מנהלים טובים רוצים עובדים המחוברים ליעדי הארגון, שבעי רצון בעבודתם ומבצעים את עבודתם על הצד הטוב ביותר.
אלא שתמיד יש עובדים שמשתרכים מאחור. כולנו מכירים את אלה שבקביעות מפספסים את הדד-ליין, או מגישים עבודה ברמה פחות ממספקת, או מורידים את המורל בגישתם השלילית.
ברגע שמזהים עובדים כאלה, מנהלים צריכים לפעול בזריזות על-מנת להחזיר אותם למסלול הנכון, בכדי שהצוות יוכל להתקדם.
אז קבלו את שבעת השלבים האפקטיביים לשיפור הביצועים של עובדים כאלה:
1. הגדירו מה הבעיה בדיוק
אף אחד לא אוהב לקבל משוב שלילי, ומסתבר שגם לא לתת אותו.
זה אך טבעי שכאשר מנהל חושש לפגוע ברגשות העובד או לעורר התנגדות, הוא נוטה להמתיק את הגלולה המרה. אלא שחשוב שכאשר העובד יוצא משיחת משוב עם המנהל שלו, הוא יבין מה בדיוק הבעיה, את חומרתה, ומה הוא צריך ויכול לעשות ע"מ להשתפר.
מנהלים רבים נוקטים ב"שיטת הסנדוויץ'" המוכרת כדרך לעטוף משוב גרוע בין שתי פיסות של משוב חיובי. הנחת היסוד של תפיסה זו היא שהעובד ירגיש מוערך, גם בזמן שדורשים ממנו לשפר ביצועים. אלא ששוב, על העובד להבין בדיוק באילו תחומים הוא צריך להשתפר, ושתהייה לו תמונה ברורה מה נחשב להצלחה.
2. בקשו את הפידבק של העובד
מנהלים רבים מתקשים להבחין בין קשיים אמתיים ונסיבות לגיטימיות שהובילו לאי עמידה של העובד ביעדים, ודוחים אותם בטענה שאילו תירוצים.
הישגים נמוכים אינם בהכרח כפי שהם נראים. לעיתים יש סיבה לכך שעובד עושה למשל טעויות תכופות, או שפשוט הפסיק להשקיע.
צריך לרדת לעומקם של הדברים: האם העובד עמוס בעבודה ופשוט לא יודע לתעדף? האם שינוי בתפקיד שלו הותיר אותו לא מוכן וזקוק להדרכות נוספות על מנת שיוכל לעמוד באחריות החדשה שמוטלת עליו?
לא רק שעל המנהלים להיות פתוחים לביקורת ולהצעות מצד העובד, אלא שעליהם למעשה לבקש אותן. אם העובד באמת מאמין שיש משהו שמעכב אותו מלממש הישגים, יתכן שתוכלו לעבוד יחד לקראת פתרון משותף.
הקשבה למה שיש לעובד לומר, עשויה לגלות שהפתרון קל משחשבתם. אם עובד מתלונן שסביבת העבודה הרועשת מפריעה לו להתרכז בעבודתו, יתכן שתוכלו פשוט להעביר אותו לאזור שקט יותר – אם לא תשאלו, לא תדעו.
3. נקטו בגישה מותאמת אישית
אין שיטה אחת לעידוד מוטיבציה שעובדת על כולם.
מנהל טוב מכיר היטב מה מניע כל חבר צוות שלו, ותופר פתרון למידותיו. למשל, אם העובד מעדיף לעבוד עצמאית, תנו לו חופש פעולה ואל תעסקו במיקרו-מנג'מנט.
כך גם בנוגע ליעדים. עליכם לדעת מי יעדיף לקבל מכם הכוונה בכל שלב של פרויקט, ומי יעדיף לעבוד עליו לבד ולהציג אותו כשהסתיים (בזמן).
כפי שקורט קופמן ומרקוס בקינגהאם מייעצים ב"ראשית שיברו את כל הכללים" (First, Break All The Rules: What The Worlds Greatest Managers Do Differently), עליכם תמיד לחפש, לפתח ולשפר חוזקות במקום לבקר או להיטפל לחולשות. זה עוזר לבנות את הביטחון של העובד ובסופו של דבר, מוביל לתוצאות – מוטיבציה וכישרון, במקום פחד מכישלון.
4. הגדירו ציפיות ברורות
וודאו שחברי הצוות שלכם מודעים למה שאתם מצפים מהם ומתי. לאחר שהתאמתם את הגישה שלכם לצרכים של כל אחד מחברי הצוות שלך, עליכם לקבוע תאריך בכדי למדוד כיצד הדברים מתקדמים. חשוב מכך, על כל עובד לדעת בדיוק מה הוא צריך לעשות עד לתאריך זה.
אם למשל יש לכם עובד שמאחר באופן כרוני לעבודה, אל תאמרו לו "תשתדל להגיע בזמן בבוקר", אלא "במהלך שלושת החודשים הבאים, אני רוצה שתגיע בזמן". יתרה מזו, בדקו עם העובד למה הוא מאחר. אולי לוקח לו יותר זמן 'להתניע' בבוקר והוא נעשה פרודוקטיבי בשעות מאוחרות יותר, או אולי יש לו סבב ארוך של הורדת ילדים בבתי הספר. לכל דבר כזה יש פתרון, אם מראים קצת גמישות.
כמו כן, בחנו האם הביצועים לקויים נובעים מחוסר עניין במשימות או בפרויקטים הנוכחיים של העובד. בדקו מה הם מעדיפים לעשות על בסיס יומיומי ולאיזה כיוון הם רוצים להגיע עם הקריירה שלהם. הצגת עניין אמיתי בהצלחת העובד, יכולה להיות הצעד הראשון שמניע אותו ומניב תוצאות טובות יותר בטווח הרחוק.
5. הוקירו עובדים על שיפור
מתן תגמול לעובד שמשפר ביצועים עלול להיות בעייתי לפעמים. מנהלים רבים סבורים שתמריצים והטבות הן הדרך הטובה ביותר להפגין הערכה, אך לעיתים קרובות שבחים מילוליים, או אפילו ההבטחה לקידום הקריירה (אם העבודה הטובה תימשך) יעילים יותר בהנעת חברי צוות.
בקיצור: הצהירו בצורה ברורה כי עבודה טובה זוכה להוקרה – ולא רק עם כרטיס מתנה לבית הקפה בקניון הקרוב.
6. התריעו כשאין שיפור
אם הצבתם יעדים וציפיות ברורים העובד לא עשה את מה שביקשתם, יתכן שיהיה צורך לתת לו התראה בעל-פה או בכתב. נזיפה רשמית עשויה להספיק בכדי להבהיר לעובד שהדאגות או האבחנות שלכם חמורות יותר משחשב בעבר. תעדו אירועים משמעותיים כאלה במערכת הערכת העובדים או בתיק האישי של העובד. חשוב שתבהירו שעבודה טובה זוכה להוקרה, ואילו עבודה גרועה מביאה את ההפך.
7. החליטו מתי לשחרר
המפתח לשינוי התנהגות הוא הגדרת דרך פעולה ברורה, המוסכמת על שני הצדדים.
זהו כלים שיכולים לסייע לעובד להשתפר: הזמינו עבור העובד הדרכות ואפשרו לו זמן ללמידה. קבעו מפגשי עדכון דו-שבועיים בכדי להעריך התקדמות ולהתמודד עם חסמים שעלולים לצוץ.
הבהירו לעובד שאתם רוצים בהצלחתו, תומכים בו על מנת שיביא את יכולותיו לכלל מיצוי ועוזרים לו להתגבר על המכשולים בדרך.
אבל אם אתם רואים שלמרות כל המאמצים מצד הארגון, התוצאות לא ישתפרו, יתכן שהגיע הזמן לעשות צעד סופי וקשה.
חוסר מוטיבציה במקום העבודה יכול פשוט להיות סימן לכך שהחברה והעובד אינם מתאימים. אם זה המקרה, יש מעט מאוד שניתן לעשות. למרות שמדובר במשימה שאף מנהל לא שש לעשות, יתכן שעדיף להיפרד. מנהלים טובים יודעים מתי מיצו כל מהלך אפשרי ומתי הגיע זמן להיפרד לטובת כולם, אבל אך ורק לאחר שהשקיעו את הזמן ועשו מאמץ כדי לנסות ולפתור בעיות, ולמרות זאת לא חל שיפור משמעותי.
ואל תשכחו – כל שאר חברי הצוות בוחנים כיצד אתם מתנהלים מול עובדים עם ביצועים נמוכים. אז אם עשיתם כל מאמץ וזה לא עזר, פרידה היא בלתי נמנעת, לפני שחוסר המוטיבציה של עובד כזה ישפיע גם על שאר העובדים.
הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו!
