טעויות נפוצות של מחלקת משאבי אנוש, וכיצד להימנע מהן

המשאב האנושי מנוהל אצלכם באופן שוטף וחלק. עד שמשהו קורה…
למחלקת משאבי האנוש יש אחריות כלפי הארגון, אך גם כלפי העובדים. עסקים רבים עמדו נתבעו ע"י העובדים שלהם, גם על טעויות שוליות יחסית, אלא שכל טעות כזו פוגעת המותג המעסיק.
תאמרו: 'מי שלא עושה, לא טועה'… וזה כמובן נכון. אבל יש טעויות שיכולות להימנע, וחשוב שתהיו מודעים להן ותערכו מראש.

תקשרו לעובדים את מדיניות החברה

לכל חברה יש מדיניות בנושאים שונים. זו יכולה להיות מדיניות בנושא שעות עבודה (שעות קבועות, זמן גמיש, עבודה מהבית, עבודה מהשטח וכד'), כללי התנהגות, מדיניות חופשה, ימי מחלה, נושאים משפטיים ועוד.
אבל בכדי שלא תעסקו רק בכללים נוקשים, כדאי ליצור מדריך לעובד, שייתן תמונה ברורה אודות הציפיות של החברה מעובדיה, התרבות הארגונית שלה, הערכים על-פיהם היא נוהגת, ההיסטוריה שלה, החזון, הטבות שהיא מציעה וכד'. כך תגדירו לא רק את הכללים והערכים להם מחויב העובד, אלא גם מה הוא יכול לקבל מהחברה.
חשוב לתקשר את המידע לכל עובד חדש, לבדוק אחת לתקופה האם צריך לרענן את המדריך, ולתקשר כל שינוי לכלל העובדים. יש ארגונים המחמירים ומחייבים את העובדים לחתום כי קראו והבינו את המדריך וכי יפעלו על-פיו.

נהלו תיק עובד מלא ומסודר

חשוב שתיק העובד יתעד וירכז את כל המידע העדכני וההיסטורי, לאורך כל מחזור חיי העובד בארגון, משלב הקליטה ועד לסיום העסקה. כך תהייה לכם תמונה מלאה אודות היסטוריה תעסוקתית, קורסים, הדרכות והכשרות, סיכום שיחות אישיות והערכות ביצועים, אירועי משמעת ועוד.
אל תתנו לנושאים שונים 'לחמוק בין האצבעות'. לדוגמה, אם העובד נדרש להמציא אחת לתקופה מסמכים רפואיים המאשרים את כשירותו, וודאו שהמערכת מתזכרת אתכם בנושא כדי שלא יתפספס.
חלק מהמידע בתיק העובד הוא פרטי ואתם מחויבים לכללי שמירה על הפרטיות וחסיון המידע. זכרו שלכל מדינה יכולה להיות מדיניות אחרת בנושא, והבטיחו שאתם פועלים על-פיה.

נהלו נכון את נוכחות העובדים

הדרישה לתעד את נוכחות העובדים (תיקון 24 לחוק הגנת השכר), נולדה בראש ובראשונה לצורך הגנה על זכויות העובדים ובכדי ליצור שקיפות בתלוש השכר ובתשלומים המשולמים לעובד, תוך קביעת סנקציות חמורות בגין הפרת הוראות החוק.
לכן הקפידו על איסוף נתוני הנוכחות של העובדים. וודאו אתם משלמים לעובדים שעות נוספות להן הם זכאים. אל תעגלו לעובדים שעתיים את השעות כלפי מטה. שלמו את מה שמגיע להם כדין, שכן נושא זה הוא אחת המחלוקות המרכזיות בין עובדים למעסיקים.
אבל זכרו גם לבדוק את דוחות במערכת הנוכחות. כשאתם רואים עובדים שבאופן שיטתי מחסירים דיווח תחילת/סיום יום עבודה, זה צריך להדליק נורה אדומה לגבי מהימנות הנתונים. כאתם רואים דפוסים קבועים של איחורים שמפריעים לפעילות השוטפת, קבעו מדיניות שתטפל בנושא.

ודאו עמידה בדיני עבודה

אל תתנו לעובדים שלכם לחרוג מכמות שעות העבודה היומית/שבועית, המותרת בחוק. הקפידו על חוקי העסקה במשמרות, על העסקת בני-נוער וכד'. חוקים אלה נועדו לשמור על זכויותיהם ולכן משרד התמ"ת מגביר את האכיפה מול מעסיקים מפרי חוק, ומטיל קנסות כבדים על ארגונים ואף על מנהלים באופן אישי.
ענפי תעשיה שונים טוענים כי הם מתקשים ביישום החוק ובדרישותיו. העובדים במקרים רבים, ובעיקר העובדים החלשים יותר אינם מודעים לזכויותיהם – כמה שעות עליהם לעבוד, כמה שעות נוספות מותר להם לעבוד ומהו החוק בנוגע לחישוב השכר בשישי שבת, או שחוששים לתבוע אותן. כך שהחוק קובע כי האחריות מוטלת כולה על כתפיהם של הארגונים והם צריכים למצוא פתרונות שיאפשרו להם לנהל את שעות העבודה של העובד בהתאם לחוק. לכן חשוב שמערכות הנוכחות וסידור העבודה שלכם יכללו מערכת התראות שתאפשר לכם עמידה בדרישות החוק.

תעדו ביצועי עובדים

מעבר לחשיבות של תהליכים שוטפים של הערכת ביצועים והערכת עובדים, שמטרתם המרכזית היא לזהות את העובדים בעלי התרומה המשמעותית ביותר, לזהות את צרכי הפיתוח של העובדים וכד', מערכת הערכת העובדים מזהה גם את בעלי הביצועים הנמוכים ביותר.
כמובן, שכדאי לתת לכל עובד את ההזדמנות לשפר ביצועים וגם את זה כדאי שתתעדו במערכת. ויחד עם זאת, יתכן כי בשלב מסוים תרצו לקבל החלטה שהוא צריך לסיים את עבודתו בארגון. באותה מידה שחשוב שתתעדו הצלחות של עובדים, המלצות לפיתוח או קידום, במקרה של עובדים בעלי ביצועים, הקפידו גם לתעד במערכת מידע כמו ירידה בביצועים, הזדמנות נוספת שנתתם, אירועים בעייתיים וכד'.
עובדים לא אוהבים פיטורים, ולכן חשוב שתהיו מכוסים מבחינת תיעוד כשמגיעים לשיחת שימוע, או אפילו תביעה משפטית.

השקיעו בפיתוח עובדים

קלטתם עובד חדש. השקעתם בהכשרה והלימוד שלו וזה ברור מאליו. ועם זאת, הרבה חברות מתלבטות בדילמה של השקעה בפיתוח של עובדים קיימים, מחשש שיעזבו וההשקעה בהם תרד לטמיון. אבל זו תמיד שאלת הביצה והתרנגולת. אם לא תשקיעו בעובדים, הם יעזבו. ומה בדבר אלה שנשארים? הייתם רוצים למשל, להיות מטופלים אצל רופא שלא התעדכן בחידושים בתחום שלו במשך עשר שנים?
אין דילמה. צריך להשקיע בעובדים בכדי שירכשו מיומנויות וכישורים חדשים (כאלה שהארגון יפיק מהם תועלת, כמובן) ויפתחו בפניהם הזדמנויות לצמיחה וקידום. מעבר לכך, עובד שמרגיש מוערך ושהארגון משקיע בו, ישקיע גם מצדו וינסה לתת את המיטב. לאחר סבב של הערכות עובדים רכזו את המלצות על הכשרות ולמידה שכל עובד צריך לקבל. לקראת כל קידום, תנו למערכת לזהות את פערי הידע שיש לעובד ולהמליץ לכם על פעילות ההדרכה לסגירת פערים אלה. נהלו את תקציב הלמידה וממדדו את יעילות ההשקעה שלכם בפיתוח. זה משתלם.

אם יש לכם טיפים נוספים, שתפו אותנו
אנו מזמינים אתכם להצטרף לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה, בקבוצת הלינקדאין שלנו!