עסקים רבים חווים בימים אלה את ההשלכות של משבר הקורונה: הצורך לייעל, שמירה על ריחוק חברתי ותקנות התו הסגול, עבודה מהבית ועוד. דרישה זו מחייבת חברות לקבוע מי ומתי יעבוד מהמשרד ומי ומתי מהבית. כיום אין גם ספק שגם "ביום שאחרי", יותר ויותר ארגונים יעברו למודל עבודה היברידי – שילוב בין עבודה בארגון ובשטח, לעבודה מהבית.
בזמנים כאלה, "זמן" הוא משאב שאתם לא יכולים להרשות לעצמכם לבזבז. ומכאן נובע הצורך והאתגר של מנהלים, כבר היום וכמובן גם בעתיד, לנהל את העובדים והצוותים שלהם מרחוק ולוודא שהם עובדים ביעילות והתפוקות לא נפגעות.
הידיעה שהעסק שלכם צריך להיות יעיל ככל שניתן, שונה מאוד מהיכולת למדוד יעילות ולהניע את השינוי היכן שנדרש. שימוש במערכות לניהול מערך העובדים (workforce management) נותן לכם שליטה על זמן העבודה המושקע בארגון שלכם, ומאפשר לכם להניע את הצוותים שלכם בכיוון הנכון.
1. גלו באילו משימות האנשים שלכם משקיעם זמן רב מדי
מערכת תמחיר משימות מאפשרת לכלל העובדים שלכם דיווח משימות בכל דיווח נוכחות.
למנהלים יש מעקב יעיל וקל, אחר ניצול שעות העבודה ועלותן לפי משימה/פרויקט – ברמת הארגון, מחלקה או עובד, תוך השוואה מול דיווחי הנוכחות.
ניתן להגדיר משימות מותאמות לכל מחלקה / צוות בארגון.
באמצעות מערכת תמחיר המשימות למנהלים יש שליטה online על השעות שמקדישים העובדים שלהם למשימה. כך ניתן לשמור על מסגרת התקציב, ולהשוות בין שעות בחיוב לקוח לשעות המוקדשות לנושאים פנים-ארגוניים. ניתן גם לזהות פערים בין השעות המושקעות במשימות לבין שעות העבודה הכוללות (שעות הנוכחות), ובאמצעות בחינת הפערים לשפר פרודוקטיביות ולייעל את היעדים ואת התוצאות.
בהקשר זה אנו ממליצים לכם לקרוא את הפוסט שלנו כיצד אנחנו בסינריון, שמרנו ואפילו הגברנו תפוקות בעת העבודה מהבית.
2. שימרו על כללי הריחוק החברתי ותקן התו הסגול
גם אם אתם לא עובדים במשמרות, סידור העבודה שלנו יסייע לכם ליישם את כללי התו הסגול למקומות עבודה, לנהל 'קפסולות' של עובדים ולקבוע מי ומתי יעבוד מהמשרד או מהבית. עובדים המבקשים לשנות 'משמרות' יוכלו להציע החלפה לעמיתיהם ובמידה ויימצא מחליף מתאים המנהל יאשר את ההחלפה.
יתרה מזו, בהתאם להנחיות משרד הבריאות, נדרש כל עובד שמגיע למקום העבודה למלא הצהרת בריאות יומית שנשמרת במערכת. אפליקציית Synerion Mobile Pro מאפשרת לעובדים שלכם מילוי הצהרת בריאות יומית עם תחילת יום העבודה, וכמובן שהיא מאפשרת גם עדכון מרחוק של שעות נוכחות ודיווח משימות שביצעו. מכיוון שההחתמה מבוססת מיקום, ניתן לראות אם העובד דיווח מהבית או מהמשרד.
3. שימרו על איזון נכון בין עבודה לפנאי ומנעו שחיקה
במיוחד בזמנים כאלה, כאשר עובדים מהבית לפחות באופן חלקי, עובדים עלולים לגלוש לכמות גבוהה של שעות נוספות. הדבר יכול להעיד על ניצול לא יעיל של הזמן, או על עומסי עבודה בלתי סבירים.
עכשיו, כשמנהלים רואים פחות באילו שעות האור כבה במשרדים, חשוב ביותר לעקוב באמצעות מערכת הנוכחות אחר כמות השעות הנוספות שמבצעים העובדים. חשוב להשוות בין עובדים בתפקידים דומים, לבדוק מי מבצע כמויות חריגות של שעות נוספות. כך תוכלו לשלוט בעומסי העבודה על ידי חלוקה הוגנת של המטלות בין העובדים ולצמצם שחיקה של עובדים.
ולא פחות חשוב, ע"מ לשמור על איזון נכון בין עבודה לפנאי, במיוחד כאשר עובדים מהבית, צמצמו ככל שניתן את הדרישה שהעובדים יהיו מחוברים לאחר שעות העבודה והימנעו משיחות ומיילים לא הכרחיים לאחר שעות העבודה. כך תראו לעובדים שלכם שרווחתם חשובה לכם ואתם דואגים לאינטרסים שלהם.
שחיקה היא אחד הגורמים המובילים לחוסר מחוברות (engagement) של עובדים. יש לה אמנם סיבות נוספות, אולם הסיבות המובילות הן עומס עבודה וריבוי שעות נוספות.
רוצים לדעת כיצד מטפלים בגורמי שחיקה נוספים? – קראו את המאמר שלנו "שחוקים – מדריך הישרדות".
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 1,600 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
