כמעסיקים, קביעת מדיניות היעדרויות יכולה לעזור לכם לתכנן טוב יותר מתי העובדים ינצלו את זמן החופשה שלהם. ניהול ההיעדרויות מאפשר לממונים, ראשי מחלקות ומשאבי אנוש, לתכנן ולנהל את ההיעדרויות באופן המאפשר איזון בין בקשות וזכאות העובדים להיעדרות, לבין הצרכים התפעוליים של הארגון: החל מהבטחת כיסוי מספיק להמשך הפעילות השוטפת ועד לצמצום חבות מעבידים. בסופו של דבר, ניהול חופשות עוזר לכם כארגון, לשמור על פרודוקטיבית ולעמוד בדרישות החוק.
מהו ניהול היעדרויות?
ניהול היעדרויות מקיף את כל ההיבטים של היעדרויות עובדים: מתוכננות ובלתי צפויות. החל מימי חופשה, חופשות מרוכזות, חל"ד וכד', ועד לימי מחלה, מחלת בני משפחה, ימי אבל ועוד.
מדיניות היעדרויות מוגדרת היטב, במיוחד כאשר היא טובה יותר מהמחויב עפ"י חוק, היא הטבה שחשוב שתבליטו ותתקשרו לעובדים שלכם.
בצד שלכם כמעסיקים, ניהול היעדרויות מבטיח שאתם פועלית בהתאם למדיניות ולחוק. זה גם עוזר לכם לנהל את הכיסוי הנדרש בכל מחלקה כדי שרמות הפרודוקטיביות לא ירדו. לדוגמה, אתם יכולים לעקוב אחר בקשות לחופשה כך שלא כל או אפילו מרבית אנשי הצוות מאותה מחלקה, יעדרו בו זמנית.
היתרונות של ניהול היעדרויות
לניהול היעדרויות יש לה שפע של יתרונות הן לחברה והן לעובדים שלכם. קביעת מדיניות ניהול היעדרויות טובה יכולה לעזור בדרכים הבאות:
עוזר לאנשים שלכם להיות פרודוקטיביים יותר
הרבה מחקרים מראים שזמן חופשה משפר את הפרודוקטיביות בעבודה. מחקר אחד מצא כי 78% מהמנהלים חשבו שחופשה משפרת את המיקוד של העובדים. אחר מצא שהפרודוקטיביות עולה ב-31% כאשר המוח חושב בצורה חיובית.
עוזר לארגון להבטיח פרודוקטיביות
אם אתם כמנהלים, יודעים מראש מי מאנשי הצוות שלכם יעדר, אתם יכולים להיערך מראש ולהתאים את היקפי העבודה לכיסוי המתאפשר לכם. אם אי אפשר להתאים בין היקפי העבודה, הרי שצריכה להיות מדיניות ברורה המאפשרת לכם לדחות בקשות חופשה של מספר אנשי צוות בו-זמנית.
עוזר להפחית עבודת ניירת וחישובים ידניים
עם מערכת לניהול היעדרויות, מנהלים ואנשי משאבי אנוש לא צריכים להוציא את המחשבון, הפנקס או אפילו את קובץ האקסל. מערכת ניהול היעדרויות תהפוך את המתמטיקה לקלה – כך תוכלו לראות בכל רגע את יתרות ההיעדרות העתידית של העובד ולאשר/לדחות בקשות היעדרות בהתאם.
עוזר לשמור על תאימות לחוק
עם יותר ויותר חברות הפועלות בארץ ובחו"ל, המעקב אחרי דיני העבודה בכל מקום הופך למורכב יותר. מדיניות ניהול החופשות מוגדרת בבירור יכולה לעזור לכם לשמור על תאימות לחוקי העבודה בכל מקום.
מראה לעובדים שאכפת לכם מהרווחה שלהם
עובדים מעריכים את העובדה שיש להם קווים מנחים ברורים לגבי החופשה שלהם, ואתם כארגון, מעודדים אותם להשתמש בה לפי שיקול דעתם. אנו חיים בתקופה ששחיקת העובדים בשיאה וחופשה בתשלום (אפילו מעבר לזכאות הרגילה) יכולה לעזור להם להתאושש ולחזור רעננים יותר. זה מראה שאתם מחויבים לשמור על רווחתם הנפשית והפיזית.
אתגרים של ניהול היעדרויות
מטבע הדברים, ניהול היעדרויות דורש קצת עבודה. זה לא פשוט ליצור מדיניות כוללת שעונה על הצרכים של כולם. הנה כמה מהאתגרים הגדולים ביותר שעומדים בפניכם בעת הגדרת, פרסום ואכיפת המדיניות שלכם:
תקשורת ברורה של מדיניות החברה
כשמדובר בימי חופשה, 62% מהעובדים אומרים שהחברה שלהם לא מעודדת אותם לנצל את הזכאות, שולחת הודעות מעורבות בנושא, או לא אומרת דבר על זה. הרבה מזה עלול להיות בגלל שמדיניות החופשה שלכם אינה ברורה או נגישה בקלות.
אתם נוקטים במדיניות של חופשות מרוכזות? לא עובדים בערבי חג? מנהלים זכאות שנתית של ימי חופשה שלא ניתן להעביר לשנה הבאה?– חשוב שהעובדים ידעו זאת ושתתזכרו אותם בנושא, כדי שתכננו את הפנאי שלהם מראש.
ולא מדובר רק במדיניות חופשות – צריכה להיות לכם מדיניות ברורה גם לגבי נוכחות בשעות העבודה – שעות קבועות או גמישות, איחורים, הפסקות וכד'.
תכנון ומעקב היעדרויות
לכאורה, מעקב היעדרויות מתוכננות נשמע פשוט. אבל איך תאשרו או תדחו בקשות חופשה אם המנהלים לא יודעים בבירור מהן יתרות הזכאות של העובד? – גם אתם וגם העובדים שלכם צריכים להכיר בשקיפות מלאה את הזכויות שלהם ואת המדיניות של החברה. מערכות מתקדמות לניהול היעדרויות, מציגות למנהל את היתרה העתידית בהתאם לתאריכי הבקשה, כך שהמנהל יכול לאשר\לדחות בהתאם.
לוודא שיש מספיק כיסוי
אתגר מרכזי אחד בניהול חופשה, הוא לוודא שלחברה יש מספיק כיסוי בתחומים ספציפיים. אם לדוגמה, כל או רוב עובדי מחלקה מסוימת רוצים לצאת לחופשה בו זמנית, הדבר עלול לפגוע בתפקוד של החברה כולה. אתם עלולים לחוות עיכובים בפרויקט או הצטברות עומסי עבודה שגורמים לכם לאבד לקוחות.
קשה לעקוב אחר בקשות חופפות, במיוחד אם יש לכם כמה מנהלים שמאשרים חופשה באותה מחלקה.
מה אתם יכולים לעשות כדי להפוך את ניהול ההיעדרויות לטוב יותר עבורכם ועבור העובדים שלכם?
שמרו נתונים בהקפדה
שמירת נתוני היעדרויות היא קריטית. זה לא רק עוזר לכם ולעובדים שלך לדעת מהי זכאות החופשה או המחלה שנותרה שלהם, אלא גם יכול לעזור לכם לחשב איזה אחוז מהעובדים שלם לא מנצלים את ימי החופשה שלהם במלואם. כפי שהזכרנו, חופשה יכולה להוביל להגברת הפרודוקטיביות, לכן כדאי לעודד עובדים שטרם השתמשו במלוא הזכאות, לצאת לחופשה ממושכת.
כדי לשמור תיעוד מדויק, וודאו שמערכת ניהול ההיעדרויות שלכם, המפחיתה זמן לאחר כל בקשה מאושרת ומציגה לכם ולעובדים שלכם את מאזן היתרות המדויק.
הנתונים שאתם שומרים במערכת יכולים לתת לכם גם תמונה לגבי דפוסי היעדרות: האם יש עליה בלתי מוסברת בימי המחלה? האם ההיעדרויות מתרחשות בעיקר בימי ראשון או חמישי? – נתונים כאלה עלולים להצביע על ירידה במוטיבציה.
היצמדו למדיניות המוגדרת מראש שלכם
ברגע שיש לכם מדיניות היעדרויות, הקפידו עליה. אל תכופפו את הכללים עבור מישהו – זה יכול להוביל אחרים להגיש את אותה בקשה. זה אולי לא נשמע כמו בעיה, אבל עם הזמן, זה עלול להוציא את התרבות הארגונית שלכם מאיזון.
מוטב ליצור מדיניות מקלה כדי שכולם יהיו מרוצים, מבלי להזדקק לטיפול מיוחד. אם למשל אתם מציעים תנאים טובים יותר מהחוק בנוגע לתשלום ימי מחלה, או שאתם מעניקים עוד ימי חופשה בשנה או חופשה ללא הגבלה, הרי שזה צריך לחול על כל העובדים שלכם.
עדכנו את כולם בשינויים במדיניות
אם אתם צריכים לבצע שינויים במדיניות שלכם, הקפידו להכריז עליהם לכל החברה שלכם בצורה ברורה ופומבית. במידת האפשר, קבעו פגישה עם העובדים כדי שתוכלו לשוחח על החששות שלהם ולאסוף את המשוב שלהם. תמיד חשוב לגרום לעובדים להרגיש ששומעים אותם, ואם רוב החברה לא מסכים עם השינויים, תוכלו לחקור גישת מדיניות חלופית שתוכלו לנקוט בה.
השתמשו באוטומציה
שימוש במערכת ניהול היעדרויות מאפשר אוטומציה המפשטת את תהליך בקשת ואישור ההיעדרות. לדוגמה, עובדים יכולים לדווח, אפילו באפליקציה, העל היעדרות בשל מחלה ולהוסיף אישור רפואי כצרופה. העובדים שלכם גם יכולים להגיש בקשות חופשה ישירות למנהל שלהם, שיכול לאשר או לדחות אותן, עפ"י יתרות הזכאות ועפ"י מספר עובדי המחלקה המבקשים חופשה בו זמנית.
תכונות כאלה מפחיתות את העבודה הידנית שעליכם לעשות בכדי לנהל בצורה מיטבית את ההיעדרויות, ומבטיחות שהדברים ימשיכו לפעול בצורה חלקה.
לסיכום, ניהול היעדרויות הוא חיוני לשמירה על פעילות הארגון שלכם בצורה חלקה. זה עוזר לעובדים להרגיש בטוחים שהם יכולים לקחת חופשה כאשר הם זקוקים לה. ומצדכם, זה מסייע לכם לאזן בין בקשות וזכאות העובדים להיעדרות, לבין הצרכים התפעוליים של הארגון, כמו גם לציית לחוק.
למרות שזה משהו שאתם יכולים לכאורה לנהל באופן ידני, אנו ממליצים בחום על מערכת לניהול היעדרויות שמאפשרת אוטומציה ועמידה ברגולציה.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 2,150 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
