מגבירים נוכחות

דקות 5 | 13 בפברואר 2018
אילוסטרציה - נוכחות

שתף:

איך מתמודדים עם היעדרויות בלתי מתוכננות

בפוסט שלנו בשבוע שעבר עסקנו ב'מגפת ימי המחלה' והסקרים המעלים כי 50% מדיווחי ימי מחלה הם כוזבים.
סקר של SHRM מגלה שהעלות שהמעסיקים משלמים בגין היעדרויות (לא רק של ימי מחלה קצרי טווח) היא בין 20.9-22.1% מעלויות השכר.
רבים מהמעסיקים טועים בחישוב עלות האמיתית של ההיעדרויות, מסתכלים על העלות הישירה של ההיעדרות, ולא לוקחים בחשבון את הירידה בפרודוקטיביות, השפעת ההיעדרות על עבודתם של אחרים בארגון, עלות עובדים זמניים ממלאי מקום ועוד.
יש שיאמרו 'גזרת גורל' או 'זה המחיר שצריך לשלם'. ויש מי שיאמר שאפשר גם אחרת ואפילו לצמצום התופעה יכולה להיות השפעה משמעותית על השורה התחתונה.

משאבי אנוש והיעדרויות

אנשי משאבי אנוש מעורבים בכל אספקט של היעדרויות. הם מתווים מדיניות, מיישמים דיני עבודה שקשורים לנושא, בודקים נסיבות מיוחדות, מנטרים היעדרויות, מפנים את תשומת הלב של מנהלים להיעדרויות חריגות ומציידים אותם בהמלצות כיצד לטפל בנושא.

איסוף דאטה אודות היעדרויות

המפתח לשליטה בהיעדרויות הוא איסוף וניתוח נתונים המאפשרים לבחון את היקף הבעיה ולנקוט באמצעים מתקנים. את המידע הזה תמצאו במערכת הנוכחות וההיעדרויות שלכם.
נקודת המוצא צריכה להיות השוואה בין נתונים היסטוריים לנתוני היעדרויות עדכניים, על-מנת לגלות האם המגמה מחריפה או משתפרת.
בהמשך, מומלץ לתחקר את הנתונים לעומק בכדי לזהות אזורים בעייתיים כגון מחלקות מסוימות בהן מזהים מגמות מובהקות. ומשהחלטתם לעשות מעשה, חייבים להמשיך לנטר ולמדוד את האפקטיביות של המהלך.

מדידת שיעור היעדרויות

שיעור היעדרויות יכול להימדד על פי מחלקה, משמרת, מקום, סוג עובד, עובדים מאוגדים/לא מאוגדים ועוד. היעדרות עלולה להיות קריטית כשמדובר בתפקידים מסוימים או משמרות מסוימות – מקרים המחייבים למצוא ממלא מקום.
ניתן למדוד היעדרויות ברזולוציה שבועית, חודשית, רבעונית, חצי-שנתית או שנתית, לבחון עונתיות ולגלות מה שיעור ההיעדרויות בימי ראשון וחמישי.
כמובן שניתן להעמיק תובנות ע"י חלוקה של היעדרויות עפ"י משך ההיעדרות. ברור שהבעיה עם עובד שנעדר חמש פעמים ל-3 ימים בכל פעם, שונה מעובד שנעדר 15 פעמים, ליום אחד בכל פעם. הבנה של דפוסי ההיעדרות יכולה לעזור הן בקביעת מדיניות היעדרות והן במעקב.
יש נוסחאות שונות למדידת היעדרויות:
שיעור מקרי היעדרות = מספר אירועי היעדרות (לא משנה לכמה זמן) כפול 100, חלקי מספר העובדים
אובדן זמן עבודה = סה"כ שעות היעדרות, כפול  100, חלקי סך שעות עבודה
חומרת היעדרות = ממוצע ההיעדרויות בשעות, בקרב עובדים שנעדרו, חלקי מספר השעות הממוצע שעובדים אלה צריכים היו לעבוד,
או, מספר ימי היעדרות בתקופה, חלקי ממוצע מספר עובדים X מספר ימי העבודה בתקופה.

מדיניות ניהול היעדרויות

קיימות גישות שונות לניהול היעדרויות. יש מי ינקטו בצעדים משמעתיים מול 'נעדרים כרוניים', יש מי שינסו לאמת את סיבת ההיעדרות לאחר פרק זמן מסוים, ויש מי שיתמקד בעידוד והוקרה של עובדים שמראים גישה חיובית לנוכחות וממעיטים בהיעדרויות.
לגישות השונות יש השלכות שונות. למשל, ארגון שמקיים שיחות בירור עם חזרת העובדים לעבודה, צריך לזכור שהפרקטיקה הזו עלולה להיתפס ע"י העובדים כמאיימת ואף להביא לירידה במורל. או, אם המדיניות קובעת שיחות לאימות סיבת ההיעדרות לאחר פרק זמן מוגדר, לדוגמה 5 ימים, הרי שיתכן שעובדים חולים יחזרו לעבודה מוקדם יותר מהמומלץ, רק בכדי להימנע מהשיחה, ובכך ידביקו עובדים אחרים… כלומר, לחלק מהשיטות המסורתיות של מדיניות היעדרויות, עלולה להיות השפעה מזיקה, שרק תביא לירידה בפרודוקטיביות ובמחוברות של העובדים לארגון.
מנגד, יש כמובן גם תוכניות תמריצים – בונוסים על נוכחות. זה יכול להיות בונוס תקופתי צנוע, שוברי מתנה או תוספת זמן היעדרות מתוכננת (ימי חופשה וכד'). תוכניות התמריצים נפוצות יותר בעיקר בקרב ארגונים / מחלקות שנותנים שירות, שם כל היעדרות פוגעת מידית בטיב השירות. ואם זו הגישה שלכם, הרי שמנהלים צריכים להוקיר פומבית את מקבלי הבונוס, בפני שאר המחלקה, על מנת לעודד התנהגות כזו גם בקרב האחרים.
תהה הגישה אשר תהה, הארגון צריך לוודא שהמדיניות והפרקטיקות שלו ברורות, מעודדות התנהגות חיובית, ומתוקשרות היטב הן לעובדים והן לממונים / מנהלים. אמנם למחלקת משאבי האנוש יש אחריות כוללת על ההיעדרויות בארגון, בעוד שממונים / מנהלים הם אלה שמתמודדים בפועל עם נושא היעדרויות (מציאת מחליפים, אכיפת מדיניות היעדרויות וכד'), אבל למחלקת משאבי האנוש יש אחריות להדריך ולהכשיר את אותם ממונים / מנהלים, על-מנת שיתמודדו היטב עם נושא ההיעדרויות.

ואם ציינו את חשיבות המדידה והניהול של ההיעדרויות, כדאי לפעמים להביט במראה ולזכור ששיעור גבוה של היעדרויות לפעמים מעיד דווקא על מחלה של הארגון, ולא של העובד. יש קשר ישיר בין המורל, שביעות הרצון, איזון עבודה-פנאי והמחוברות של העובדים לארגון, לבין רמות ההיעדרויות הבלתי מתוכננות.
בהקשר זה, שווה לקרוא כתבה של גלובס בנושא.

ולסיום, עוד נקודה למחשבה – יש מי שמציע להפוך חסרון ליתרון – פוסט קצר המציע שינוי תפישה בכל הנוגע להיעדרויות מהעבודה, ורואה בהן הזדמנות לבניית תרבות ארגונית המאפשרת לעובדים האחרים להגדיל הכנסה (שעות נוספות), הזדמנות לרכוש כישורים חדשים ולממש ערבות הדדית.

איך אתם מתמודדים עם היעדרויות בלתי מתוכננות? – שתפו אותנו
הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו!

שתף: