סקר עדכני של EY מעלה כי לחברה ממוצעת יש דיוק של 80% בשכר והיא מבצעת כ- 15 תיקונים בתקופת תשלום. העלות הממוצעת לחברה לכל שגיאה כזו היא $281 בעלויות ישירות ו-$10 בעלויות עקיפות – וכתוצאה מכך אלפי דולרים אובדים מדי שנה רק בגלל טעויות בשכר.
הסקר של EY מבוסס על נתונים שנאספו מ-508 מאנשי משאבי אנוש בעיקר, בחברות אמריקאיות המעסיקות בין 250 ל-10,000 עובדים.
טעויות השכר היקרות ביותר היו זמן מחלה שלא הוזן ($705 לשגיאה), ואי הזנת העובד למערכת בזמן ($635).
השגיאות השכיחות ביותר של העובדים היו דיווחי נוכחות שגויים, דיווחי חופשה או היעדרות שגויים, הוצאות חסרות, אי עדכון זמינות למשמרת ובקשת חופשה / היעדרות מבלי שתהייה לעובד זכאות צבורה.
הטעות הנפוצה של דיווח נוכחות חסר או שגוי, עולה לחברות בארה"ב בממוצע כ-78,700 דולר לכל 1,000 עובדים בשנה. טעויות נוספות עם תג מחיר גבוה היו קשורות לדיווח הוצאות.
EY גם גילתה שהתדיינות משפטית הנובעת משגיאות בשכר גורמת לעלויות נוספות. אחת מכל 6 חברות שנסקרו, אמרה כי חוותה בעיות משפטיות הקשורות לטעויות בשכר – 32 תלונות משפטיות בממוצע. זה הביא לסכום ממוצע של 3,200 דולר בעלויות ישירות ו-29 שעות של זמן טיפול משפטי.
אז אולי אצלנו העלויות שונות, ובכל זאת, לטעויות האלה יש עלויות כבדות.
ולא פחות חשוב, מחקרים מעלים של 49% מהעובדים אומרים שיעזבו את מקום העבודה שלהם אם השכר שלהם יהיה שגוי למעלה מפעמיים. לטעויות כאלה יש השפעה משמעותית על אמון העובדים בארגון, וכפועל יוצא, גם על תחלופת העובדים.
אז איך ניתן לצמצם את הטעויות? – הפתרון הוא מערכות משולבות ומסונכרנות.
הקמת עובד חדש / עדכונים
כאשר מערכות תיק העובד, הנוכחות והשכר שלכם משולבות ומסונכרנות, הקמה של עובד חדש או עדכון נתונים של עובד קיים, מתבצעים בכל המערכות בו-זמנית. כך תוכלו לצמצם טעויות אנוש הנובעות מהזנה ידנית של נתונים במערכות נפרדות.
לעובד נולד במזל טוב ילד נוסף או שעבר להתגורר ביישוב המזכה אותו בנקודות זיכוי נוספות? – העדכון יתבצע במערכות ותלוש השכר יחושב נכון, עפ"י העדכון.
דיווחי נוכחות והיעדרות
דיווחי נוכחות שגויים או חסרים? – אין סיבה שיטופלו ברגע האחרון לפני שצריך לחשב את השכר.
מערכת הנוכחות שולחת לעובדים ולמנהלים התראות בפוש במייל, עם רשימת הנושאים שהם צריכים לטפל בהם (שגויים, חוסרים, אישורים וכד').
הדשבורד במערכת הנוכחות מציג לכם המנהלים, מבט על אודות כל הנושאים המטופלים ואלה שדורשים טיפול: שגויים, החתמות חסרות, הקדמות בכניסה/איחור ביציאה ועוד.
קליק אחד ל- drill down ואתם מקבלים רשימה של הנושא בו אנו רוצים לטפל – לדוגמא: החתמות חסרות. וכבר ניתן לתקן אותם, ללא דוחות/ניירת.
תמיד נמצא חוסרים, או חריגים, אבל חשוב שתנטרלו אותם בזמן, לפני שתגיעו לשלב חישוב השכר.
בקשות ואישורי היעדרות
כאשר אפשרויות הדיווח נמצאות בכף ידו של העובד, הכל פשוט יותר. צריך לדווח על היעדרות לרגל מחלה או שירות מילואים? – נכנסים לאפליקציה, מדווחים ומוסיפים צרופה (אישור מחלה, צו מילואים וכד'). רק כך הדיווח מלא וההיעדרות מאושרת לתשלום.
עובד רוצה לבקש חופשה? – באפליקציה הוא יוכל לראות את יתרות זכאות החופשה שלו ולהגיש בקשת חופשה לאישור המנהל.
בקשות לשינוי משמרות
גם כאן, העובד מקבל באפליקציה את סידור העבודה שלו עם כל המשמרות אליהן שובץ. יש לו אירוע משפחתי באותו יום והוא אינו זמין למשמרת? – אין בעיה. הוא יכול להגיש בקשה להחלפת משמרת באישור מנהל, שיאתר מחליף פוטנציאלי ויפנה אליו ישירות.
כך אתם מבטיחים מצד אחד כיסוי מלא של התקנים הנדרשים במשמרת, ומצד שני, אתם משלמים לעובד רק עבור המשמרות שביצע בפועל.
דיווח הוצאות
זוכרים שפעם העובד היה מרכז את כל הקבלות של חניה, ארוחות וכד', ומגיש דוחות לאישור המנהל שלו בסוף החודש? כמה קבלות כאלה היו אובדות במהלך הזמן הזה והיו פותחות מקום לוויכוחים על ההחזר שמגיע לעובד? – לא עוד. כאשר האפליקציה זמינה לעובד בסמארטפון העובד יכול לדווח על ההוצאה ברגע שיצא מהחניון, לצרף את הקבלה ולשלוח.
המנהלים מקבלים תצוגות מפורטות של דיווחי הוצאות שהוגשו לאישורם, לרבות דוחות בקרה לבדיקת אסמכתאות מהירה. במקביל גם יוצג סימון במידה והעובד לא נכח בעבודה באותו היום כך שהם יכולים לאשר או לדחות דיווחי הוצאות, והכל עוד לפני שמתחילים לחשב את השכר.
בהזדמנות זו, אנו ממליצים לכם לקרוא גם את הפוסט "תלוש שכר – אין מקום לטעויות".
גם אתם רוצים לצמצם את הטעויות בתלוש השכר?
הכירו את החבילות המשולבות שלנו: פתרונות משולבים לניהול שכר ונוכחות, לחשבי שכר בארגונים
ושירותי חשבות שכר ומערכות משולבות לניהול שכר, משאבי אנוש ונוכחות, לחברות עם 50 עובדים ומעלה.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ 2,100 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
