפים שיעזרו לכם להתמודד עם עובדים בעלי הישגים נמוכים
שלושה טיפים לשיחות משוב מעולות
"עשית עבודה טובה. אין תלונות" – גם משוב חיובי יכול להיות בעייתי
קראו גם את המאמר מאת תמר בראל, מנהלת תחום Talent Management בסינריון, שפורסם בכלכליסט:
צריכים להעביר שיחות משוב לעובדים? – כך תעשו זאת נכון
5. תנו לטכנולוגיה לעזור לכם
טכנולוגיה אינה יכולה להחליף את השיחות שמנהלים צריכים לקיים עם אנשיהם – אך היא יכולה לעשות הרבה בכדי לתמוך בתהליך ניהול הביצועים ולוודא שהשיחות הללו אכן מתרחשות. מערכת מתקדמת להערכת ביצועי עובדים מעודדת שיח ומשוב תכוף בין מנהלים לעובדים, ומסייעת להם לקיים תהליך מובנה של התאמות יעדים ושיפור ביצועים. היא אפילו נותנת מענה לתהליכי הערכה של 360 מעלות.
בעזרת המערכת עובדים יכולים
- לעדכן את המנהלים, גם באפליקציה, באשר לפעילות שהם מבצעים למימוש היעדים, התעדוף שלהם ומידת ההתקדמות
- לבקש ולשתף משוב מעמיתים בזמן אמת לגבי ההישגים שלהם
- לתעד תקצירים של הישגים בכדי לדון בהם בשיחות פנים-אל-פנים, ולהתכונן היטב לשיחות המשוב הפורמליות.
בעזרת המערכת מנהלים יכולים
- לנהל מעקב אחר התקדמות של אנשי הצוות ביחס ליעדים, לוודא הם עובדים על מה שחשוב, ולתת בקלות משוב בר-ביצוע
- לגשת למידע אודות פעילות, הישגים ומשוב, בכדי לנהל שיחות משוב יעילות בפגישות פנים-אל-פנים עם עובדים
- לשתף בהכוונה אישית, בדגש על מה שעשו היטב ומה ניתן לעשות על מנת לשפר את ביצועיהם בעתיד.
הדור האחרון של המערכות הוא אינטואיטיבי ופשוט לשימוש, מה שמקל על מנהלים לעקוב אחר תהליך ניהול הביצועים, ולהפוך אותו לחלק בלתי נפרד מהאופן בו הם מנהלים את הצוותים שלהם.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר יותר מ- 1,700 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
