תלוש שכר – אין מקום לטעויות

מחלקת השכר לעתים קרובות נתפשת כמובנת מאליה. אבל בעולם הדיגיטלי של היום, כולנו מצפים שהשכר שלנו יהיה נכון, בזמן, ומופקד לחשבונות הבנק שלנו בכל חודש, ללא תקלות. אם לא, אנו מוצאים את עצמנו ממורמרים ומבלים שעות בטלפון עם מחלקת השכר בניסיון לברר מה קרה.
…וכן – מחקרים מעלים של 49% מהעובדים אומרים שיעזבו את מקום העבודה שלהם אם השכר שלהם יהיה שגוי למעלה מפעמיים. לטעויות כאלה יש השפעה משמעותית על אמון העובדים בארגון, וכפועל יוצא, גם על תחלופת העובדים.
מה שעובדים רבים לא מבינים הוא כמה מורכב תהליך השכר, ובאיזו קלות ניתן לשבש את חישוב השכר אם לחברה אין את פתרונות השכר הנכונים. ובעצם, זה לא אמור לעניין אותם. הם פשוט רוצים לדעת שהם מקבלים את מה שמגיע להם.

אז מה חשוב לבחון בבחירת פתרונות שכר, בכדי להבטיח שהעובדים שלכם יקבלו שכר מדויק בכל פעם?

– כאשר אתם שוקלים אפשרויות שונות של מערכת שכר, שאלו את עצמכם את השאלות הבאות:

• כמה זמן אנחנו משקיעים כרגע בהכנת השכר, בעדכונים ובתיקונים? כמה זמן ייקח לנו עם מערכות משולבות ומסונכרנות?
• אילו תכונות הכי חשובות לנו במערכת שכר? האם הפתרונות שיש לנו כעת נותנים מענה לתכונות הללו?
• האם המערכת הזו עובדת עם הגודל הנוכחי של החברה שלי? האם המערכת הזו יכולה לצמוח איתנו?
• האם מערכת השכר משתלבת עם תוכנת הנוכחות ומשאבי האנוש שלנו?

1. פתרון מתאים לכל הצרכים והדרישות הייחודיות של הארגון שלכם

כוח האדם הופך להיות יותר ויותר מעורב. זוהי מגמה עולמית שהחלה מזמן, ורק צוברת יותר ויותר תאוצה: לא רק עובדים קבועים במשרה מלאה, אלא גם עובדים זמניים, קבלני משנה, עובדים במשרה חלקית המועסקים במספר מקומות עבודה וכד'.

המעבר הכלכלי הזה, ממודל מסורתי של משרה מלאה, למודל של כוח עבודה מעורב, הפך את המצב למורכב ומחייב תשומת לב מיוחדת לסיווג הנכון של עובדים ושיוכם להסכם העבודה המתאים.

רק מערכות נוכחות מתקדמות מסוגלות להתמודד עם המגוון הדרוש של הסכמי עבודה מורכבים, ובלעדיהם לא תוכלו לבצע חישוב מדויק של השכר ותאלצו להתמודד עם תיקונים רטרואקטיביים, החזר מס ועוד.

בנוסף, עם חישובי שעות נוכחות, שעות נוספות, חופשות, היעדרויות, חל"ת ועוד, מנהלי שכר צריכים לקבל נתונים אמינים בכדי להגיע לחישוב נכון של השכר. אם לחברה שלכם אין דרך אמינה לעקוב אחר שעות העבודה או פסקי זמן בתשלום, הסיכוי שלכם לבצע תשלום יתר או חסר של שכר גבוה מאוד.

מכאן נובעות גם הסיבות המרכזיות לכך שמערכת הנוכחות ומערכת השכר צריכות להיות משולבות. 

תוכנת השכר שלכם צריכה לתת מענה מדויק לכל סוגי העובדים ולכל הסכמי העבודה הקיימים במשק.

2. עמידה ברגולציה

אף אחד לא רוצה להשקיע שעות במעקב אחר שינויים ברגולציה, מיסוי וכד'.

סקר של Deloitte מראה כי 81% מהארגונים ציינו ההתאמה לרגולציה, כתחום החשוב ביותר בתהליך חישוב השכר. וברור מדוע זה כל כך חשוב – זהו נושא מורכב, והתקנות המשתנות ללא הרף חושפות את הארגון לסיכונים, שעלולים להוביל לקנסות יקרים.

שילוב בין מערכת נוכחות למערכת השכר, עוזר לארגונים לשמור על התאמה לחוקי עבודה ומיסוי, המשתנים ללא הרף. במיוחד כאשר מערכות אלה נמצאות בענן, הן מתעדכנות באופן אוטומטי בכל שינוי רגולטורי, וכך מובטח חישוב נכון של השכר ותאימות מלאה לדרישות החוק.

עזבו את התהליכים הידניים המצריכים עדכוני גרסאות, ומצאו פתרונות שמספקים עדכונים אוטומטיים המאפשרים לכם לעמוד בדרישות החקיקה.

3. שקיפות לעובדים

לצד כלים המעצימים את אנשי HR ושכר שלכם, המערכות שלכם צריכות לשרת גם את העובדים שלכם.

הבנת תלוש השכר יכולה להיות משימה מורכבת לעובד, במיוחד כאשר מדובר בעובדים ששכרם משתנה מחודש לחודש בשל רכיבי שכר כגון שעות נוספות, עמלות, בונוסים וכד'.
בכדי לחסוך לעצמכם את הפניות של העובדים למחלקת השכר לקבלת הסברים, העניקו להם תלוש שכר חכם, המאפשר שקיפות של אופן החישוב של כל רכיב שכר.
מערכות שכר מתקדמות, המתאימות גם לארגונים בסדר קטן ובינוני, מאפשרות כיום תלושי שכר חכמים באפליקציית המובייל, גם לעובדי חברות כאלה.

4. חבילה משולבת של פתרונות טכנולוגיים

ממצאי הסקר של Deloitte גם מראים ש- 67% ממחלקות השכר רואות במגבלות הטכנולוגיות את אחד מהאתגרים הגדולים ביותר בכל הנוגע לעיבוד שכר העובדים.

עם מערכות משולבות של נוכחות ושכר, למנהלים יש נראות מלאה על פני פונקציות עסקיות קריטיות, מה שמאפשר להם לחסוך זמן יקר בטיפול בשגיאות: אימות מוקדם של רשומות נוכחות והיעדרות, דיווח הוצאות, ולידציה שלהן ע"י המערכת ואישור המנהל להעברה לשכר, וכל מה שנדרש על מנת כדי לספק תלושי שכר מושלמים בזמן. במקום לבזבז זמן בחיפוש אחר שגיאות, המערכות פשוט מציפות את הבעיות בפני המנהלים, לטיפול מהיר, טרום הכנת השכר.

סינכרון מלא בין מערכת הנוכחות למערכת השכר ואוטומציה מלאה של התהליך, מבטיח שכל עובד יקבל בדיוק את מה שמגיע לו, ובזמן, מצמצם את הסיכונים הרבים לטעויות אנוש ומעניק לכם ולעובדים שלכם חווית שכר טובה בהרבה.

יתרה מזו, פלטפורמה משולבת מקצה לקצה, שיכולה לספק תלוש שכר מושלם, כמו גם מרכיבים אחרים של ניהול המשאב האנושי, כגון תיק עובד, התראות לעמידה בדיני עבודה ועוד, היא חיונית. אם אין לכם פתרונות משולבים בפלטפורמה אחת, ייתכן שהנתונים לא יוכלו לזרום ולהסתנכרן כראוי אחד עם השני, מה שיגרום לטעויות הנובעות מעבודה ידנית ולאי התאמות.

אפשרו לפתרונות הטכנולוגיים לעבוד בשבילכם, ולא להיפך. בחרו מערכות שיכולות לייעל ולהפוך את התהליכים המרכזיים שלכם לאוטומטיים עבורכם.

הכירו את החבילות המשולבות שלנו: פתרונות משולבים לניהול שכר ונוכחות, לחשבי שכר בארגונים 
ושירותי חשבות שכר ומערכות משולבות לניהול שכר, משאבי אנוש ונוכחות, לחברות עם 50 עובדים ומעלה.

בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 1,950 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.