מתחילת המאה ה-21 העולם עושה טרנספורמציות דיגיטליות, כחלק מהמהפכה התעשייתית הרביעית הגדולה: בינה מלאכותית, ביג דאטה, אנליטיקות ומחשוב מבוסס ענן הן רק חלק מהטכנולוגיות המתקדמות שהפכו לדבר שבשגרה. הופעתן וההתפתחות שלהן מסייעות כעת לעסקים לקבל החלטות חכמות יותר ומושכלות יותר, ולהפוך תהליכים למבוססי נתונים ויעילים יותר.
אנשי משאבי אנוש יכולים להיות מהנהנים הגדולים ביותר מהטכנולוגיות החדשות הללו. מערכות HR מתקדמות יכולות לעזור לשחרר צוותי משאבי אנוש ממשימות שחוזרות על עצמן, לפשט את התהליכים היומיומיים, לעצב, לנהל ולשפר תרבות ארגונית, לחבר את העובדים לנתונים שלהם ולהעניק להם חוויית עובד מעצימה.
אם עדיין לא אימצתם את הטרנספורמציה הדיגיטלית, יש 10 סיבות משכנעות מדוע כדאי לכם… גם למתחילים וגם למתקדמים שבינכם…
1. הימים של ניהול בגיליונות אלקטרוניים או ניירת חלפו
אנחנו יודעים עד כמה ניהול נתונים מבוססי גיליונות אלקטרוניים או ניירת הוא תהליך מיגע ורווי טעויות אנוש. קבצים משוכפלים, נתונים לא מדויקים ולא שלמים, טעויות קטנות שיכולות לשבש את המידע… נשמע מוכר?
מערכות משולבות לניהול המשאב האנושי מאפשרות לכם לשמור את כל הנתונים החשובים אודות העובדים שלכם, באופן מרוכז ובמקום מאובטח אחד. בנוסף, מערכות הליבה האלה מסייעות לכם לבנות לרוחב לעומק את הנתונים הדרושים לניהול המשאב האנושי שלכם ביעילות. וכאשר כל הנתונים להם אתם זקוקים מאוחסנים במקום אחד, ניתן להפוך את הדיווח והניתוח שלהם להרבה יותר קל.
2. אוטומציה של תהליכים
ארגונים שמשקיעים במערכות לניהול המשאב האנושי חוסכים הרבה זמן ומשאבים. הסיבה לכך היא שתהליכים מבוססי נייר, כגון הצורך להדפיס, להשלים ולהגיש לאישור גיליונות נוכחות, בקשות היעדרות ואפילו דיווח הוצאות, יכולים להפוך לאוטומטיים במידה רבה. האפליקציה מאפשרת לעובדים לדווח נוכחות, לצפות בגיליון הנוכחות ולתקן נתונים שגויים, לדווח הוצאות ועוד. המנהל הישיר יכול לאשר / לדחות דיווחים ואז הנתונים עוברים אוטומטית להכנת השכר.
אוטומציה כזו משחררת אתכם, אנשי משאבי האנוש, מתהליכים אדמיניסטרטיביים גוזלי זמן, ומאפשרת לכם לעסוק בפרויקטים אסטרטגיים יותר. היא חוסכת לכם ניירת מצהיבה ומיותרת, מה שהופך אותה גם לעסקה מצוינת עבור כדור הארץ!
3. מינימום טעויות אנוש
עשו חשבון כמה זמן אתם משקיעים רק בהקמת הנתונים של עובד חדש שקלטתם? אתם צריכים להקים נתונים בתיק העובד, במערכת הנוכחות, במערכת השכר? ומה קורה כאשר אתם צריכים לעדכן נתונים במערכות השונות, כגון ילד שנולד לעובד? כמה זמן זה לוקח לכם וכמה טעויות עלולות להיווצר בדרך בגלל הזנה ידנית של הנתונים למערכות השונות?
אין ספק שאתם עושים כמיטב יכולתכם בכדי למנוע טעויות כאלה. אבל, הידעתם שמחקרים העלו כי די בשתי טעויות בתלוש השכר, בכדי ש- 49% מהעובדים יתחילו לחפש עבודה חדשה?
הטכנולוגיה הנכונה יכולה למנוע את הבעיות הפוטנציאליות הללו. סנכרון בין תיק העובד, מערכת הנוכחות ומערכת השכר, חוסך לכם זמן רב ותהליכים ידניים, מועדים לשגיאות.
הכירו את החבילות המשולבות שלנו: Synerion 500 לחשבי שכר בארגונים בינוניים וגדולים ו- Synerion 100 לחברות של עד 100 עובדים, כולל שירותי חשבות שכר.
4. ניהול יעיל של היעדרות
רישום היעדרויות של העובדים וניהול יתרות החופשה / היעדרות, יכולים להיות אחת המשימות המייגעות יותר ש-HR צריך לבצע. אם אתם עדיין מסתמכם על הגיליונות האלקטרוניים כדי לחשב זכאויות, או אולי משתמשים במערכת מבוססת דוא"ל לניהול בקשות היעדרות, זה יכול להיות קשה מאוד לעקוב במדויק ובמהירות, אחר מי שנעדר ומתי.
כך גם לגבי היעדרויות לא מתוכננות. ניהול יעיל של סוגי היעדרות שונים – שלא לדבר על דיווח עליהם – יכול להיות סיוט אם המידע לא מרוכז במקום אחד. מערכת ניהול היעדרויות עוזרת לכם לייעל כל היבט של חופשה/היעדרות בתשלום וללא תשלום, ומאפשרת לממונים וראשי מחלקות לתכנן ולנהל את היעדרות העובדים שלהם באופן המאפשר איזון בין בקשות וזכאות העובדים להיעדרות, לבין הצרכים התפעוליים של הארגון.
יתרה מזו, כל התקשורת בין העובדים למנהלים בנושא בקשות היעדרות, מתבצעת באמצעות האפליקציה בסמארטפון שלהם, ללא צורך בפנייה למחלקת משאבי האנוש.
5. אנליטיקות – לראות את התמונה המלאה ולקבל החלטות מושכלות
ניתוח נתונים הוא חלק חיוני בעבודתם של אנשי משאבי אנוש, והוא יכול גם להיות חלק מהמשימות הגוזלות זמן ומורכבות ביותר. זה הופך אפילו למסובך יותר אם אתם צריכים להתייחס למקורות נתונים מרובים ולא מחוברים כשאתם מנסים לזהות דפוסים ומגמות.
מערכות משאבי אנוש מתקדמות נותנות כלי דיווח אנליטיים עוצמתיים למשאבי אנוש. אלה מקלים עליכם לזהות דפוסים ומגמות בנתונים שלכם, ומסייעים לכם לקבל החלטות מושכלות הן ביומיום והן לעתיד.
אתם צריכים שקיפות מוגברת באמצעות תצוגות גראפיות רב ממדיות ויכולות תחקור לעומק הנתונים, מעקב אחר שינויים ומגמות המשפיעים על ביצועי הארגון, יכולת תגובה מהירה בנושאים המזוהים כבעייתיים באמצעות פעולה מיידית מתקנת ועוד. כלים אנליטיים יכולים להפוך את ניתוח הנתונים, הדיווח וקבלת ההחלטות לפשוטים בהרבה.
6. קליטה יעילה של עובד חדש
כל תהליך הקליטה של עובד חדש לארגון, הופך להיות פשוט יותר כאשר יש לכם טפסים אלקטרוניים חכמים, הכוללים חתימה דיגיטלית, המצורפים לאחר בקרה לתיק העובד. טפסים כגון: טופס קליטת עובד, קבלת רכב מליסינג, חתימה על ציוד, כמו גם טפסים מותאמים לצרכי הארגון, המבטיחים תקשורת יעילה עם העובדים, צמצום אדמיניסטרציה ותאימות נתונים.
זאת בנוסף לטפסי "קרא וחתום" אלקטרונית – הגדרת נהלים כגון NDA, מדיניות חברה ועוד, במחולל הטפסים, עם הפצה לעובדים חדשים ולעובדים ותיקים, בכדי שכל עובד יחתום דיגיטאלית.
רוצים גם מערכות שיסייעו לעובדים חדשים להשתלב בארגון, להתחבר למטרותיו, ולרכוש את הידע, הכישורים וההתנהגויות הדרושים בכדי להיות פרודוקטיביים בזמן שיא? – יש. קליטת העובדים נעשית באמצעות תהליכים פשוטים, אוטומטיים ומותאמים אישית, המאיצים את השתלבות העובד בארגון ומגבירים את המחוברות (Engagement) שלו לארגון, ואת יכולת השימור שלו בארגון.
7. אסטרטגיות ניהול ביצועים יעילות יותר
תהליכי ניהול ביצועים המיושמים בצורה גרועה עלולים להיות יקרים מאוד לארגון. אם סקירות ביצועי העובדים שלכם אינן תכופות, סביר להניח שלא תפיקו את המיטב שהם יכולים לתת. גרוע מכך, היעדר משוב שוטף מתסכל את העובדים, במיוחד את בני דור Y ו-Z, ועלול להוביל לנתק גמור שלהם מעבודתם.
מערכת מתקדמת לניהול ביצועי עובדים, מבטיחה התאמה בין יעדי העובדים לאסטרטגיה העסקית, ומאפשרת הערכת היכולות והפוטנציאל שלהם, זיהוי וטיפוח הטאלנטים המובילים, ושיפור מתמיד באמצעות הנחיה, משוב שוטף, ועוד. בעזרת המערכת, תוכלו לרתום את העובדים למטרות החברה, לסייע להם להגביר את היעילות והתפוקות ולהעניק להם כלים לשיפור עצמי.
מערכות ניהול הביצועים העדכניות ביותר מעניקות למנהלים הישירים את הכלים להגדיר יעדים, לתזמן הערכות, לתכנן פיתוח קריירה ולעקוב אחר ההתקדמות. יתר על כן, הן מאפשרות מבט על הכישורים והמיומנויות של הצוותים שלהם, מה שמקל עליהם הרבה יותר לזהות פערי פיתוח ולתכנן צרכי למידה והכשרה שיאפשרו לעובדים למצות את מלוא הפוטנציאל שלהם.
8. הזדמנויות לפיתוח עובדים
מידע אמין ועדכני אודות העובדים שלכם הוא חיוני בכדי שתוכלו להיות יעילים יותר ומגיבים יותר מול אתגרים עסקיים משתנים. עם זאת, זה לא אפשרי כאשר רישומי עובדים מאוחסנים בארוניות תיוק או שמורים בגיליונות אלקטרוניים קבורים עמוק בתוך הכונן הקשיח של המחשב שלכם.
מערכות מתקדמות מבטיחות תמונה מלאה אודות האנשים שלכם. בין אם זה מידע אודות צרכי הלמידה והכשרות להם הם זקוקים בכדי לבצע את תפקידם הנוכחי באופן המיטבי, ניהול ביצועים או התקדמות מול יעדי מפתח, ועד לפיתוח עובדים ותכנון מסלול קריירה. עם המערכות הנכונות, תהיה לכם אפשרות טובה יותר להבין את הכישורים של האנשים שלכם, לתכנן בצורה יעילה יותר את צרכי הפיתוח המיידים שלכם ולהתגבר על אתגרים עתידיים.
9. המידע שלכם מאובטח בסטנדרטים הגבוהים ביותר
בהתחשב בעובדה שנתוני עובדים הם רגישים, ולארגונים יש אחריות משפטית לשמור עליהם, האינטרס של כל משאבי האנוש הוא להבטיח שנתוני עובדים נשמרים מאובטחים. אבל, זה יכול להיות קשה מאוד אם הנתונים שלך נשמרים ברשומות נייר או מערכות מחשב לא מאובטחות.
יתרה מזאת, במאי 2018 נכנסו לתוקפם החוקים החדשים של בקרה ושמירה על המידע הפרטי של אזרחים ותאגידים בישראל. התקנות הללו הם בעצם אימוץ חלקי של התקנות האירופאיות (GDPR) שהן הרבה יותר מפורטות ומחמירות.
חברות רבות סבורות (בטעות) שעדיף שמידע כזה יהיה שמור במערכות בהתקנה מקומית הדורשת תשתיות ושרתים בעלות גבוהה, כמו גם עדכנים ושדרוגים ידניים של המערכת. אלא שדווקא מנגנוני ההגנה של מערכת בענן, עומדים בתקני אבטחת הסייבר הגבוהים ביותר בשוק, ומגנים טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ובוודאי שמתוך הארגון.
10. גישה מכל מקום ובכל זמן, למנהלים ולעובדים
בעידן של עבודה היברידית / עבודה מרחוק, חשוב שגם לכם, אנשי משאבי אנוש, וגם לשאר משתמשי המערכות תהייה גישה למידע הרלוונטי להם, מכל מקום, בכל זמן ובכל מכשיר קצה.
אם בעבר היה חשוב לאפשר גישה כזו בעיקר לעובדי שטח, הרי שהיום היא רלוונטית לכולם, לכם, למנהלים ולא פחות חשוב, לעובדים. אפליקציית הדיווח מאפשרת עדכון מרחוק של שעות נוכחות – תחילת עבודה, סיום עבודה, דיווח משימות שבוצעו, משלוח בקשת היעדרות, דיווח הוצאות, צפייה בסידור העבודה, ביתרות ההיעדרות, בתלוש השכר ועוד – הכל באמצעות הסמארטפון. כל המידע הרלוונטי נמצא בהישג יד של המשתמש, לא משנה היכן הוא נמצא.
וכאשר אתם הופכים את המשימות הקשורות ל-HR לפשוטות וקלות עבור העובדים שלכם, תצרו חווית עובד טובה יותר עבור כולם.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 2000 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
