יותר מדי עובדים חוטפים "פרפרים בבטן" כשהם מקבלים זימון לשיחת משוב.
במאמר שהתפרסם ב- Harvard Business Review תחת הכותרת "כשל המשוב", מסבירים הכותבים מרקוס בקינגהאם ואשלי גודול, כי "במשך שנים מנהלים עודדו לשבח ולבקר בכנות כמעט כל מה שעובדים עושים. אך מתברר שמשוב אינו עוזר לעובדים לשגשג.
ראשית, מחקרים מראים שאנשים לא יכולים לדרג באופן מהימן את ביצועיהם של אחרים: יותר מ -50% מהדירוג משקף את המאפיינים של המנהל, ולא את זה של העובד.
שנית, מדעי המוח מגלים כי ביקורת מעוררת את תגובת ה"להילחם או לברוח" (fight or flight) של המוח, אשר מעכבת את הלמידה.
אחרון, מצוינות נראית שונה בעיניי כל פרט, ולכן לא ניתן להגדיר אותה מראש ולהעביר אותה מאדם אחד לאחר. זה גם לא ההפך מכישלון.
מנהלים לעולם לא יפיקו ביצועים נהדרים על ידי זיהוי מה שהם חושבים כישלון ואומרים לאנשים כיצד לתקן זאת.
במקום זאת, כאשר מנהלים רואים תוצאה נהדרת, עליהם לפנות לאדם שיצר אותה, לומר, "כן! זהו!", ולשתף את התרשמותם מדוע זו הייתה הצלחה. מדעי המוח מראים שאנחנו משגשגים יותר כאשר אנשים מתמקדים בחוזקות שלנו. הלמידה נשענת על ההבנה שלנו מה אנחנו עושים טוב, ולא על מה שאנחנו עושים בצורה גרועה, ובטח שלא על התחושה של מישהו אחר לגבי מה שאנחנו עושים בצורה גרועה".
כל כך הרבה מהמשוב שמקבלים עובדים מרגיש בעיניהם כמו מתקפת פתע. פעמים רבות הוא מעורפל, לעתים קרובות הוא מועבר בצורה גרועה או שניתן בדיעבד, כאשר הוא כבר חסר תועלת. אז מה הפלא שחווית קבלת המשוב מותירה אותנו לעיתים קרובות מדי בתחושה מובסת, מתגוננת או כועסת…
היחס של עובדים לתהליך המשוב הוא פעמים רבות עקב האכילס של מנהלים. כמנהל, אם אינך מצליח לשלוט במשוב באופן המעודד למידה וצמיחה עבור האנשים שלך, אתה (והצוותים שלך) לא תצליחו לממש את מלוא הפוטנציאל שלכם.
בכדי לשפר את המשוב, ראשית עלינו להכיר בפגם המרכזי של משוב שמתמקד כמעט אך ורק בביקורת על ביצועי העבר, שלא ניתן כבר לשנות.
כדי להשתפר בעתיד, עובדים זקוקים לכלים שיעשירו ויעצימו אותם, ויעזרו להם לשנות את ההתנהגויות והמעשים שלהם – במקום ביקורת, הם זקוקים לייעוץ, הצעות והדרכה. במקום למקד את השיחה בהערכה או בביקורת על ביצועי העבר, שימו את הדגש על הצעות והכוונה כיצד להגיע לתוצאה טובה יותר בעתיד.
איך עושים זאת?
1. מנהלים – חישבו כמו מאמנים
אם נעשה לרגע אנלוגיות מעולם הספורט, הרי שמאמן ריצה צריך להתמקד באופן בו ניתן לשפר תוצאות במרוץ הבא. את תוצאות המרוץ הקודם, לא ניתן לשנות. הדבר היחיד שאתה יכול לשנות הוא את מה שיקרה בעתיד.
כך גם בהורות. אם ילדכם לא הצליח בבחינה, לא תוכלו לשנות את הציון. תוכלו רק להדריך אותו כיצד יוכל להשיג תוצאות טובות יותר בעתיד.
2. שאלו שאלות במבט אל העתיד
ישנם מגוון תהליכי משוב בכל ארגון. ביקורות על ביצועים, משוב עמית לעמית, הערכות 360 מעלות, ועוד.
הרחבת המשוב גם למשוב עמיתים ו- 360 מעלות, מומלצת שכן היא פותחת נקודות מבט נוספות ושונות, אודות העובד, וכפי שנכתב במאמר "מצוינות נראית שונה בעיניי כל פרט".
מנהלים – במקום להתרכז בבעיות שמנעו מהעובד לממש את היעדים בעבר, התמקדו בהכוונה אישית, בדגש על מה שעשו היטב ומה ניתן לעשות על מנת לשפר את ביצועיהם בעתיד – שאלו את העובד על רעיונות והצעות כיצד להשתפר בעתיד. כפי שנכתב במאמר ב- HBR "מנהלים לעולם לא יפיקו ביצועים נהדרים על ידי זיהוי מה שהם חושבים כישלון ואומרים לאנשים כיצד לתקן זאת. במקום זאת, כאשר מנהלים רואים תוצאה נהדרת, עליהם לפנות לאדם שיצר אותה, לומר, "כן! זהו!", ולשתף את התרשמותם מדוע זו הייתה הצלחה."
3. הבחינו בין מדידת ביצועים לבין משוב
מטרת המשוב היא לתמוך בלמידה ובצמיחה. אין לראות בו או להשתמש בו ככלי למדידת ביצועים.
זה לא אומר שלא צריך למדוד ביצועים. השלב הראשון של מדידת ביצועים הוא יצירת ציפיות ברורות בכל הנוגע לאופן בו הביצועים של העובד יימדדו ויוערכו. אם עושים זאת נכון, השיחה על האם העובד עומד בציפיות, די פשוטה. זהו הבסיס לשיחת משוב. זה עוזר למקד היכן ואיזה סוג של שאלות אתה צריך לשאול – היכן העובד צריך או רוצה לפתח את כישוריו.
אם הציפיות לא נקבעו מלכתחילה, אזי מנהלים נוטים לתת "משוב" ביקורתי כצורה של מדידת ביצועים. ומכיוון שמדידות אלו קשורות לעיתים קרובות להעלאות שכר, ההימור גבוה, מה שרק מעצים את כל הבעיות האחרות שיש במשוב מסוג זה.
שינוי הפרדיגמה
גישת משוב לפי ציפיות לעתיד, משמשת במקומות רבים בהם הצמיחה והלמידה הם בראש סדר העדיפויות: הורות, הוראה, אימון ועוד. חבל שלא רואים אותה מספיק בעולם העבודה. אבל אתם יכולים לשנות את זה.
אולי יהיה קשה להעביר את כל הארגון לגישה זו, אבל כל מנהל בפני עצמו, יכול להתחיל ליישם אותה ולראות את ההשפעה החיובית שלה כבר בפעם הראשונה שישתמש בה.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 1,800 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה..
