חברות רבות נוקטות בגישה שהשתרשה ברבות השנים, על-פיה הכנת המשכורות לעובדים צריכה להתבצע in-house. אלא שזו תפישה "של פעם" – של הימים בהם ניהול חברה היה עניין ריכוזי, המוחזק בידי מעטים וראה בתהליך התשלום לעובדים עוד אחת מהמשימות של הארגון.
התפישה "של היום" דוגלת בייעול מקסימאלי של תהליכי העבודה ושל ניהול המשאב האנושי, כך שלכל גורם בארגון ובסיבתו העסקית יש התמחויות מעמיקות שהן הרלוונטיות ביותר למילוי תפקידו, ובנושאים אחרים פונים לגורמים חיצוניים. זה נכון לכל ארגון עסקי השואף לבצע תהליכים יעילים תוך חסכון בעלויות, ונכון עוד יותר כשמדובר בחברות בסדר גודל קטן ובינוני.
אז למה דווקא לחברות כאלה משתלם יותר לעבור לשירותי חשבות שכר במיקור חוץ?
מומחיות
המחיר של טעויות בשכר עלול להיות כבד מבחינה כלכלית על כל מעסיק. מי מכם לא מכיר את צווארי הבקבוק לפני סגירת השכר ואת שאלות העובדים ותיקוני הרטרו לאחר תשלום המשכורות?
זה לא מפתיע מכיוון שחישוב השכר אינו משימה פשוטה. כשאתם מלהטטים בגורמים כמו שכר, הטבות ותמריצים, ניכויי מס ועוד, דברים מסתבכים במהירות. התנהלות לא תקינה של מעסיקים והפרה של חוקי הגנת השכר, חושפת אותם לקנסות ולעיצומים בסדרי גודל של עשרות ואף מאות אלפי שקלים.
ואם לא די בכך, הרי שלהתנהלות כזו יש גם עלויות עקיפות שנובעות מאובדן האמון של העובדים שלכם, גם אם זה קורה רק פעם אחת.
זו הסיבה שיותר ויותר ארגונים קטנים ובינוניים פונים לשירותי חשבות שכר במיקור חוץ. זה כמובן צריך להיות חשב שכר בכיר, בעל מומחיות בתחום השכר, המיסוי והחקיקה, והיכרות מעמיקה עם המערכות התומכות, אשר יפיק עבורכם תלושי שכר, יטפל בהפרשות הסוציאליות והפנסיוניות ויהיה אחראי על כל ההתנהלות השוטפת מול הרשויות.
חסכון בעלויות
עלות העסקת חשב שכר בארגון היא עלות קבועה, בעוד שכשמדובר בשירותי חשבות שכר במיקור חוץ ניתן לעבוד במודל המבוסס על מספר תלושים בפועל בכל חודש ולהשיג בכך חסכון עצום, במיוחד בתקופה הנוכחית של עובדים בחל"ת וכלכלה מתכווצת.
הוצאת נושא רגיש אל מחוץ לארגון
חברות רבות משתמשות בשירותי חשבות השכר מיקור חוץ גם בשל הרצון לשמור את סוגיית התשלום בפרטיות ובדיסקרטיות, מתוך הבנה כי כאשר אדם חיצוני מופקד על התשלומים ונילוויהם אין חשיפה של הנתונים לגורמים לא רלוונטיים בארגון ולא נוצר ערבוב או מתח בעייתי. ובכל הנוגע להעסקת בכירים, עם חוזי העסקה אישיים הכוללים הטבות נלוות לשכר שאינן אחידות או קבועות, הנושא אף רגיש יותר.
אבטחת מידע ושמירה על פרטיות
במערכות שלכם נשמרים נתונים רגישים אודות העובדים שלכם כגון נתונים אישיים, שכר, כתובות, מספרי חשבון בנק ומספרי ביטוח לאומי.
מידע רגיש כזה מחייב שמירה על פרטיות, כך שרק מורשים ייחשפו אליו. חברות רבות סבורות (בטעות) שעדיף שמידע כזה יהיה שמור במערכת השכר בהתקנה מקומית. אלא שדווקא מנגנוני ההגנה של מערכת שכר בענן, עומדים בתקני אבטחת הסייבר הגבוהים ביותר בשוק, ומגנים טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ובוודאי שמתוך הארגון.
דוחות טובים יותר ויכולת קבלת החלטות
נכון, כאשר שירותי חשבות השכר הם במיקור חוץ, אתם לא מבצעים בעצמכם את חישוב השכר, אבל זה לא אומר שאתם לא בשליטה מלאה על עלויות שכר העובדים.
מערכת השכר והדוחות הכלולים בה, כולל יכולות תחקור נתונים וביצוע סימולציות לצורך קבלת החלטות, מאפשרים לכם שליטה מלאה.
המערכת מאפשרת לכם תצוגות גראפיות ויכולת תחקור לעומק הנתונים (drill-down); יכולת השוואת נתונים וחריגים בין חודשים / מחלקות / עובדים ועוד, לצורך ביקורת; ביצוע תחקורים תקופתיים בהיבטים של שעות, רכיבי שכר, התפלגות רכיבים, דוח מס הכנסה חודשי, השוואה בין חודשים, קופות גמל עפ”י עובד, דוח נטו ועוד; שמירת דוחות ושיתוף דוחות – הכל בכדי שתהיו עם אצבע על הדופק.
שקיפות לעובדים
הבנת תלוש השכר יכולה להיות משימה מורכבת לעובד, במיוחד כאשר מדובר בעובדים ששכרם משתנה מחודש לחודש בשל רכיבי שכר כגון שעות נוספות, עמלות, בונוסים וכד'. בכדי לחסוך לעצמכם את הפניות של העובדים למחלקת השכר לקבלת הסברים, העניקו להם תלוש שכר חכם, המאפשר שקיפות של אופן החישוב של כל רכיב שכר. מערכות שכר מתקדמות, המתאימות גם לארגונים בסדר קטן ובינוני, מאפשרות כיום תלושי שכר חכמים באפליקציית המובייל, גם לעובדי חברות כאלה.
הכירו את החבילות המשולבות שלנו: פתרונות משולבים לניהול שכר ונוכחות, לחשבי שכר בארגונים
ושירותי חשבות שכר ומערכות משולבות לניהול שכר, משאבי אנוש ונוכחות, לחברות עם 50 עובדים ומעלה.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 1,500 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
