שבעת הנושאים שיהפכו את סקירת הביצועים ליעילה ומועילה

למרות שסקירות ביצועים הן חלק בלתי נפרד מפעילות של כל ארגון, כמעט כולם חוששים מהן. יותר מדי עובדים חוטפים "פרפרים בבטן" כשהם מקבלים זימון לשיחת סקירה ומשוב. האם זה חייב להיות כל כך מפחיד? – ממש שלא, ובתנאי שתדונו בדברים הנכונים במהלך הסקירה ותתנו לעובדים שלכם את הכלים להשתפר.

כמנהלים, באחריותכם לנהל דיוני ביצועים עם העובדים שלכם ולספק להם סקירה הוגנת ומדויקת.
חשוב להיות מוכנים מראש ולתת סקירה כנה, אבל חשוב יותר לשאול את השאלות הנכונות ולנהל דיונים קונסטרוקטיביים עם העובדים שלכם. דיונים אלה יכולים להוביל לתכנון אסטרטגי של יעדים, ולעזור לכם להגדיר תוצאות מצופות מהעובד ולתת לו כלים שיעזרו לו לשפר הישגים.

מטרת שיחת משוב וסקירת ביצועים היא להבין את הביצועים של עובד בתחומי הליבה העסקיים, האחריות והפעולות שלו בביצוע המשימות, והעזרה לה הוא זקוק כדי להשיג את היעדים.

אז מהם שבעת הנושאים שיעזרו לעובדים שלכם להפיק את המרב והמיטב מהדיון ולמצות את פוטנציאל הביצועים שלהם?

1. הוקירו הישגים

זכרו תמיד להתחיל את השיחה בטון חיובי, ולהכיר ולהוקיר את העבודה הטובה שהעובדים שלכם עושים ולמצוא משהו טוב לדבר עליו בפגישת סקירת ביצועים.
חשוב שהעובדים שלכם יבינו שאתם מנהלים מעקב גם אחר ההיבטים החיוביים וגם השליליים של הביצועים שלהם.

בהקשר זה, אנו ממליצים לקרוא את הפוסט שלנו למה "רגעים של גאווה" צריכים להיות חלק בלתי נפרד משיחת משוב והערכת עובדים.

2. דברו על הפערי ידע ודונו בדברים שדורשים שיפור/שינוי

מנהל תמיד צריך להיות מסוגל לדבר עם האנשים שלו החוזקות והחולשות שלהם ולהראות להם כיצד יוכלו להשתפר. חשוב שתכירו את פערי הידע של העובדים שלכם ותדונו בהם. זה עוזר לעובדים להבין מה מצופה מהם ולהעריך את עצמם טוב יותר.

זכרו שיש הרבה דברים מלבד פערי ידע שגורמים לכך שהעובדים שלכם לא ממצים את פוטנציאל הביצועים שלהם. כמנהלים, עליכם ליידע את חברי הצוות שלכם מה ניתן לשנות לגבי הביצועים הנוכחיים שלהם והיכן הם צריכים להשתפר. פגישת סקירת ביצועים צריכה להיות מקום בו אתם גם מתקשרים וגם מתכננים היכן תוכלו להשתפר כיחידים וכצוות כדי לשפר את הביצועים.

3. בקשו הצעות ייעול

תמיד חשוב שתקשיבו לעובדים שלכם. יתכן בהחלט שיש להם הצעות חשובות באמת לתת לגבי האופן שבו הצוות יכול לתפקד טוב יותר ולתרום להצלחה ארגונית. יתרה מזאת, ההצעות שהעובדים שלכם נותנים פותחות בפניהם את ההזדמנות לשתף ולהשתתף, ולתרום לארגון באופן פעיל.

4. דונו ביעדים קצרי טווח וארוכי טווח של העובד

מחקר של HRM Canada מעלה ש- 85% מהעובדים מרגישים שהם יכולים להיות יעילים יותר בעבודה, אלא שבגלל פערי מיומנויות, הם לא מממשים את מלוא הפוטנציאל שלהם.

דיון לגבי המטרות לטווח הקצר מאפשר לעובד להבין מה מצופה ממנו בתפקידו הנוכחי וכיצד הוא אמור לנצל את הכישורים והפוטנציאל שלו עד תום. שיחה על המטרות ארוכות הטווח תעזור לכם להבין למה העובד מצפה מהעבודה הנוכחית שלו ואולי אף לתפקיד הבא, וכיצד יוכל להתאים את עצמו לעולם העבודה המשתנה.
בהתאם לזה, קבעו עם העובד את תוכניות הלמידה שיאפשרו לו לסגור פערי ידע.

בהקשר זה אנו ממליצים לכם לקרוא את הפוסט שלנו Reskilling ו- Upskilling – העתיד של למידה ארגונית

5. הבהירו ציפיות בתפקיד

מחקר של אוניברסיטת קיימברידג' מעלה שעובדים מצליחם יותר בתפקידם כאשר מגדירים להם ציפיות ברורות. נצלו את סקירת הביצועים כדי להבהיר את תפקיד העובדים שלך בארגון והציבו עבורם יעדים ספציפיים.

6. בנו תוכנית לשיפור ביצועים

ברגע שאתם מבהירים את תפקידו של העובד שלך בארגון, חשוב להכין עבורו תוכנית לשיפור ביצועים. זה לא אומר בהכרח שביצועי העבר שלו לא היו טובים מספיק, אבל תמיד אפשר לשאוף לשפר את הביצועים העתידיים. אז נצלו את פגישת סקירת ביצועים כדי לבנו תוכנית נכונה ולהגדיר ציפיות לשיפור הביצועים, כולל הגדרת תוצאות עתידיות וכיצד ניתן לממש אותן בעזרת למידה.
מערכות למידה מתקדמות מאפשרות כיום חיבור בין תכנים מסוגים שונים, לכלל חווית למידה משולבת. מערכות אלה יכולות גם להמליץ על תכני הדרכה ברמת המיקרו, ו"לדחוף" אותם לאנשים המתאימים, בזמן המתאים ביותר, עד להשלמת מערך הדרכה מקיף, מותאם אישית.

7. תנו גישה לכלים התומכים במשוב רציף

מערכת להערכת עובדים, לניהול ביצועים ויעדים, המאפשרת משוב רציף, הופכת את התהליך ל"דרך שבה עושים את זה נכון".

בעזרת המערכת יכולים העובדים לעדכן אתכם המנהלים, גם באפליקציה, באשר לפעילות שהם מבצעים למימוש היעדים, התעדוף שלהם ומידת ההתקדמות; לבקש ולשתף משוב מעמיתים בזמן אמת לגבי ההישגים שלהם; לתעד תקצירים של הישגים בכדי לדון בהם בשיחות פנים-אל-פנים, ולהתכונן היטב לשיחות המשוב.

אתם יכולים לנהל מעקב התקדמות של אנשי הצוות שלכם ביחס ליעדים, לוודא הם עובדים על מה שחשוב, ולתת בקלות משוב בר-ביצוע; לגשת למידע אודות פעילות, הישגים ומשוב, בכדי לנהל שיחות משוב יעילות בפגישות פנים-אל-פנים עם עובדים; לשתף בהכוונה אישית, בדגש על מה שעשו היטב ומה ניתן לעשות על מנת לשפר את ביצועיהם בעתיד.