הערכת עובדים רציפה – איך עושים את זה נכון

עד לאחרונה, הערכות העובדים היו תהליך שנתי או דו-שנתי לכל היותר – תהליך כפוי בדרך כלל, שמרבית המנהלים הטילו ספק ביעילות שלו לשיפור הביצועים. למעשה, תחושה דומה היתה גם בקרב העובדים, שרק 14% מהם אמרו שהתהליך מעניק להם מוטיבציה להשתפר.
לעומת זאת, כאשר מדברים היום על הערכת עובדים, מדברים על הערכת עובדים רציפה. חברות רבות, ביניהן אדובי, יבמ ודלוייט, כבר הבינו את ההשפעה שיש להערכת עובדים רציפה על העמקת המחוברות (engagement) של העובדים שלהן, על העלייה בפרודוקטיביות ועל שיפור האג'יליות הארגונית.
אבל לא רק החברות מרוצות מכך. גם העובדים חשים שהם מרוויחים מהדיאלוג השוטף עם המנהל שלהם. למעשה, 80% מבני דור ה- Y רוצים פידבק הוגן ובזמן אמת מהמנהלים שלהם. הם מעריכים במיוחד פידבק והכוונה המאפשרים להם להתפתח בעבודתם.
מחקר של גאלופ מעלה כי במקרה של הערכות עובדים רציפות:

• פי 5.2 מהעובדים מסכימים מאוד שהם מקבלים פידבק משמעותי
• פי 3.2 מהעובדים מסכימים מאוד שיש להם מוטיבציה לעשות עבודה מעולה
• פי 2.7 מהעובדים מחוברים ומחויבים יותר לארגון.

אלא שבמחקר של גאלופ גם מציינים שככל שהמעבר מהערכת עובדים שנתית להערכה רציפה הוא מהלך חיובי, חברות רבות אינן מיישמות אותו באופן הנכון.
אז אם גם אתם רוצים לעבור להערכת עובדים רציפה, הנה מה שאתם צריכים לעשות:

1. הכינו את האנשים שלכם לשינוי

אתם לא יכולים לצפות להתלהבות גורפת מצד המנהלים והעובדים כאשר אתם מכניסים לארגון מערכת חדשה להערכת עובדים רציפה.
סביר שיהיו מנהלים שיחשבו שתהליך כזה רק מעמיס עליהם עוד עבודה, וסביר שיהיו עובדים שיחששו שמתחילים לנהל אותם ברמת המיקרו. התפקיד של ה- HR הוא לוודא שמנהלים יבינו כיצד המשוב הרציף יקל עליהם למעשה להניע עובדים, לעורר ולשמר מוטיבציה, ולמקד אותם ביעדים שלהם.
המטרה כאן היא לא רק להקל במעבר למערכת חדשה, אלא לשנות גישה ודפוסי חשיבה קיימים לגבי שיחות המשוב עצמן.

2. הדריכו את המנהלים שלכם כיצד לתת משוב רציף

אל תצאו מנקודת הנחה שמנהלים אשר רגילים לערוך משוב שנתי או חצי-שנתי, שלעיתים הסתכם במתן ציון מסכם לעובד, יוכלו לתת משוב רציף באופן אפקטיבי.
מנהלים רבים מנסים להימנע ממתן משוב שלילי לעובדים עם הישגים נמוכים, ואפילו קשה להם לתת משוב חיובי מחשש לעורר ציפיות לא מציאותיות.
המשוב הרציף יהיה אפקטיבי רק אם למנהלים יהיו הכישורים לנהל דיאלוג פתוח וכן עם העובדים שלכם.
אנחנו ציידנו אתכם בשלל טיפים כיצד להדרך את המנהלים שלכם לעשות זאת נכון:
הדרכים הגרועות ביותר לתת פידבק "קונסטרוקטיבי"
למה "רגעים של גאווה" צריכים להיות חלק בלתי נפרד משיחת משוב והערכת עובדים
6 טיפים שיעזרו לכם להתמודד עם עובדים בעלי הישגים נמוכים
שלושה טיפים לשיחות משוב מעולות
"עשית עבודה טובה. אין תלונות" – גם משוב חיובי יכול להיות בעייתי
קראו גם את המאמר מאת תמר בראל, מנהלת תחום Talent Management בסינריון, שפורסם בכלכליסט: צריכים להעביר שיחות משוב לעובדים? – כך תעשו זאת נכון

3. אפשרו שיח דו-סטרי

ה- HR צריך לוודא שהמנהלים מבינים שמעצם טיבן, שיחות משוב צריכות להיות דיאלוג דו-סטרי. הם צריכים להקשיב לא פחות מאשר לדבר. העובדים צריכים להרגיש שזו הזדמנות לשוחח על האתגרים איתם הם מתמודדים, על העזרה שהם צריכים, ועל רעיונות אלטרנטיביים לשיפור ביצועים.
הדיאלוג התכוף הוא הזדמנות לדבר על מה מתנהל נכון יותר ומה נכון פחות, על בסיס דוגמאות מהעבר הקרוב, ולדסקס את העתיד. זאת בניגוד לשיחות שנתיות שבמהלכן ניסו בעיקר לשחזר מה קרה במהלך השנה החולפת.

4. ציידו את המנהלים והעובדים בכלים התומכים במשוב רציף

מערכת להערכת עובדים, לניהול ביצועים ויעדים, המאפשרת משוב רציף, הופכת את התהליך ל"דרך שבה עושים את זה נכון".
בעזרת המערכת יכולים העובדים לעדכן את המנהלים, גם באפליקציה, באשר לפעילות שהם מבצעים למימוש היעדים, התעדוף שלהם ומידת ההתקדמות; לבקש ולשתף משוב מעמיתים בזמן אמת לגבי ההישגים שלהם; לתעד תקצירים של הישגים בכדי לדון בהם בשיחות פנים-אל-פנים, ולהתכונן היטב לשיחות המשוב.
המנהלים יכולים לנהל מעקב התקדמות של אנשי הצוות ביחס ליעדים, לוודא הם עובדים על מה שחשוב, ולתת בקלות משוב בר-ביצוע; לגשת למידע אודות פעילות, הישגים ומשוב, בכדי לנהל שיחות משוב יעילות בפגישות פנים-אל-פנים עם עובדים; לשתף בהכוונה אישית, בדגש על מה שעשו היטב ומה ניתן לעשות על מנת לשפר את ביצועיהם בעתיד.

5. הסכמים צריך לקיים

אין דבר מתסכל יותר מבחינת עובד, משיחת משוב בה הובטח לו כי ישקיעו בפיתוח שלו או שהוא מועמד פוטנציאלי לניוד או קידום, ולגלות לאחר מכן שההבטחות האלה נעלמו כאילו בלעה אותן האדמה. אם המנהלים אינם פועלים על פי מה שסוכם, הם פוגעים קריטית במחוברות העובד לארגון ומסתכנים בעזיבה שלו.
לכן, חשוב לא לתת הבטחות גדולות שאחר כך אי אפשר לקיים. אם אין לכם תקציב לשלוח עובד לקורס, צריך להבהיר זאת לעובד ולהציע חלופה כגון להצמיד אותו למנטור שיחנוך אותו.
משוב רציף בונה את הקשר בין עובדים למנהלים, כך שגם במקרה שלא ניתן לתת מענה לרצון העובד, אפשר לקיים שיח לגבי חלופות.

משוב אפקטיבי מצריך הסתכלות מעבר למדידת הביצועים של העובד ולתפיסות העבר המוגבלות של המנהלים. וזה אומר שצריך להכשיר את המנהלים לקיים משוב רציף של שיחות פתוחות, אמתיות וכנות ולשאול מה הכי מעניין את העובד, במה הוא מצטיין, ומהן השאיפות שלו.

הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו!