איך להתמודד עם שיחת משוב קשה

הזמן של הערכות העובדים ושיחות המשוב מתקרב. אף אחד לא אוהב לקבל משוב שלילי ומסתבר שגם לא לתת.
אם אתם כמו מרבית המנהלים (ואנשים בכלל), סביר שמתן משוב כזה לעובדים שלכם, היא אחת המשימות שאתם הכי נרתעים מהן במסגרת עבודתכם. לרוב זה נובע מחשש שהעובד יגיב בכעס ואולי אפילו ייגרר לאישומים של התעמרות או אפליה.
אבל מה בדיוק תשיגו אם תתעלמו מהבעיות?

אם הביצועים של עובד שלכם ירדו, או שהוא עושה טעות אחת אחר השנייה, או שיש בעיות התנהגותיות, חשוב שתטפלו בבעיה. אם לא תתייחסו לנושא, לא רק שהביצועים של העובד לא ישתפרו, אלא שעלול להיות לכך 'נזק היקפי' שמתבטא בירידה בפרודוקטיביות ובמורל של שאר הצוות.

אז מה עושים?

1. התכוננו לשיחת המשוב

ברור שצריך להתכונן לכל פגישה בנושא הערכת עובדים, אבל על אחת כמה וכמה כאשר היא צפויה להיות קשה.
התמקדו בנושאים החשובים, חישבו היטב על מה שברצונכם לומר וכיצד תבטיחו שהמסר נקלט. וודאו שיש לכם דוגמאות קונקרטיות לטעויות שהעובד עשה. יש הבדל מהותי בין מסר כגון "שמתי לב שבשבוע שעבר היו 3 מקרים בהם לא חזרת ללקוח במסגרת פרק הזמן המתחייב" לעומת מסר מעורפל כמו "אתה לא מגיב מספיק מהר ללקוחות".
קצת הכנות לתרחישים שונים לפני המפגש, והביטחון העצמי עולה.

2. פתחו תובנות

אם אתם עומדים לתת פידבק שלילי, וודאו שיש לכם את התמונה המלאה ואתם הוגנים לחלוטין. בססו את הטיעונים שלכם על מה שאתם ראיתם בעצמכם, ולא על סמך משהו שמישהו אמר לכם. יתכן תרצו לבדוק את התובנות שלכם מול גורמים נוספים, על-מנת לקבל גם את הפרספקטיבה שלהם, אבל תמיד תזכרו לקבל זאת בעירבון מוגבל כי לכל אחד יש את האג'נדה שלו.
וודאו שאתם נותנים משוב על בסיס הביצועים של העובד ולא על בסיס האישיות שלו. כולנו היינו רוצים להיות מוקפים באנשים שאנחנו מחבבים ומכבדים, אבל בפועל, בכל מקום עבודה יש מישהו ש'מעלה לנו את הסעיף'. אל תגררו למתן משוב שלילי רק משום שאתם לא מסמפתים את מי שיושב לפניכם.

3. צרו אוירה מתאימה

וודאו שהסביבה בה מתקיים המשוב תורמת לדיאלוג פתוח, הוגן וחשוב מכל, פרטי. הקדישו לשיחה מספיק זמן בכדי שהעובד יוכל להתייחס למשוב שלכם, שאם לא כן, הוא יכול לחוש ממורמר, ובצדק, כיוון שלא הקשבתם למה שהיה לו לומר.
חישבו עם שפת הגוף שלכם ועל האופן בו אתם מנסחים את דבריכם. כדאי שתתחילו בציון נקודות חיוביות, ואת טענותיכם השמיעו בנימה רגועה ואובייקטיבית, ולא באופן שיפוטי או מאשים. סביר להניח שכך תצליחו לנהל שיח שהטונים בו לא עולים.

4. התכוננו להתמודד עם התפרצות רגשות

פתחנו ואמרנו שקשה לכל אחד לקבל משוב שלילי, אז לא פלא שיחות קשות עלולות להביא את העובד להתפרצות רגשות, לסירוב להכיר בעובדות ואפילו לטריקת הדלת מאחוריו.
חישבו כיצד תגיבו אם מי שיושב מולכם יפרוץ בבכי, יאבד את קור הרוח או יסרב לדבר… מה תעשו בכדי להחזיר את התהליך למסלול הנכון? חישבו גם על התגובה האמוציונאלית שלכם. לדוגמה, אם אתם מתרגזים בקלות, כיצד תשלטו ברגשותיכם, בכדי שהמצב לא יתדרדר הלאה. אם העניינים מתלהטים יותר מדי, הקפידו לרשום לעצמכם כמה נקודות מיד עם סיום הפגישה, על מנת שבהמשך יהיה לכם תיעוד למה שנאמר.

5. התכוננו ללא צפוי

התכוננו לכך שהמשוב לא יתנהל בדיוק כפי שתכננתם. לפעמים תגלו שטמנו לכם מוקשים ושהעובד יעלה טענות לא צפויות כגון, "למה קידמתם את X ולא אותי" או " למה לא קיבלתי העלאה בשכר כמו Y" או "למה אני היחידי בצוות שלא נשלח להשתלמות באילת" וכד'.
בשיחה עלולים להעלות כל מיני נושאים אישיים שלא הייתם מודעים להם. לעיתים, מתחת לפני השטח, מתרחשים דברים המובילים לירידה בביצועים, כמו התנהגות לא נאותה של קולגות, או נושאים אישיים כמו מחלה או גירושים שלא היו ידועים לכם עד לאותה נקודה.
בכל מקרה, התייחסותכם לנושא צריכה להיות שקולה ואם אפשר תומכת, אך אל תמהרו לתת הבטחות שווא במקום, לפני שחשבתם על הנושא לעומק.

6. הסכימו על דרך פעולה

בשלב הבא, צריך להפסיק להתייחס למה היה ולהתחיל לדבר על העתיד. את שיחת המשוב יש לסיים בתוכנית פעולה.
הגיעו עם העובד להסכמה לגבי היעדים שנקבעו לו, מה צריך להשתנות, כיצד יוכל לעמוד במטרה ומה אתם עושים על-מנת לסייע לו להשתפר. יהיה הרבה יותר קל לרתום את העובד לנושא, אם ירגיש שהיה חלק מהשיחה.
בכל מקרה, העובד צריך לעזוב את החדר לא לפני שהבין לחלוטין למה מצפים ממנו, ומהן ההשלכות והשלבים הבאים במידה שלא ישתפר. תעדו את ההסכמה בכתב במערכת הערכת העובדים, וקבעו לוחות זמנים למעקב אחר קצב ההתקדמות.

בהזדמנות זו, אנו ממליצים לכם לקרוא פוסטים נוספים שלנו בנושא הערכות עובדים ושיחות משוב:
למה "רגעים של גאווה" צריכים להיות חלק בלתי נפרד משיחת משוב והערכת עובדים
הדרכים הגרועות ביותר לתת פידבק "קונסטרוקטיבי"

יש לכם טיפים נופים? – שתפו אותנו

הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו!