לניהול שכר עבור צוות קטן יש את האתגרים שלו. בעסקים קטנים בדרך כלל אין מנהל שכר ייעודי ולכן בסופו של דבר האחריות של מנהל העסק.
מספיק לראות את כמות השעות המושקעות באדמיניסטרציה ותיקוני רטרו ולהבין עד כמה זה עלול להכריע אפילו את המנהל המתמצא ביותר.
עם חישובי שעות נוכחות, שעות נוספות, חופשות, היעדרויות, חל"ת, עמלות, ניכויים ועוד, צריך ידע וכלים אמינים בכדי להגיע לחישוב נכון של השכר.
אם אין לכם דרך אמינה לעקוב אחר שעות העבודה או היעדרויות בתשלום או ללא תשלום, הסיכוי שלכם לבצע תשלום יתר או חסר של שכר גבוה מאוד.
טעויות כאלה לא רק יעלו לכם בשעות של תיקונים, אלא יפגעו באמינות שלכם מול העובדים שלכם שסומכים עליכם שהם מקבלים את השכר שמגיע להם, ובזמן. די בטעות אחת שעלולה לגרום להם לאי שביעות רצון, המשפיעה על התפוקות, על הנוכחות ואפילו על שיעור תחלופת העובדים.
אז אם אתם מנהלים עסק קטן ועסק בצמיחה, חשוב שתזכרו חמש שיטות עבודה מומלצות לשכר לניהול נכון של היבטי שכר העובדים שלכם.
1. סווגו נכון את העובדים שלכם
תתפלאו מכמות החברות המסווגות את עובדיהן באופן שגוי. ההבחנה בין סוגים שונים של עובדים היא מכרעת לצורך מיסוי.
כוח האדם הופך להיות יותר ויותר מעורב: לא רק עובדים קבועים במשרה מלאה, אלא גם עובדים זמניים, קבלני משנה, עובדים במשרה חלקית המועסקים במספר מקומות עבודה וכד'.
המעבר הכלכלי הזה, ממודל מסורתי של משרה מלאה, למודל של כוח עבודה מעורב, הפך את המצב למורכב ומחייב תשומת לב מיוחדת לסיווג הנכון של עובדים ושיוכם להסכם העבודה המתאים.
רק מערכות נוכחות מתקדמות מסוגלות להתמודד עם המגוון הדרוש של הסכמי עבודה מורכבים, ובלעדיהם לא תוכלו לבצע חישוב מדויק של השכר ותאלצו להתמודד עם תיקונים רטרואקטיביים, החזר מס ועוד.
2. היו מוכנים בזמן
עיכובים בשכר גוררים אחריהם פיצויי הלנה לעובדים על פי חוק ומאפשרים הגשת תלונה של העובד נגד המעסיק ליחידת האכיפה של חוקי העבודה. ואם לא העברתם בזמן את הכספים לקרן השתלמות או גמל, לקרן הפנסיה או לביטוח המנהלים של העובד, גם סכומים אלה ייחשבו כשכר מולן (גם אם השכר עצמו שולם בזמן).
גם עיכובים בהגשת דו"חות לרשויות נושאים עמם עונשים וגוררים ריבית. כך למעשה, עיכובים שנעשים בתשלומים ובשכר מחייבים את החברה לשלם יותר בסופו של דבר וחבל.
אז קבעו מועדי תשלום לרכיבי השכר השונים והעזרו בהתראות תיארוך לעמידה ברגולציה, כגון: טופס 101 לעובד חדש, מועד העברת שכר ועוד, שקיימות במערכת שכר מתקדמת.
3. העזרו בטכנולוגיה לצמצום אדמיניסטרציה ומניעת טעויות
מכירים את הצורך להקים עובד חדש ולעדכן שינויים במערכת הנוכחות, במערכת השכר ועוד? כמה טעויות אנוש קורות כשזה המצב?
כשהמערכות שלכם משולבות, ניהול המידע אודות העובד מתבצע בפעם אחת וכל המערכות מוזנות באינפורמציה העדכנית. וכאשר מערכת הנוכחות שלכם משולבת עם מערכת השכר, אתם מבטיחים שכל המידע הנחוץ לחישוב השכר: נוכחות, דיווח הוצאות שאושרו ע"י המנהל ועוד, מועבר אוטומטית בין המערכות, כך שאף אחד לא מקבל שכר נמוך או גבוה מהמגיע לו.
ויש כמובן גם טעויות בעת עדכון נתונים לאורך חיי העובד בארגון, כגון ילדים שנולדו או בגרו, שינוי מקום המגורים, ונושאים נוספים שיש להם השלכה על נקודות הזיכוי וחבות המס. לכן, מומלץ להיעזר בטופס 101 דיגיטאלי שממלא העובד ולאחר אימות הנתונים מוזן אוטומטית למערכת. זה יחסוך טעויות וזמן יקר של תיקוני רטרו.
לכך צריך להוסיף גם יתרון מובהק שיש דווקא למערכות בענן. הן מבטיחות לכם גיבויים אוטומטיים, שדרוגי מערכת, כמו גם עדכונים אוטומטיים לעמידה ברגולציה, ושינויים במיסוי המבטיחים חישוב נכון של השכר.
4. אל תזלזלו באבטחת מידע ושמירה על פרטיות
במערכות שלכם נשמרים נתונים רגישים אודות העובדים שלכם כגון נתונים אישיים, שכר, כתובות, מספרי חשבון בנק ומספרי ביטוח לאומי.
מידע רגיש כזה מחייב שמירה על פרטיות, כך שרק מורשים ייחשפו אליו. ואז עולה השאלה מה עדיף: מערכות בהתקנה מקומית או בענן? – דווקא מנגנוני ההגנה של מערכות בענן, עומדים בתקני אבטחת הסייבר הגבוהים ביותר בשוק, ומגנים טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ובוודאי שמתוך הארגון.
5. אתם עסק בצמיחה? – הגיע הזמן לקבוע מדיניות שכר ולתקשר אותה
גיבשתם אסטרטגיות שיווק, מכירות, פיתוח וכד'. ומה עם מדיניות שכר ותגמול?
זה הזמן להחליט מה אתם מציעים למועמדים ולעובדים שלכם ביחס לשוק ולמגזר העסקי בו אתם פועלים; מה השונות בין יחידות עסקיות, סוגי עיסוקים, היררכיית תפקידים וכד'; כיצד משפיע המצב העסקי על התגמול; כיצד להיות אטרקטיביים בעיניי מועמדים; באיזו תדירות מתקיימים דיוני שכר ועוד.
קביעת מדיניות כזו, ותקשור שלה לעובדים, בסופו של דבר, נותנת תחושת הוגנות, מעלה מוטיבציה ומעמיקה מחוברות. וכאשר עובדים מבינים את הקשר להעלאות שכר וקידום מקצועי, יש לכך השפעה על נאמנות עובדים ועל התוצאות העסקיות.
בהקשר זה, אנו ממליצים לכם לקרוא גם את הפוסט שלנו: עד כמה מדיניות השכר שלכם באמת שוויונית.
הכירו את החבילות המשולבות שלנו: פתרונות משולבים לניהול שכר ונוכחות, לחשבי שכר בארגונים
ושירותי חשבות שכר ומערכות משולבות לניהול שכר, משאבי אנוש ונוכחות, לחברות עם 50 עובדים ומעלה.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 1,800 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
