ניהול השכר והמשאב האנושי הן פעילויות הגוזלות מכם, מחלקת משאבי האנוש, זמן יקר מדי חודש ואפשר ליעל את התהליכים האלה באמצעות הטכנולוגיה והשירותים המתאימים.
כך תוכלו לייעל תהליכים, להפחית סיכונים רבים ולהביא ליתרונות כגון:
חסכון בעלויות
בכל עסק, לזמן שהעובדים משקיעים בכל משימה יש ערך כספי. ככל שהעובדים יתמקדו יותר במשימות יצירת הכנסות, כך הם יפיקו יותר רווח לארגון שלהם.
עיבוד שכר כרוך במספר משימות כמו חישוב שעות עובדים, חופשות, ניכויים, חופשה בתשלום, הפקת דוחות, הכנת דוחות מס, הפצת תלושי שכר ועוד. עם כל החשיבות של הנושא, אף אחת מהפעילויות הללו אינה מייצרת הכנסות.
פעילות ניהול שכר קשורה לתפעול העסק. המשמעות היא שבמיוחד עסקים בגודל קטן ובינוני, המנהלים השכר בעצמם, צריכים לשאת בעלויות גבוהות בגלל שעובדי משאבי אנוש מבלים את רוב זמנם במשימות אלו.
מעבר לחשבות שכר במיקור חוץ, מבטיח שצוות משאבי האנוש שלכם יכול להתמקד בפעילויות אסטרטגיות יותר. העלות של העברת חשבות השכר למיקור חוץ, לרוב נמוכה מהעלויות הכרוכות בפעילות אם היא נעשית in-house.
מחלקת משאבי האנוש שלכם יכולה להשתמש בחיסכון הזה כדי להפוך את המערכות לאוטומטיות או לגייס ולשמר עובדים.
אוטומציה של תהליכי ניהול המשאב האנושי
בין אם תבחרו להוציא את שירותי חשבות השכר למיקור חוץ ובין אם תעדיפו לנהל את זה בעצמכם, תוכלו לייעל את הפרודוקטיביות של מחלקת משאבי האנוש, לחסוך באדמיניסטרציה ולהפנות את המשאבים שלכם לצמיחה עסקית.
עשו חשבון כמה זמן אתם משקיעים רק בהקמת הנתונים של עובד חדש שקלטתם? אתם צריכים להקים נתונים בתיק העובד, במערכת הנוכחות, במערכת השכר? ומה קורה כאשר אתם צריכים לעדכן נתונים במערכות השונות, כגון ילד שנולד לעובד? כמה זמן זה לוקח לכם וכמה טעויות עלולות להיווצר בדרך בגלל הזנה ידנית של הנתונים למערכות השונות?
הטכנולוגיה הנכונה יכולה למנוע את הבעיות הפוטנציאליות הללו. סנכרון בין תיק העובד, מערכת הנוכחות ומערכת השכר, חוסך לכם תהליכים ידניים, מועדים לשגיאות. באמצעות אוטומציה של תהליכים ומעבר לטכנולוגיה משולבת, תהיה לכם שליטה מלאה משלב דיווח הנוכחות ועד לשלב השכר המחושב. כך תשיגו דיוק ושקיפות מוגברת בכל הנוגע לתשלום לעובדים.
ועדיין לא דיברנו על היתרונות לעובדים שלכם. הידעתם שמחקרים העלו כי די בשתי טעויות בתלוש השכר, בכדי ש- 49% מהעובדים יתחילו לחפש עבודה חדשה? זה רק מדגיש את ההשפעה העמוקה של השכר על מחוברות העובדים (engagement) ועל היכולת שלכם לשמר אותם בארגון.
כאשר העובדים שלכם יכולים לגשת מכל מקום ובכל זמן לאפליקציה המאפשרת להם לדווח ולעדכן נוכחות והיעדרות, להעביר דיווחי הוצאות ולראות כיצד הכל בא לידי ביטוי בתלוש השכר שלהם, זה מבטיח דיוק ושקיפות בתוך הארגון, ומוביל לאמון רב ולהעמקת המחוברות שלהם.
מערכות משולבות של נוכחות ושכר, מאפשרות לכם נראות מלאה על פני פונקציות עסקיות קריטיות, ועוזרות לכם לחסוך זמן יקר בטיפול בשגיאות: אימות מוקדם של רשומות נוכחות והיעדרות, דיווח הוצאות, ולידציה שלהן ע"י המערכת ואישור המנהל להעברה לשכר, טפסים דיגיטאליים לעובדים ולרשויות, וכל מה שנדרש על מנת כדי לספק תלושי שכר מושלמים בזמן.
צמצום חשיפה לסיכונים
סקר של Deloitte מראה כי 81% מהארגונים ציינו ההתאמה לרגולציה, כתחום החשוב ביותר בתהליך חישוב השכר. וברור מדוע זה כל כך חשוב – זהו נושא מורכב, והתקנות המשתנות ללא הרף חושפות את הארגון לסיכונים, שעלולים להוביל לקנסות יקרים ומיותרים.
כל נושא חישובי השכר כפוף לרגולציה, הסכמי עבודה, הסכמים קיבוציים ודיני עבודה. רק בימים האחרונים התבשרנו על הגדלת מענק העבודה ונקודות זיכוי ממס להורים לילדים בגילאי 6-12 שאושרה בכנסת.
אף אחד לא רוצה להשקיע שעות במעקב אחר שינויים ברגולציה, מיסוי וכד'.
שילוב בין מערכת נוכחות הכוללת התראות לעמידה בדיני עבודה, לבין מערכת השכר, עוזר לארגונים לשמור על התאמה לחוקי עבודה ומיסוי, המשתנים ללא הרף.
המערכות מתעדכנות באופן אוטומטי בכל שינוי רגולטורי, וכך מובטח חישוב נכון של השכר ותאימות מלאה לדרישות החוק.
עזבו את התהליכים הידניים המצריכים עדכוני גרסאות, ומצאו פתרונות שמספקים עדכונים אוטומטיים המאפשרים לכם לעמוד בדרישות החקיקה.
אבטחת מידע ושמירה על סודיות
במערכות שלכם נשמרים נתונים רגישים אודות העובדים שלכם כגון נתונים אישיים, שכר, כתובות, מספרי חשבון בנק ומספרי ביטוח לאומי.
מידע רגיש כזה מחייב שמירה על פרטיות, כך שרק מורשים ייחשפו אליו.
יתרה מזאת, במאי 2018 נכנסו לתוקפם החוקים החדשים של בקרה ושמירה על המידע הפרטי של אזרחים ותאגידים בישראל. התקנות הללו הם בעצם אימוץ חלקי של התקנות האירופאיות (GDPR) שהן הרבה יותר מפורטות ומחמירות.
חברות רבות סבורות (בטעות) שעדיף שמידע כזה יהיה שמור במערכת השכר בהתקנה מקומית הדורשת תשתיות ושרתים בעלות גבוהה, כמו גם עדכנים ושדרוגים ידניים של המערכת. אלא שדווקא מנגנוני ההגנה של מערכת בענן, עומדים בתקני אבטחת הסייבר הגבוהים ביותר בשוק, ומגנים טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ובוודאי שמתוך הארגון.
הכירו את החבילות המשולבות שלנו: פתרונות משולבים לניהול שכר ונוכחות, לחשבי שכר בארגונים
ושירותי חשבות שכר ומערכות משולבות לניהול שכר, משאבי אנוש ונוכחות, לחברות עם 50 עובדים ומעלה.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 1,950 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
