ארגונים רבים, מנהלים וגם עובדים רבים, שואלים את עצמם למה זה טוב? מי צריך את אותן שיחות המשוב אודות ביצועי ויכולות העובד, שפעמים רבות מלחיצות הן את העובדים והן את המנהלים?
התשובה לכך פשוטה – כולם צריכים את זה. כל חברה, כל מנהל וכל עובד. ובתנאי שעושים זאת נכון…
ובכדי לעשות זאת נכון, צריך להגדיר מראש, מה מטרות התהליך: לזהות את העובדים המוכשרים; לתגמל על פי ביצועים; לטפח ולפתח עובדים, לשמר עובדים ולצמצמם תחלופה לא רצויה ועוד.
מה מתאים לכם? – הכל כמובן תלוי בתוצרים שאתם רוצים להפיק מהתהליך.
הערכת עובדים לצורך יישור קו
הערכת העובדים היא בראש ובראשונה הזדמנות תקופתית ליישר קו. הערכה על בסיס קבוע ושיטתי (גם אם המדידה עצמה מתבצעת רק אחת לשנה, רצוי לא להסתפק במפגש משוב חד-שנתי, אלא דו-שנתי ואפילו רבעוני), מזכירה לעובדים מהם היעדים שהמנהלים מציבים בפניהם ואיך התקדמו להשגתם. היא בוחנת גם את הפוטנציאל של העובד ואת ההתאמה שלו לערכי הליבה של הארגון כגון: חשיבה אסטרטגית, הובלת צוות, ניהול תהליכי שינוי, חשיבה עסקית וכו’.
בעוד שמדידת עמידה ביעדים נותנת צילום של מצב קיים, שיחת משוב אפקטיבית מאפשרת לזהות חוזקות, נקודות תורפה, ופערים שצריך לסגור על מנת שהעובד יהיה מסוגל לבצע את תפקידו באופן מיטבי. ומכאן גם חשיבותה לעובד – זו הזדמנות מבחינתו להביע דעה על ההערכה שקיבל, לזכות להערכה על הישגים והתרומה שלו, ולהסכים על דרכים שיסייעו לו להתפתח מקצועית ואישית ואף להתקדם בארגון.
גם כאשר לעובד יש גישה למערכת הערכת העובדים בכדי שימלא הערכה עצמית לפני השיחה, מומלץ שהמפגש לא יתמקד אך ורק בפערים בין הערכת העובד לזו של המנהל ובהיכן העובד צריך להשתפר. אם רוצים לנהל שיחה כנה וקונסטרוקטיבית חשוב גם לדבר על הישגים.
זיהוי העובדים המוכשרים
קיבלתם את סיכום המנהל אודות הערכת הביצועים, היכולות והפוטנציאל של העובד. כעת המערכת יכולה לזהות את העובדים המוכשרים ביותר שלכם, אותם חשוב שתתגמלו, תשמרו, תטפחו ותפתחו. כמובן, שהמערכת תזהה גם את בעלי הביצועים הנמוכים ביותר ותאפשר לכם לקבל החלטות לגבי "ריענון שורות".
באמצעות 9 Box Grid תציג המערכת היכן ממוקם כל עובד, עפ"י הערכת המנהל הישיר שלו.
מומלץ להפעיל בשלב זה גם תהליכי Talent Conference שמרכזים את כל המידע שנצבר בתהליך הערכת העובד, ומאפשרים שיתוף שלו עם גורמים רלוונטיים נוספים בארגון. כך תוכלו יחד לתקף את הנתונים, לבצע התאמות מוסכמות ולקבל החלטות מושכלות ולא מוטות לגבי העובד, כגון תהליכי פיתוח וקידום. בשלב זה כדאי לקחת בחשבון גם את סיכון העזיבה של העובד, שהרי לא תרצו להשקיע בעובד שעומד לעזוב…
מיקוד בעובדים מסוימים
זהו תהליך שבדרך כלל מתמקד במנהלים, בעובדים בתפקידים קריטיים ובמועמדים לתפקידים כאלה, במטרה להעצים את העובד ולשפר את יכולותיו, והא מבוצע באמצעות משוב 360 מעלות. זוהי אולי גולת הכותרת של תהליכי הערכת עובדים.
משוב 360 מעלות הוא משוב ממספר רב של מקורות רלוונטיים, כולל ממונים, עמיתים, כפיפים, שותפים ואפילו מקורות מחוץ לארגון, כגון לקוחות וספקים. כאשר המשוב לעובד ניתן לא רק ע"י המנהל, אלא ע"י גורמים נוספים ובאופן אנונימי, מתקבלת תמונה מקיפה אודות העובד: ביצועיו, כישוריו ויכולותיו.
ומי טוב יותר מלספק משוב כזה, מאשר מי שנמצא במגע יומיומי ושוטף עם העובד? למעשה, פידבק משולב כזה נותן הערכה הרבה יותר תקפה ואובייקטיבית, בזכות מגוון המקורות. ומשום כך, הוא מאפשר לזהות בקלות רבה יותר את החוזקות של העובד, את פערי הידע ואת היכולות שהוא צריך לפתח על-מנת להשתפר ולהתקדם.
חלוקת תמריצים ותגמול
זיהיתם את העובדים אתם תרצו לטפח ולשמר? בדקתם מה סיכון העזיבה שלהם (גם זה תוצר של תהליך הערכת העובדים)?
נכון, תגמול כספי אינו הדבר היחיד, באמצעותו תשמרו ותתמרצו את העובדים שלכם, אבל הוא ללא ספק אחד החשובים. לכן, חשוב שתפתחו מערך תגמול ותמריצים פשוט, יעיל וקל לתפעול ולניהול, המעודד גישה תחרותית ותגבור מאמצים ומוביל לשיפור משמעותי בביצועים העסקיים.
גם אם תקציב השכר והתמריצים שלכם מוגבל, תוכלו להשוות בין התגמול שלכם לזה המקובל בשוק, ולחלק את העוגה באופן יעיל והוגן יותר על פי הביצועים והתרומה של העובדים.
גיוס פנימי
צריכים לאייש תפקיד חדש או תפקיד שהתפנה? לא תמיד צריך וכדאי לגייס אנשים מחוץ לארגון. יתכן בהחלט שיש לכם מועמדים מצוינים בקרב העובדים שלכם וזו הזדמנות להציע להם אתגרים חדשים, לנייד ולקדם אותם.
על סמך השוואה בין צרכי התפקיד (מקצועיים, בין-אישיים, ניסיון ועוד), להערכת יכולותיו ומיומנויותיו של העובד (הערכת מנהל ועובד), תוכל המערכת לאתר עבורכם Best fit search וליצור במהירות מאגר של מועמדים מתוך הארגון שיכולים להתאים למשרה המבוקשת.
פיתוח עובדים
למעשה, יש שני נתיבים עיקריים לזיהוי צרכי הלמידה ופיתוח העובדים.
הראשון הוא תוצר ישיר של שיחת הערכת העובדים במהלכה, על סמך ניתוח חוזקות וחולשות, מגבשים המנהל והעובד תוכנית לסגירת פערים ומסכימים על למידה ופיתוח שיסייעו לעובד להשתפר ולבצע את תפקידו באופן הטוב ביותר.
השני בדרך כלל קשור לתהליכי ניוד וקידום, בהם השוואה בין דרישות התפקיד המיועד לכישורים והמיומנויות של העובד, חושפת פערי ידע. מערכת הלמידה תדע להמליץ על ההדרכות וההכשרות שיחזקו את העובד ויכינו אותו לתפקיד הבא.
בניית עתודה
אתם רוצים להבטיח המשכיות ניהולית – שמשרה ניהולית או קריטית לא תישאר בלתי מאוישת והיה והעובד יחליט לעזוב? אם כן, צריך להכין "יורשים" (successors). אלה למעשה "שחקני ספסל" (רצוי מספר מועמדים) שיהיו מוכנים להיכנס לתפקיד לכשיתפנה.
התהליך דומה לזה שתיארנו בגיוס הפנימי, אלא שאיוש המשרה אינו מידי. גם כאן, המערכת מאתרת מועמדים עם סט הכישורים והמיומנויות המתאים ביותר, משווה מול מסלול הקריירה אליו שואף העובד, מזהה פערי ידע וכישורים ומאפשרת קבלת החלטות לגבי המשרה / קטגורית המשרות אליה בהן יוכל העובד להשתלב.
אלו רק כמה דוגמות לתהליכים שהערכת העובדים מהווה תשתית עבורם. ובכדי שהערכת העובדים תהייה אפקטיבית, גם העובד צריך לדעת שיש לה תוצאות שאינן מסתכמות בביקורת, אלא מציעות לו אופק של התפתחות בארגון. כי ככל שעובד מחובר (engaged) יותר לארגון, גם הביצועים שלו משתפרים.
וגם אם אתם שואלים את עצמכם לאיזה כישורים יזדקק הארגון שלכם במהלך השנים הקרובות; כיצד למדוד את רמת האפקטיביות של אסטרטגיות הערכת הביצועים והתגמול שלכם; האם העובדים שלכם יודעים להיכן מתקדמות הקריירות שלהם – הערכת העובדים היא נקודת המוצא.
ובכדי לצאת לדרך, כדאי שהצעד הראשון יעשה ברגל ימין.
הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו!
הכותבת היא תמר בראל, מנהלת תחום Talent Management בסינריון
ליצירת קשר עם תמר: 052-5887300 | tamar.barel@synerion.com
