במאמר שפורסם בכלכליסט תחת הכותרת "הערכת עובדים שנתית – סיוט מביך וחסר אפקטיביות" מסכמת הכותבת, מיכל ברוש, סמנכ"לית משאבי אנוש ישראל ואירופה ב-Skai, את מה שאמרנו כבר לא פעם בפוסטים שלנו:
"מנהלים צריכים ללמוד לבצע שיחות משמעותיות, דו-כיווניות ותכופות עם עובדים, להגדיר ציפיות ברורות וחזון של הצלחה, לעקוב אחרי ההתקדמות, לפנות מכשולים, לחגוג הצלחות, ובכלל, לייצר שיח מתמשך של אכפתיות ואמפתיה, תוך היכרות אמיתית של החוזקות והעניין של העובדים."
כן, העידן של הערכת עובדים שנתית, הסתיים. זהו תהליך שצריך לעשות בתדירות גבוהה בהרבה, ולספק לעובדים משוב שוטף.
הערכת ביצועים טובה היא מיומנות, כזו שמנהלים צריכים לפתח אם הם רוצים שתהייה מועילה ותניב תוצאות משופרות. אם תשאלו את השאלות הלא נכונות, במקרה הטוב, זה יהיה בזבוז זמן, ובמקרה הרע, הן עלולות לפגוע באופן אקטיבי בעובדים שלכם ולהתפרש כהתקפה אישית.
אם לא תשאלו שאלות בונות ומשמעותיות, העובדים שלכם עלולים לחוות ירידה במוטיבציה והידרדרות היחסים במקום העבודה.
לעומת זאת, כאשר אתם שואלים את השאלות הנכונות, אתם הופכים את פגישת ההערכה לפרודוקטיבית.
אנשים מגיבים בחיוב למשוב בונה מכיוון שהוא מעודד אותם להתמקד בשיפור. שאלות טובות מוציאות את המיטב מהעובדים שלכם. הן גם מאפשרת לכם להעמיק בבעיות של העובד ולהבין את האתגרים איתם הוא מתמודד.
הערכת עובדים טובה צריכה להיות בנויה בצורה הגיונית. אתם צריכים לשאול שאלות בזרימה הגיונית ורציונלית הכוללת שאילת שאלות רלוונטיות בזו אחר זו.
עיצבנו עבורכם את המתווה הבא כדי לעזור לכם לנסח את השאלות הטובות ביותר. אתם לא חייבים לעקוב אחריו מילה במילה, אבל הוא ינחה אתכם בכיוון הנכון.
1. מדידת ביצועים כוללים
הדרך הטובה ביותר להתחיל פגישת הערכת עובדים היא לאמוד את הביצועים הכוללים של העובד, ולקבל פרספקטיבה כללית ע"מ להתעמק בנושאים ספציפיים והיבטים של ביצועים.
ניתן לקבל תמונה כוללת זו באמצעות שאלות אובייקטיביות רלוונטיות כגון "מה מניע אותך לעשות את העבודה שלך?", או "האם אתה מרגיש מרוצה מהביצועים הכוללים שלך בעבודה?".
שאלות אלו עוזרות להעמיק את ההבנה שלכם לגבי התפישה של העובד – מה הוא חושב על הביצועים שלו. זכרו שהתשובות של העובד הן רק נקודת המבט שלו, אז נסו לאזן את התפישה שלהו עם נתוני ביצועי עובדים אובייקטיביים.
המנעו מלשאול שאלות מעורפלות או מפחידות כמו "איך היית מדרג את הביצועים שלך מתוך 10?". הן רק מוסיפות לחרדה של העובד, וזה עלול להפוך את השיח לעוין.
חלק זה של הפגישה אמור להסתיים בכך שיש לכם מבט כולל ומדויק לגבי הפרופיל של העובד.
2. מיקוד בחוזקות
בשלב השני התמקדו בחוזקות של העובד וזכרו שגישה חיובית לדברים מעלה את המורל של העובד שלכם ומקלה על הטיפול בבעיות בהמשך.
בשלב זה, שאלו שאלות כגון "אילו חוזקות אישיות לדעתך עוזרות לך ביותר בעבודה שלך?", או "מה אתה מרגיש הופך אותך לעובד טוב?".
כאשר אתם מנסחים שאלות בצורה חיובית, גם העובדים שלכם יראו אותן באור טוב יותר. אתם תתגלו כמנהלים אכפתיים ודואגים להם. שאלות אלו נותנות לעובדים שלכם הזדמנות לחלוק איתכם את דעותיהם או חששותיהם.
אחת המטרות שלכם היא להבין טוב יותר את הלך הרוח של העובדים מבחינת החוזקות שלהם. אתם רוצים להצביע בדיוק על הדברים שהעובדים שלכם מאמינים שהם עושים הכי טוב שאפשר ולהבין עד כמה ההערכות שלהם לגבי הכישורים שלהם אכן מדויקים. ניתן לעשות זאת גם באמצעות הערכה עצמית של העובד במערכת הערכת העובדים, ולזהות את הפערים בין הערכת העובד להערכה שלכם.
3. זיהוי נושאים שדורשים שיפור
לאחר שהבנתם מה העובדים שלכם מרגישים שהם עושים הכי טוב, הגיע הזמן להתמקד במה שהם עושים פחות טוב. לכל עובד, לא משנה עד כמה הוא מיומן או מנוסה, תמיד יהיו תחומים שדורשים שיפור. לפעמים, הוא יזהה את זה, ולפעמים תצטרכו להנחות אותם.
בשלב זה שאלו את העובד לגבי דעתו על התחומים החלשים ביותר שלו, אבל הקפידו שלא לנסח את השאלות בצורה עוינת. שאלו משהו כמו "במה אתה רוצה להתמקד בשיפור הכי הרבה?". הימנעו מלשאול משהו כמו "מה הבעיה הכי גדולה שלך?". הניסוח החיובי מאפשר לדון בבעיות של העובד – נושא שהוא שנוי במחלוקת באופן טבעי.
חשוב לנקוט בזהירות מרבית, מכיוון שעובדים יכולים בקלות רבה לפרש שאלות סביב הבעיות שלהם כעוינות. אף אחד לא נהנה לקבל שיפוט ערכי על עצמו, ולכן חשוב להתייחס למידע כזה בזהירות. אתם לא רוצים שהעובד ירגיש חוסר ביטחון ויאטם לביקורת. דיון זהיר יוביל לשיפור וייתן לעובד תחושת ייעוד מחודשת ונחישות מוגברת.
4. מיקוד בתפקיד הנוכחי
כעת הגיע הזמן להתמקד בתפקיד הנוכחי של העובד שלכם במטרה לפתח תפישה קונקרטית של המשימות שלו ולהבהיר כל מה שדרוש.
השאלות הרלוונטיות שעליכם לשאול הן "מהי המטרה מספר אחת שלך בתפקיד הנוכחי שלך?", ו"אילו משימות אתה הכי נהנה להשלים?".
שאלות אלו יבהירו את ההבנה של העובד לגבי המשרה שלו. מומלץ שתערכו רשימה של כל התפישות המוטעות של העובד, ולאחר מכן התמקדו בתיקון התפישות השגויות הללו. העובדים צריכים להבין מה המטרה שלהם בארגון. רק כך ניתן לאתם ציפיות ולהתקדם לשלב הבא.
5. מה הלאה?
בשלב זה הגיע הזמן לתת לעובד הצצה אל המחר, ולהבהיר את עתיד העובד שלך בחברה שלכם: מה הוא יכול ומה הוא לא יכול להשיג, כמו גם אילו מיומנויות הוא צריך ע"מ לעשות זאת.
שאלו שאלות כגון "איזה תפקיד יכול לעניין אותך בעתיד?", ו"מהן היעדים החשובים ביותר שלך ברבעון הבא?". כך תוכלו לאמוד את רמת התכנון העתידי של העובד שלך ולסייע לו בעבודה לקראת יעדים אלו.
לאחר שתקבלו את תשובות העובד, עליכם לנווט את השיחה במונחים של מה הוא יכול להשיג באופן ריאלי במסגרת זמן נתונה, וכיצד: מהם הכישורים, הניסיון וההישגים שהוא צריך כדי להגשים את שאיפותיו. פעולה זו תניע את העובד מכיוון שתהיה לו פרספקטיבה טובה יותר על מה שעליו לעשות. מטרת שלב זה היא לתת לעובד תמונה אופטימית לגבי עתידו.
6. יחסי עובד-מנהל
עכשיו הזמן להתמקד במערכת היחסים של העובדים ושלכם. עובד יכול להיות האדם השאפתני והמוכשר ביותר בעולם, אבל אם הוא יראה את הממונה הישיר שלו, אתה, כמחסום לשאיפותיו, מערכת היחסים תתדרדר. המטרה של חלק הזה היא לחקור את דעתו של העובד שלך עליך, הממונה עליו, ולתת להם תקווה שהדאגות שלהם יטופלו.
עליכם לשאול שאלות כגון "מה אני יכול לעשות כדי שהעבודה תהיה טובה יותר עבורך?" ו"איך אתה מרגיש לגבי העבודה תחת הנהגתי?". שאלות אלו יעניקו לעובדים שלכם את חופש הביטוי להעביר אליכם את חששותיהם בצורה רגועה ורציונלית.
זכרו שלא להכריח את העובדים לחשוף מידע שהם לא רוצים – הם צריכים להרגיש שזו הזמנה ידידותית להציע ביקורת בונה כדי לתקן כל בעיות ניהול שהם מתמודדים איתם. עליכם להרגיע את העובד שהדאגות שלו יטופלו. ההתקדמות תלויה רק בתחושת העובד הזה בתחושה שהבעיות שלו עומדות להיפתר.
אתם תדעו ששיחת הערכת הביצועים היתה מוצלחת, אם, לאחר סיומה, לעובדים שלכם יש הבנה טובה יותר של תפקידם, החוזקות, החולשות, השאיפות, המגבלות והבעיות שלהם. הפגישה אמורה לספק לעובדים שלכם תחושה מחודשת של מטרה ומוטיבציה, להמריץ אותם לעבוד טוב יותר בהמשך. כל עוד השאלות ששאלתם אותם היו ישירות, אובייקטיביות, ברורות ומלאות תובנה, הפגישה שלכם תהיה הצלחה גדולה שתניב תוצאות משופרות.
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר למעלה מ- 1,950 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
