מנהלי משאבי אנוש ומנהלי צוותים ממלאים תפקיד קריטי בניהול הביצועים והפרודוקטיביות של העובדים. והכל מתחיל באנליטיקות ובמדדים המרכזיים שיש לעקוב אחריהם. הבנה של הביצועים בחברה שלכם יכולה לעזור לכם לתכנן ולהשיג יותר מבחינת תפוקות והכנסות.
הנתונים זמינים לשליפה ממערכות גיוס העובדים, תיק עובד, ניהול הנוכחות, שכר וממערכות לניהול אסטרטגי של ההון האנושי (הערכת עובדים, תגמולים ותמריצים, ניהול למידה, תכנון קריירה, המשכיות ניהולית ועוד) הקיימות בארגון. חשוב שהמידע יהיה מסונכרן כדי שתהיה למנהלים תמונה אחת של ה"אמת" אודות הנכס המרכזי שלהם — העובדים.
המדדים היעילים ביותר למדידת הביצועים של חברי הצוות תלויים כמובן באופי הארגון שלכם ובתפקידים שונים של האנשים שלכם. ליקטנו עבורכם 10 מדדים מרכזיים שחשוב לעקוב אחריהם.
1. נוכחות
בראש ובראשונה, חשוב לבדוק האם חבר צוות מופיע לעבודה או לא. מעקב אחר זמן היא דרך מצוינת לעקוב אחר הנוכחות וזה מידע שקיים במערכת הנוכחות.
אם חבר צוות מופיע בעקביות באיחור, עוזב מוקדם או לוקח מספר יוצא דופן של ימי מחלה, סביר להניח שהוא לא מראה את מלוא הפוטנציאל שלו.
נוכחות לקויה, בהנחה שאינה נובעת מבעיות בריאותיות, יכולה להעיד על חוסר מוטיבציה או שחיקה. לכך יש גם משמעויות עקיפות כגון עומס נוסף הנופל על כתפיהם של חברי צוות אחרים, שיכול להשפיע על איכות העבודה ובטיחותה. זוהי נורת אזהרה שצריך לטפל בה בהקדם.
2. היעדרויות
היעדרויות בלתי מתוכננות יכולות להגיע לסכומים ניכרים ואפילו לפגיעה בביצועים העסקיים. כמובן שלרוב יש להן סיבה אמיתית, ואם מישהו אינו חש בטוב מוטב שיישאר בבית להתאוששות מהירה ולא ידביק את חבריו לעבודה.
אלא שיש גם עובדים שמדי פעם מוציאים אישורי מחלה סתם כי "מתחשק"… במיוחד בימי ראשון וחמישי…
אם מנהלים מעקב אחר היעדרויות ניתן לקבל תמונה נכונה שמאפשרת לכם לזהות האם יש עליה בכמות ההיעדרויות, באילו מחלקות וכד'. כשאתם יודעים היכן יש לכם בעיה, אתם יכולים להתמודד איתה.
3. עלות עובד
אחד הנתונים החשובים ביותר הוא כמה אתם משקיעים בעובד, כולל שכר, הטבות, בונוסים, תמריצים והדרכות. הנתון הזה מאפשר להעריך את עלות ההיעדרויות הבלתי מתוכננות, עלויות פיתוח עובדים, עלויות גיוס, ומהווה מודל להעלאת שכר פוטנציאלית.
4. הכנסה מעובד
השיטה מחלקת את רווחי העסק במספר הכולל של העובדים בארגון. מדד זה מעיד עד כמה הארגון יכול להיות יעיל בשיפור ההכנסות.
5. שיעור תחלופה מרצון
עזיבה של עובדים מרצונם אינה ניתנת למניעה. אבל חשוב לעקוב אחרי מגמות: האם מי שעזבו היו כאלה שהיה חשוב היה לשמר אותם בארגון, או האם יש עלייה בתחלופה במחלקות מסוימות? אם יש לכם נתונים ברורים, תוכלו לזהות מבעוד מועד את הסיבות הגורמות לעזיבה מרצון, כגון חולשות בחוויית העובדים או שכר נמוך ביחס לשוק, ותוכלו לפעול לתיקונן לפני שהמצב יחמיר.
6. שיעור תחלופה שלא מרצון
כאשר עובד מפוטר מעבודתו זה נחשב לתחלופה שלא מרצון (של העובד). החישוב הוא על ידי חלוקת מספר העובדים שפוטרו ביחס למספר העובדים הכולל. ניתן לקשר מדד זה הן לסיבות כגון שחיקה (בהנחה שביצועי העובד פוחתים עם הזמן) או לאסטרטגיית הגיוס, וכך ולגבש תוכנית להפחתת תחלופה שכזאת.
7. איכות, עלות וזמן גיוס
להעלאת איכות הגיוס, צמצום עלויות גיוס וקיצור משך הזמן לאיוש משרה, יש השלכות ישירות על הביצועים העסקיים. ודאו שאתם יודעים את עלויות הגיוס של כל משרה פנויה, מהו ערוץ הגיוס המיטבי, כמה זמן לוקח לאייש כל משרה ומה איכות הגיוס. כך גם תוכלו להשוות טוב יותר בין אפקטיביות הגיוס הישיר לבין עבודה מול חברות השמה.
8. ביצועים ויכולות
הערכת ביצועי ויכולות העובדים היא תהליך מרכזי בקבלת החלטות בנושא פיתוח, קידום ושימור עובדים. מדידה מגלה מי הם בעלי התרומה הגבוהה ביותר לארגון, היכן החוזקות והחולשות שלהם. זה הבסיס לתוכניות פיתוח העובדים, להחלטות לגבי ניוד וקידום, תגמול ואפילו תכנון ההמשכיות הניהולית של הארגון.
9. סיכוני עזיבה
עזיבה של טאלנטים ושל נושאי משרות מפתח היא מכה לכל ארגון. זהו סימנים מוקדמים לעזיבה, כגון חוסר שביעות רצון, שינוי ברמת הביצועים, תגמול בהשוואה לשוק, והאם הארגון עמד בהבטחות שלו כלפיהם. על בסיס המידע שנמצא במערכות שלכם, תוכלו לפעול בתיאום עם המנהלים הישירים כדי לצמצם סיכונים, באמצעות שימור העובדים, או בהכנת "שחקני ספסל".
10. חוזק הספסל
כשמדובר על משרות קריטיות, חשוב להכין מועמדים מתוך הארגון, שיוכלו לתפוס את מקומם של מי שיחליטו לעזוב. זהו מדד קריטי לבחינת היכולות והמוכנות של ה"יורשים" (successors).
אם הספסל שלכם אינו חזק מספיק, בדקו מי הם המועמדים הכי מתאימים לתפקיד, אילו כישורים ויכולות חסרים להם על מנת להיות מוכנים, מתי יהיו מוכנים, ועוד. בשילוב עם מדד סיכון העזיבה של מי שממלא כרגע את התפקיד, תוכלו לאזן את רמות הסיכון בהם אתם פועלים.
טיפים כיצד להשתמש בנתונים בצורה אפקטיבית
עקבו אחר מה שמתאים למטרות העסקיות שלכם
כאמור, המדדים היעילים ביותר למדידת הביצועים של חברי הצוות תלויים כמובן באופי הארגון שלכם ובתפקידים שונים של האנשים שלכם. אם מטרות הארגון קשורות לחדשנות ו/או לשירות לקוחות, אתם צריכים לבנות את המדדים למדידת תכונות אלה. על המנהלים להיות מודעים לתחומים בהם הם יכולים לשפר את הביצועים שלהם כדי ליישם אמצעים המסייעים להשגת יעדים עסקיים.
וודאו שכל בעלי העניין הרלוונטיים מקבלים את המידע הדרוש להם
מנהלים שונים זקוקים למידע שונה בכדי לעקוב אחר נושאים שבתחום אחריותם, בכדי שיוכלו לקבל החלטות עסקיות טובות יותר. למרות שהמדדים קשורים קשר הדוק ל- HR, מחלקת הכספים צריכה לדעת את העלות לעובד. לעומת זאת, מחלקת התפעול עשויה לדרוש נתונים על היעדרויות כדי לקבוע את השפעתן על התפוקה.
שלבו בין מדדי HR ומדדים עסקיים
מדדי HR הם רק חלק אחד מהמשוואה. למשל, שילוב נתונים על ביצועים עם יכולות העובדים יכול להעיד על הפוטנציאל לביצועים טובים (או נמוכים). הנתונים יכולים גם להראות האם תוספת השכר יעילה בהעלאת הפרודוקטיביות. מנהלים צריכים להיות מודעים להשפעה של החלטות כוח אדם על הפעילות העסקית הכוללת.
החליטו מה חיוני לתרבות הארגונית שלכם
האם עלות העובד נמוכה ואתם סובלים תחלופת עובדים גבוהה (תחלופה מרצון)? האם חוסר איזון בין עבודה לפנאי מהווה גורם משמעותי לחוסר שביעות רצון של העובדים, למרות שהשכר והתגמולים גבוהים? – מנהלים חייבים לקבוע את חשיבותם של היבטים אלה על התרבות הארגונית, ולאחר מכן להחליט על שינויים חיוניים שיעזרו לשמר את העובדים ולשפר פרודוקטיביות.
בסופו של דבר, אין ספק בחשיבותם של מדדים, אך חשוב גם לא להיתפס יותר מדי במספרים ופרטים.
זכרו שהעובדים שלכם הם אנשים ולא רק משאבים. תכונות כגון היכולת לבניית מערכות יחסים, שוות את משקלן בזהב ואין להתעלם מהן. חשוב להעריך את האנשים שלכם באופן שלוקח בחשבון את התרומות המדידות שלהם, אך גם בוחן את הערך האינדיבידואלי שהם מביאים לארגון.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 1,850 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
