בשבוע שעבר קיימה לשכת רואי החשבון כנס שנתי שבו לקחו חלק 300 חשבי שכר מחברות שונות במשק.
במסגרת הכנס בו נטלנו חלק יחד עם מלם שכר, רענן משולם, מנהל תחום השכר בסינריון וחשב שכר בכיר בזכות עצמו, העביר הרצאה מרתקת שכותרתה "יומנו של חשב שכר".
אנחנו יודעים עד כמה יום העבודה של חשבי השכר עמוס, ושאין לכם זמן לצפות בהרצאה המלאה, אבל מכיוון שזכתה לתגובות כל כך מוצלחות, אנו מציעים לכם לקרוא תקציר שלה. רק 5 דקות של קריאה וגם אתם תוכלו ללמוד שיום העבודה שלכם יכול להיות הרבה יותר אפקטיבי ופחות לחוץ…
תלוש שכר – אין מקום לטעויות
האחריות של חשבי השכר משתנה מהקלדה לבקרה. אנחנו בעיצומו של שינוי שמחייב אותנו להפוך להרבה יותר מקצוענים ולעסוק פחות באדמיניסטרציה ויותר במהות.
ועם הסמכות באה כמובן גם האחריות.
שימו לב לסקר הבא: הידעתם שמחקרים מעלים של 49% מהעובדים יתחילו לחפש עבודה אחרת אם השכר שלהם יהיה שגוי למעלה מפעמיים?
לטעויות שלנו יש השפעה משמעותית על אמון העובדים בארגון, וכפועל יוצא, גם על תחלופת העובדים.
מה שעובדים רבים לא מבינים הוא כמה מורכב תהליך השכר, ובאיזו קלות ניתן לטעות בחישוב השכר. ובעצם, זה לא אמור לעניין אותם. הם פשוט רוצים לדעת שהם מקבלים את מה שמגיע להם.
המחקר הזה מראה איזו אחריות רובצת על הכתפיים שלנו – אחריות שרבים מאיתנו כלל לא מודעים לה, ועד כמה חשוב שנצמצם טעויות ככל שניתן.
מניירת לדיגיטציה
נכון, נעשתה כברת דרך מהימים שבהם הכל נעשה עם ניירת וחישובים ידניים. כיום יש לנו מערכות תוכנה משוכללות לניהול הנוכחות והשכר – הכל ממחושב ויש לנו טפסים דיגיטליים כגון: טופסי 101, 106 ועוד. אנחנו קולטים עובדים חדשים במערכות דיגיטליות ואם המערכות שלנו משולבות, הכל גם מסתנכרן באופן אוטומטי בכל המערכות הרלוונטיות.
הכל נגיש לעובדים באפליקציה: דיווחי נוכחות, בקשות חופשה, דיווח הוצאות, תלושי שכר ועוד…
ועדיין אנחנו משקיעים המון מהזמן שלנו במשימות שוטפות ובתיקון טעויות.
סוף החודש מתקרב וצוות השכר נכנס ל"כוננות ספיגה"
כולנו מכירים את הלחץ שמתחיל בסוף החודש. וזה מתחיל מסגירת כל הנתונים להכנת השכר:
- סגירת נוכחות לעובדים והעברת הנתונים לשכר,
- קליטת ממשקים – תן ביס/בונוסים/ארוחות/מפרעות/החזר הוצאות….
- קליטה/עדכון נתונים לעובדים חדשים,
- טיפול בתלוש גמר חשבון של עובדים שעוזבים,
- טיפול בהפסקות עבודה והיעדרויות – חל"ד/חל"ת וכד', חופשות/מחלות,
- תשלומים קבועים – שי לחג/הבראה/ביגוד,
- טיפול ברטרו ועוד ועוד…
הרשימה היא אינסופית… כל טעות שלנו יכולה לגרום להתמרמרות מצד העובדים ואף לקנסות לרשויות. אנחנו חייבים לתכנן את העבודה שלנו באופן יעיל ולמקסם את לוחות הזמנים.
מרוץ המשוכות שלנו מתחיל ואנחנו צריכים להגיע לקו הסיום בשלום ובזמן הקצר ביותר.
זה השלב שכולנו מייחלים שיהיה לנו עוזר אחד או שניים – HELP!!!
נפלאות הדשבורד
תארו לכם שהייתם צריכים לנהוג ברכב שלכם, ללא דשבורד, או בעברית "לוח מחוונים". ה"ותיקים" בינינו עוד זוכרים דשבורד של פעם, וקשה לנו לתפוש שפעם היו בו רק 2 מחוונים: שעון מהירות ומד דלק.
ואילו כיום? – מישהו מכם היה נכנס לרכב אם לא היה לו דשבורד משוכלל, עם אין ספור נורות הזהרה/התראה על כל נושא ברכב? חסר אויר, דלת לא סגורה, נורה שרופה, צריכת דלק עלתה… על כל דבר שיכול לפגוע בנהיגה – אנו מקבלים התראה.
ומה היינו עושים בלי WAZE?
אז למה שהיום, בשנת 2022 נעבוד בלי דשבורד במערכות הנוכחות/השכר? למה שנפיק אינספור דוחות אקסל בכדי לנסות לאתר את הבעיות שבדרך, במקום שיהיה לנו דשבורד שיציג לנו תמונת מצב על כל מה שמצפה לנו?
הכירו את העוזר הראשון שלי – דשבורד הנוכחות
דשבורד הנוכחות שמציג בפניכם תמונת על לגבי כל הנושאים המטופלים ואלה שדורשים טיפול: שגויים, החתמות חסרות, היעדרויות, חוסרים, ש"נ לא מאושרות, הקדמות/יציאות מאוחרות ועוד ועוד…
אני לא צריך להפיק דוחות בכדי לאתר את הבעיות – הדשבורד מציף לי אותן.
קליק אחד על המחוון הרלוונטי ל- drill down ואני מקבל רשימה של הנושא שדורש טיפול – לדוגמא, החתמות חסרות. וכבר ניתן לתקן אותם, ללא דוחות/ניירת.
תמיד נמצא חוסרים, או חריגים, אבל חשוב שננטרל אותם בזמן, לפני שנגיע לשלב חישוב השכר.
יש שגויים/חריגים – למה שאנחנו נתקן אותם? – בשביל שהחיים שלנו יהיו יותר פשוטים, מנהלים ועובדים מקבלים בפוש במייל הודעה עם רשימת הנושאים שהם צריכים לסגור.
סגרנו את הטיפול בנושא דיווחי הנוכחות, ואנחנו רוצים להתחיל לטפל בנושא השכר.
הכירו את העוזר השני שלי – דשבורד השכר
הרשו לי להציג את העוזר השני שלי: דשבורד השכר – גם הוא יודע לתת עבודה ומציף לי מבט על כל הנושאים שדורשים את טיפולי:
- מבט על אודות כל העובדים: כמה מהם חדשים? כמה ומי עוזבים? כמה ומי בהפסקות עבודה?
- נורות התראה – חריגים / חוסר בנתוני עובדים אשר משפיע על חישוב התלוש (קליק) סטטוס תלושים – כמה תלושים בעבודה? בטיוטה? טרם טופלו? כמה סגורים?….
– תודו שלא ראיתם כזה בשום מערכת… - תלושי 101: כמה נשלחו? כמה מולאו? כמה טרם מולאו? איזה טפסים דרושים אישור? כמה מאושרים?
- סטטוס טיפול מול רשויות, קופות גמל, פנסיה והשתלמות, מעקב חריגים ועוד ועוד…
צריך לטפל בחריגים? – גם כאן, בקליק אחד יש לי drill down למעקב חריגים ואני רואה בדיוק מה הנושאים שעלי לטפל בהם…
מעקב אחרי טפסי 101? – קליק אחד ומייד אני מקבל תמונה מפורטת של כל טפסי 101 שעדיין ממתינים לאישור.
אם הקלקתי מהדשבורד על סטטוס טיפול מול ביטוח לאומי יש לי תצוגה ברורה של הסטטוס.
ואלו רק שלוש טעימות על קצה המזלג, איך המבט אחד אני יכול לצלול לכל הנושאים שדורשים טיפול ולנטרל טעויות בזמן, גם לפני הכנת השכר…
העוזר השלישי שלי – תלוש בקליק
זוכרים שבתחילת יום העבודה ייחלנו לכך שיהיו לנו עוזר אחד או שניים?…
אז קבלו את השלישי: תלוש שכר בקליק – שיבדוק את התלוש כבר במהלך בנייתו.
אני מתחיל להכין תלוש שכר, והמערכת בודקת את התלוש ומציגה לי התראות, למשל שמדובר בעובד עם ותק של 6 חודשים שטרם הוגדרה קופת הגמל שלו. שלא לדבר על תזכורות פרואקטיביות שהמערכת שולחת – "התראות קופצות" שמזכירות לי שצריך לשלם לעובד בונוס ולנכות קנס בגין חנייה.
ואם המערכת כל כך חכמה, למה שלא תבדוק גם את התלוש ותעדכן אותי בכל חריגה שתמצא? – היא משווה בין תלוש שכר נוכחי לתלוש של החודש הקודם ומציגה לי את הפערים: את רכיבי השכר שקיימים החודש שלא היו בתלוש הקודם וגם את אלו ששולמו בתלוש הקודם.
העוזר הרביעי שלי – ה- WAZE שלי
אני צריך לבצע פעולה ייחודית החודש ולא זוכר בדיוק מה צריך לעשות? מי ינחה אותי?
אל תדאגו… מנגנון WalkMe מלווה אתי, צעד אחר צעד, עד להשלמת התהליך.
בדיוק כמו WAZE עד שאגיע ליעד…
אז מה היה לנו?
הצגתי בפניכם גישה חדשה שהופכת את העבודה מראקטיבית לפרואקטיבית וחוסכת המון זמן וטעויות אנוש מיותרות.
- ראיתם איך במבט על ניתן לזהות בקלות את הנושאים שדורשים טיפול ולצלול לעומק הנתונים. עם מינימום הפקת דוחות אקסל…
- הכל זמין ונגיש בקליק אחד
- כלים שעוזרים לנו לצמצם טעויות בזמן אמת
- מעקב אחר כל תהליך השכר – בכל רגע נתון בזמן מינימלי – עכשיו ומייד.
כל תקופת השכר לחוצה – לחץ, לחץ, לחץ…
מניסיוני האישי אני יכול להעיד שכשקיבלתי את הכלים האלה, תחושת הלחץ ירדה בשיעור ניכר.
זה לא שאני יכול להבטיח לכם שתספיקו עוד ללכת לשחק מטקות בים אחרי יום העבודה, אבל צריך לעשות הכל כדי שלא ניראה כמו לימון סחוט בסוף היום…
יש לכם שאלות לרענן? – Raanan.Me@synerion.com
הכירו את החבילות המשולבות שלנו: פתרונות משולבים לניהול שכר ונוכחות, לחשבי שכר בארגונים
ושירותי חשבות שכר ומערכות משולבות לניהול שכר, משאבי אנוש ונוכחות, לחברות עם 50 עובדים ומעלה.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר 2100 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
