בעידן הדיגיטציה המהיר, טפסים אלקטרוניים עם חתימות דיגיטאליות, יכולים לפשט תהליכי משאבי אנוש ולשפר את חווית העובד.
מחקר של חברת Aberdeen, מעלה כי בארגונים רבים כבר מחליפים הטפסים האלקטרונים עם החתימות הדיגיטאליות, את הניירת והזנת הנתונים הידנית למערכות כגון תיק העובד. טפסים הנדרשים בשלב קליטת העובד, סיום העסקה, טופס 101 וטפסים נוספים רבים, הנדרשים לצורך אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, עוברים דיגיטציה. התוצאה המידית היא הקטנה משמעותית בביורוקרטיה, אך יתרה מזו, הם משפרים את חוויית העובד ומעמיקים מחוברות (engagement) לארגון.
״המרוויח העיקרי הוא העובד, שהזמן שהוא בזבז בעבר על מילוי ניירת ואימותה מול מנהליו הישירים ומול אנשי משאבי האנוש, הצטמצם משמעותית״, אומרים ב- Aberdeen.
מהסקר עולה כי ארגונים שמשתמשים בטפסים אלקטרוניים עם חתימה דיגיטאלית בתהליכים כגון קליטת עובדים, מדווחים כי לפישוט התהליך ולאינטראקטיביות שלו, יש השפעה ישירה על חוויית העובד ועל מידת המחוברות לארגון בהמשך.
קליטה נעימה
קולטים עובד חדש? אפשרו לו חווית קליטה יעילה ונעימה, כי קליטה ובניית מחוברות לארגון (engagement) אינה 'תהליך', אלא 'חוויה'. אז תנו לו להתחיל ברגל ימין. וכאשר התהליך אוטומטי ודיגיטאלי, הכל 'מתקתק' במהירות וביעילות.
- סגרתם עם מועמד על תחילת עבודה. באמצעות טופס אלקטרוני עם חתימה דיגיטאלית הוא יוכל למלא את פרטיו האישיים (ת.ז., כתובת, ילדים ועוד) שיקלטו אוטומטית (באישור מנהל) בתיק העובד שלו.
- מנהל מערכות המידע שלכם יקבל טופס עם פרטי העובד, ע"מ לשלב אותו במערכות המידע (גישה, כתובת מייל וכד') ולצורך הכנת המחשוב והציוד הנדרש לו. גם המזכירה תקבל הנחייה להכנת עמדת העבודה. וכשהעובד יגיע, כבר הכל יהיה מוכן.
- ביום העבודה הראשון, יקבל העובד מייל עם "מדריך לעובד" הכולל את מדיניות ונהלי החברה וכל מידע נוסף שתבחרו לשים בו. ואגב, כדאי לא רק לדבר על כללים, אלא גם על חזון, ערכים, מה העובד יכול לקבל מהחברה ועוד.
- לאחר שבוע, המערכת תתזכר את מנהל/ת משאבי האנוש לבדוק עם העובד כיצד עברה עליו הקליטה הראשונית, ולאחר חודש תתזכר את המנהל/ת של העובד החדש לקיים שיחת משוב.
- נתתם לעובד הבטחות לעתיד (שיפור תנאים וכד'). המערכת תתזכר אתכם בבוא הזמן. כי הבטחות צריך לקיים…
ועוד דרכים לשיפור חווית העובד כבר בשלב הקליטה:
העובד מתחיל את יומו הראשון בארגון. הוא נתקל במערכות שאולי לא הכיר בעבר. עם מערכת הנוכחות שלנו, הוא יוכל להתחיל לעבוד במהירות ובקלות, בעזרת מנגנון WalkMe המנחה אותו צעד אחר צעד בפעולות שירצה לבצע.
הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו!
