אומרים שמי שלא עושה לא טועה… כולנו בני אדם, וכמו כולנו, גם מנהלי משאבי האנוש, טועים לפעמים, אבל כל עוד אנחנו לומדים ומתפתחים מהן, זה מה שקובע.
הטעויות שאנו עושים בדרך כלל מלמדות אותנו משהו בעל ערך, אבל בתפקיד המורכב של מנהלי משאבי האנוש, מוטב היה להימנע מכמה שיותר טעויות מלכתחילה, נכון?
ליקטנו רשימה של 21 טעויות נפוצות של מנהלי משאבי האנוש, כדי לעזור לחדשים בתחום לנווט את דרכם בצורה חלקה ככל שניתן, וגם למנוסים ביניכם, כדי שתוכלו לבדוק את עצמכם.
1. מתנהגים כמי ש"יודעים הכל"
כדי להחזיק בתואר מנהל משאבי אנוש צריך מגוון רחב של כישורים וניסיון. גם הרבה ידע מוקדם, ורקע נרחב ב-HR, עדיין לא מעידים שמנהלים יודעים הכל ושהלמידה שלהם צריכה להסתיים.
עולם משאבי האנוש עובר שינויים מהירים, כך שלמידה ופיתוח מתמשכים בתפקיד הם הכרחיים לחלוטין כדי להישאר יעילים בתפקיד.
אין שום סיכוי שמנהלי משאבי האנוש יוכלו "לדעת הכל', בין אם הם מאמינים בכך ובין אם לאו. כל ניסיון לשדר גישה כזו לעמיתים אחרים רק תנתק אותם. במקום זאת, מנהלי משאבי אנוש צריכים לשתף את הצוות שלהם בתהליכים ולקבל את התייחסותם והתובנות שלהם לנושא.
2. מפחדים להודות כאשר לא יודעים
בניגוד ל"יודע הכל" יש מנהלי משאבי אנוש שמפחדים להודות שהם לא בטוחים במשהו.
עם מדיניות, נהלים וחוקי עבודה המשתנים ללא הרף או מאותגרים, זה בלתי הגיוני לצפות ממנהל משאבי האנוש לדעת הכל, אבל לפעמים הם יכולים להרגיש את הלחץ לדעת את התשובה המיידית לכל שאלה שנזרקת לעברם.
זה בסדר לא לדעת את התשובה ולקחת את הזמן כדי לברר, במיוחד אם זה קשור למשהו שעלול לסכן את העסק.
3. מיקרו מנג'מנט
בהמשך לסעיף הקודם, מיקרו-ניהול (Micro-Management) הוא מושג המתייחס לאופן ניהול שמתקשה להאציל סמכויות ומתעקש לרדת לפרטי פרטים, תוך שליטה מופרזת. מנהל כזה סבור שמתוקף תפקידו הוא בעל ידע וכישורים עולים על אלה של עובדיו, ומאמין שהוא יכול לבצע את רוב הפעולות שהם מבצעים, ואף טוב יותר מהם.
מחקרים מעלים ש- 39% מהעובדים מנוהלים בשיטה זו, ו-50% מבניהם טוענים שזה פוגע בפרודוקטיביות שלהם.
מנהל טוב צריך להגדיר את מטרות תהליך העבודה ואת עקרונותיו, לתאם בין עובדיו השונים, לפתור בעיות, להאציל סמכויות ולפקח על חלוקת העבודה, שמטבע הדברים לא יכולה להתבצע ע"י אדם אחד.
מנהלי משאבי אנוש המשתמשים בסגנון ניהול מדכא זה מפחיתים את המוטיבציה של הצוותים שלהם ומשפיעים לרעה על שינוי תרבותי. ועם העלייה במספר העובדים המרוחקים, לא רק שניהול כזה פוגע בביצועים, אלא שיהפוך לבלתי אפשרי במסגרת גישה המודרנית לעבודה, הדורשת רמות גבוהות של אמון.
4. לא מזהים בעיות בזמן
כל בעיה שאינה מזוהה בזמן עלולה רק להסלים. מכיוון שמשאבי אנוש הוא חלק מהותי בארגון, חשוב להבין את האתגרים שמחלקת משאבי אנוש עשויה לעמוד בפניהם.
אי אפשר להניח שבעיות ייפתרו מעצמן או ייעלמו עם הזמן. מנהלי משאבי אנוש צריכים לעודד את הצוות שלהם לדווח על כל נושא שמתעורר, ולכוון אותם בטיפול הנכון מבעוד מועד.
5. מגיבים במקום ליזום
תגובה למצבים לאחר התרחשותם, במקום לחשוב קדימה ולזהות דרכים להתמודד עם בעיות פוטנציאליות, היא תופעה נפוצה בתחום ניהול המשאב האנושי.
על ידי תכנון מראש והכנה של תוכניות מגירה המבוססות על תקדימים ועובדות, יוכלו מנהלי משאבי האנוש להיות מוכנים יותר להתמודד באופן יזום עם בעיות ואתגרים.
6. לא לוקחים מספיק ברצינות מצבים מסוימים
ניתן לראות מצבים מסוימים בצורה שונה באופן דרסטי מנקודות המבט של אנשים אחרים, במיוחד במקרים של בריונות או הטרדה.
לכן, אם עובד מתלונן על נושא שמשפיע עליו, על בריאותו או על ביצועיו, באחריותו של משאבי אנוש לבדוק את התלונה ולקבוע את העובדות: מה נכון ומה לא.
7. לוקחים מצבים מסוימים יותר מדי ברצינות
ושוב צריך למצוא את האיזון… אפשר גם לקחת כמה סיטואציות ברצינות רבה מדי ולפטר עובד בגלל משהו שהיה יכול להיפתר בצורה לא פורמלית אילו היה מטופל נכון כבר בהתחלה.
היכולת להתמודד בצורה לא פורמלית עם בעיות יכולה להפחית את הסיכונים לעסק, ומנהלי משאבי אנוש צריכים להנחות את העובדים שלהם לזהות אילו בעיות אין צורך להסלים.
8. לא נוהגים בהתאם לרגולציה
זהו נושא מורכב, והתקנות המשתנות ללא הרף חושפות את הארגון לסיכונים שעלולים להוביל לקנסות יקרים ומיותרים. אנשי משאבי אנוש צריכים לעמוד בדרישות חקיקה כגון: אי אפליה, שעות עבודה ושכר, זכויות מחלה והיעדרות, בריאות ובטיחות, מדיניות ונהלים הנוגעים למשמעת, תלונות וערעורים ועוד.
מערכת התראות לאכיפת דיני עבודה תסייע לכם לשמור על חוקי עבודה, לצמצם חשיפה לסיכונים ולמנוע קנסות ארגוניים ואישיים.
9. נותנים הבטחות שווא
זה לא סוד שאנשים מבטיחים כל מיני הבטחות למועמדים פוטנציאליים ולעובדים כדי למשוך אותם לתפקיד ולשמר אותם בארגון, בין אם זה לגבי שכר, הטבות, סוג העבודה או הזדמנויות למידה ופיתוח. ייתכן שההבטחות היו אמיתיות בעת שניתנו, אלא שאי עמידה בהבטחות אלו מפרה את החוזה הפסיכולוגי בין הצדדים והמחוברות (engagement) של העובדים לארגון תתפוגג.
יש להקפיד ולוודא שהבטחות מתקיימות. אם הארגון שלכם מוצא את עצמו במצב שהוא לא מסוגל לקיים את ההבטחות המקוריות שלו, באחריות מנהלי משאבי אנוש לנקוט בצעדים כדי להיות שקופים לגבי המצב ולהסביר את ה"איך ולמה", כדי לשמור על אמון ויחסי עבודה בריאים.
10. ממהרים לגייס
גיוס מהיר מדי של עובדים, מבלי לבדוק תחילה אם המועמדים מתאימים לתרבות הארגונית, או לזהות מיומנויות ויכולות קיימות, יובילו בסופו של דבר לשיעורי תחלופה גבוהים, אובדן פרודוקטיביות, ויהיה בזבוז זמן ומשאבים.
גם אם משרה פנויה עשויה להיות מוגדרת כדחופה, יש להקדיש זמן נוסף מלכתחילה, כדי למצוא את המועמד הטוב ביותר שישרת את הארגון בצורה הטובה ביותר בטווח הארוך.
11. מאמינים שהשכלה שווה לניסיון
בעבר, התואר היה הגורם הקובע מי קיבל את התפקיד. אבל כיום, כשהתארים ניתנים להשגה ביתר קלות, הם משמעותיים פחות, ואילו כיום כישורים ויכולות כגון: תקשורת, פתרון בעיות, עבודת צוות, אפילו התאמה לתרבות הארגונית, הופכים לחשובים יותר.
משאבי אנוש צריכים כעת לחפש מועמדים בעלי ניסיון וכישורים הניתנים להעברה, עם הגישה הנכונה ואשר יתאימו לתרבות הארגונית.
12. לא מתמקדים באסטרטגיות מחוברות עובדים
מחקרים מעלים שהעובדים שמחוברים לארגון (engaged) מאושרים יותר, בעלי שביעות רצון גבוהה יותר, היעדרות נמוכה ב-41% ופרודוקטיביות גבוהה ב-17% בהשוואה לעמיתים פחות מעורבים. וזו הסיבה שמחוברות העובדים צריכה להיות מרכיב מרכזי באסטרטגיית משאבי אנוש.
עובדים מחוברים חיוניים להצלחת הארגון בטווח ארוך, אך זה יעבוד רק בתמיכת מנהל משאבי האנוש המוביל את הדרך ליישום וקבלת החלטות.
13. שוכחים לתת שבחים והוקרה גם כשזה מגיע
שבחים והוקרה הם כלי מוטיבציה רבי עוצמה שלעתים קרובות נשכחים, והם צריכים לחלחל מראש שרשרת המנהיגות כלפי מטה.
79% מהעובדים שעזבו את עבודתם ציינו חוסר הערכה כסיבה מרכזית לעזיבה.
מחקר של Gallup הראה שלשבחים והוקרה יש השפעה משמעותית על השורה התחתונה של העסק, והם תורמים להפרש של 10-20% בהכנסות ובפרודוקטיביות!
14. דבקים בניירת
העידן של ניהול המשאב האנושי בתיקיות מצהיבות חלף מן העולם. הן מיותרות לחלוטין כאשר יש דרכים לרכז את כל נתוני משאבי אנוש בתיק עובד אלקטרוני.
המעבר מניירת לתוכנות לניהול המשאב האנושי, עוזר לכם ליעל תהליכים, לצמצם אדמיניסטרציה, לשפר את ניהול הביצועים, להעצים את הצוות, לשפר את התקשורת והשקיפות, לחסוך כסף, ואפילו להגן על הסביבה.
15. מתייחסים לעובדים כאל מספר
מנהלי משאבי אנוש ישקיעו כל כך הרבה זמן בהסתכלות על מספרים כלליים, נתונים אנליטיים ודוחות שלפעמים האלמנט האנושי והאישי עלול ללכת לאיבוד.
זה לא סוד שעובדים מאושרים עושים את כל ההבדל.
מנהלי משאבי אנוש צריכים לזהות הזדמנויות פיתוח ולמצוא דרכים לתגמל ולהוקיר עובדים, כדי לשמור על המחוברות ומוטיבציה שלהם, ולזכור שהאנשים הם אלה שמניעים את העסק קדימה.
16. גישה אחת שמתאימה לכולם
לא משנה אילו אסטרטגיות עבדו טוב עבור הדורות המבוגרים יותר, הן לא בהכרח יעבדו במקרה של הדורות החדשים כמו צעירי דור ה- Y ודור ה- Z, ובאופן דומה אסטרטגיות שעובדות טוב עבור ההנהלה עשויות להיות שונות מאוד מאלו של העובדים.
הסתכלות על העובדים מנקודת מבט של 'גישה אחת שמתאימה לכולם', לא עובדת. ולכן מנהלי משאבי האנוש צריכים לזהות את הצרכים ברמת הפרט, כדי לעזור לכל אחד למקסם את יכולותיו ולהתפתח במסגרת התפקיד.
17. שיפוט מראש והטיות
מנהלי משאבי אנוש צריכים להתמודד עם נושאים מורכבים רבים שמצריכים טיפול הוגן, וזו הסיבה שמנהלי משאבי אנוש צריכים להישאר חסרי פניות כדי לשמור על נאמנות העובדים וליצור סביבת עבודה הוגנת ולא מפלה. זה לא תמיד קל כמו שזה נראה, ונדרשת מיומנות אמיתית בכדי לאזן בין האינטרסים של העובדים לאלה של החברה.
הטיות ואפליות עלולות לגרום לתביעות משפטיות וסיכונים מיותרים. כך שאם נוצר מצב שבו מנהל משאבי אנוש אינו מסוגל להישאר חסר פניות, מוטב שיעביר טיפול למישהו אחר.
18. לא מכשירים את המנהלים כיצד לתת משוב קונסטרוקטיבי
משוב לא קונסטרוקטיבי יכול ליצור שורה שלמה של השלכות שליליות כמו ירידה במורל ובפרודוקטיביות ותחלופת עובדים גבוהה. אף אחד מהם לא מועיל לארגון.
לעיתים קרובות מנהלים נותנים משוב ביקורתי, מבלי לכוון כיצד הדברים צריכים ויכולים להשתפר. תהליכי הערכת ביצועי עובדים ושיחות משוב חיוניים להצלחת של הצוות.
לדעת לתת משוב בצורה נכונה זו מיומנות שיש לתרגל באופן קבוע וכאשר נותנים משוב, הכרחי שהוא יועבר בצורה שבה הוא מגובה בראיות, האוירה הנכונה, עם הדרכה ברורה כיצד ניתן לשפר ביצועים, וציר זמן שבו הנושא ייבדק שוב כדי לבדוק את ההתקדמות.
באחריות מנהל משאבי האנוש להדריך את המנהלים כיצד ניתן לתת לעובדים משוב בונה.
בבלוג שלנו תמצאו את כל המידע והטיפים שיעזרו לכם להדריך את המנהלים שלכם כיצד לבצע שיחות הערכת ביצועים מועילות.
19. לא משתמשים בטכנולוגיה הנכונה
מנהל משאבי אנוש לעיתים מוצף במשימות שגרתיות שמונעות ממנו להתמודד עם אתגרים ארגוניים.
השקעה בטכנולוגיות מתקדמות לניהול המשאב האנושי, מניהול שוטף של מערך העובדים, דרך פתרונות לחישוב שכר, גיוס ועד לניהול אסטרטגי של ההון האנושי, תצמצם רבות מהעבודות האדמיניסטרטיביות והאוטומטיות, תאפשר זמני דיווח ועיבוד מהירים יותר ותפנה זמן הדרוש להתמקדות בתחומים החשובים יותר לארגון.
20. לא נעזרים באנליטיקות
בעולם עסקי שבו הכל מבוסס על נתונים, מנהלי משאבי אנוש צריכים לספק רמת ניתוח נתונים ואנליטיקות שההנהלה תעריך – משלב הבנת השאלות העסקיות שצריך לענות עליהן, זיהוי הנתונים הדרושים כדי לענות על השאלות אלה, ועד להצגת הנתונים בפני ההנהלה לצורך קבלת החלטות עסקיות מושכלות.
21. מזלזלים באבטחת מידע ושמירה על פרטיות
במערכות שלכם נשמרים נתונים רגישים אודות העובדים שלכם כגון נתונים אישיים, שכר, כתובות, מספרי חשבון בנק ומספרי ביטוח לאומי.
מידע רגיש כזה מחייב שמירה על פרטיות, כך שרק מורשים ייחשפו אליו.
יתרה מזאת, במאי 2018 נכנסו לתוקפם החוקים החדשים של בקרה ושמירה על המידע והפרטיות. תקנות הללו אלה הן בעצם אימוץ חלקי של התקנות האירופאיות (GDPR) שהן הרבה יותר מפורטות ומחמירות.
חברות רבות סבורות (בטעות) שעדיף שמידע כזה יהיה שמור במערכות בהתקנה מקומית. אלא שדווקא מנגנוני ההגנה של מערכת בענן, עומדים בתקני אבטחת הסייבר הגבוהים ביותר בשוק, ומגנים טוב יותר על המידע מפני ניסיונות פריצה מבחוץ ובוודאי שמתוך הארגון.
כאשר אתם בוחרים את ספק המערכות שלכם, בדקו האם הוא עומד בסטנדרטים הגבוהים ביותר של אבטחת המידע.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 2000 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
