אחת המשימות של בלוג HR times היא חיזוק ההבנה המקצועית שלנו, כאנשי HR, עם מושגים מעולם התוכן שלנו. בפוסט הקודם התחלנו להעמיק בהכרת המושג WFM (זוכרים את ראשי התיבות?…). הפעם, נרחיב על אופן השימוש בו בשטח.
במהלך הפעילות השוטפת של כל חברה או ארגון, המשתמשים במערכות WFM צריכים להצטייד בכמה תובנות בסיס, כדי להצליח במשימה שבסוף היום מסתכמת בשורה אחת: זו של הרווח וההפסד.
ניהול נכון של שעות נוספות
מנהל טוב הוא מנהל שמצליח לצמצם את כמות השעות הנוספות העודפות בארגון. הוא זה שמצליח לאזן במיומנות רבה בין עומסי עבודה ומצבת כח האדם העומדת לרשותו בזמן נתון, באופן שמונע צווארי בקבוק ושחיקת עובדים. הוא שיודע מתי לשכור עובדים חדשים, קבלני משנה או עובדים זמניים ומתי לשחרר עובדים לא מתאימים.
מערכות ניהול WFM מתקדמות, מספקות לאותו מנהל ניתוחים בזמן אמת מגובים במערך מקיף של דוחות, המספקים תמונה ברורה של מדדי ביצוע מרכזיים (KPIs) בארגון. כך יכול המנהל להתאים בין כח האדם לעומסי העבודה, לעקוב אחר הנתונים ולהגיב בזמן, בכדי לממש יעדים שנקבעו ואף להתמודד עם שינויים פתאומיים, כגון עלייה בביקושים, היעדרויות בלתי מתוכננות וכד', והכל תוך שמירה על מסגרת התקציב.
ניהול היעדרויות
היעדרות מהעבודה, בין אם מתוכננת ובין אם לאו, היא זכות בסיסית של כל מועסק באשר הוא, המעוגנת בחוקי עבודה. אבל, אם הנושא לא מנוהל נכון, ההיעדרויות עלולות (ומהר מאוד) לפגוע בפעילות השוטפת ולהוביל לנזקים כספיים. מחקרים מצאו שכ-35% מעלויות השכר נובעות מהיעדרות: תשלום לעובדים שנעדרים, תפוקה שיורדת לטמיון ושכירת עובדים חלופיים ו/או תשלום שעות נוספות.
מערכת ניהול היעדרויות, יכולה להתמודד בהצלחה עם הנושא. היא מאפשרת תכנון היעדרויות עובדים בהתאם לצרכים התפעוליים, בכדי למנוע מצבי חסר בעובדים או הפתעות של הדקה ה-90.
ניתוח מגמות היעדרות ואיחורים יכול לסייע ולחשוף דפוסי התנהלות לא תקינים וירידה במוטיבציה, המסייעים בקבלת ההחלטות ונקיטת פעולות על מנת שלא לחרוג מהתקציב ולהחזיר את הארגון לתלם הנכון.
התאמה לחוקי עבודה, הסכמים קיבוציים ומדיניות החברה
כל מנהל מתחיל יודע שצריך לשלם לעובדים את המגיע להם. תשלומי יתר יכולים בהחלט להשפיע על יציבותו של כל עסק, בעוד תשלומי חסר חושפים את הארגון לקנסות של גופים רגולטורים ולחוסר שביעות רצון של העובדים.
מערכת WFM, המותאמת לחוקי עבודה, הסכמים קיבוציים ומדיניות החברה, תומכת בהסכמים ובתנאי העסקה המורכבים ביותר. בעזרתה ניתן להבטיח שהעובדים מקבלים את המגיע להם – בדיוק ובזמן, כשכל אחד מתוגמל עבור עבודתו ויודע כמה יקבל אם יעבוד בשבת, בחג, או אחרי חמש – כשהכל בתאימות מלאה לחוק ותוך שמירה על זכויות העובדים.
זיהוי אמין של העובדים
מחקרים מגלים כי במקומות עבודה גדולים, בהם לא ניתן לראות מי הגיע לעבודה ומתי מישהו אחר הלך, קיימת לעתים תופעה של עובדים המחתימים כרטיס (או כל אמצעי אחר) עבור חברים לעבודה. הנזק הכספי כתוצאה מכך מוערך בכ-2.2 אחוזים בממוצע מסך הוצאות השכר. הבעיה כואבת לכיס של המעסיק וקשה להתעלם ממנה.
הפתרון מצוי במערכות מתקדמות לבקרת כניסה, המזהות בדיוק רב את העובד המחתים כרטיס ומדווח על תחילת/סיום יום העבודה, בין אם בשימוש באמצעים ביומטריים (יד, אצבע, עין ואפילו קול), הטלפון החכם של העובד, כרטיסים בלתי ניתנים לפיצוח ועוד.
המידע מועבר למערכת הנוכחות לצורך חישוב שעות הנוכחות וההיעדרות והכנה מדויקת של הנתונים לחישובי שכר.
קבלת החלטות המגובה בנתונים
כדי לקבל את ההחלטות הנכונות צריך את הנתונים והמידע הנכון שיתמכו בתהליך.
מערכות WFM המנהלות נוכחות עובדים, עלויות עבודה, היעדרויות וסידור עבודה, הן הבסיס לקבלת החלטות מושכלות.
מחקר של Aberdeen Group מצא שארגונים המנהלים זמן ונוכחות באמצעות מערכות WFM ייעלו את משאב זמן העובדים בכ-12% ביחס לארגונים שניהלו את הזמן והנוכחות בצורה ידנית. הסיבה: מערכות ממוחשבות אוטומטיות אוספות נתונים מדויקים יותר אותם ניתן לחלוק לרוחבו של הארגון.
מעבר לכך, כיום לא צריך יותר לחפש מידע ולבזבז זמן יקר. פתרונות WFM מתקדמים כוללים כלים אנאליטיים כגון מטריקות מובנות (embedded analytics) וכמו גם כלי בינה עסקית (BI), האוספים ומנתחים בזמן אמת שורה של מדדים החשובים לתפעול העסק. עיבוד הנתונים מאפשר לבצע שינויים 'תוך כדי ריצה', להתאים את כח האדם למשימות ולמציאות המשתנה ולנטר תוצאות לאורך זמן, תוך עמידה ביעדים. בנוסף, התראות והודעות יזומות מפנות את תשומת לב של המנהלים לנושאים שונים המצריכים התייחסות מצידם.
הנתונים אף יכולים לסייע בנושאים כגון מענה נכון לצרכי העובדים, תכנון עלויות שכר, ניטור ושיפור תפוקות.
מה דעתכם? מחכים לדעות המקצועיות שלכם בקבוצת הלינקדאין שלנו!
