כאשר האנשים שלכם עובדים מרחוק, קשה יותר למדוד במדויק את הפעילות והתוצאות שלהם. אבל זה לא הופך את תהליך הערכת הביצועים והמשוב השוטף לפחות חשוב.
בין אם מדובר בשיחת משוב פורמלית או בבדיקה שבועית או חודשית פשוטה עם המנהל שלהם, עובדים רוצים לקבל משוב תכוף על הביצועים שלהם. מחקר של ג'ובליסט, מעלה שכמעט 60% מהעובדים אמרו כי קבלת משוב על בסיס קבוע מגבירה את המוטיבציה שלהם. המחקר גם מראה כי 45% מהם רוצים לקבל משוב בשיחה פנים-אל-פנים, בפער עצום ביחס לקבלת משוב בפגישות א-פומליות (19.8%) או בכתב (14.4%).
העובדה שבחודשים האחרונים עובדים רבים עבדו מהבית ושרבים עדיין עובדים מרחוק, מעלה את השאלה האם יש להמתין עם הערכות הביצועים ושיחות המשוב? – המומחים אומרים שלא! – צריך להתאים את התהליך כך שיתן מענה לנורמה החדשה של עבודה מרחוק.
"תהליך הערכת הביצועים עוסק בתפישה שהעסק בריא ודואג לעתיד עובדיו", אומרת דבורה רולנד, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת CareerArc. "אנשים צריכים ביטחון, ובזמנים אלה, עם כל כך הרבה מפוטרים, תחושה הביטחון מתערערת. הערכות ביצועים הן זמן נהדר לקחת נשימה עמוקה, לראות איפה היית ולהעריך לאן אתה הולך. אנשים שעבודתם לא נפגעה בעקבות המשבר, ככל הנראה עובדים ממש קשה וצריך להכיר בכך באופן רשמי".
בין אם כבר חזרתם לעבודה במשרד ובין אם לא, מנהלים צריכים לנקוט בגישה מותאמת לנסיבות החודשים האחרונים בתהליך הערכת ביצועים ושיחות משוב. אז מה המומחים ממליצים לעשות?
אם עדיין לא עשיתם את זה, זה הזמן לעבור להערכת ביצועים ושיחות משוב שוטפות
ניהול ביצועים הוא תהליך מתמשך. זה לא מתחיל ונגמר בשיחות הערכת עובדים ומשוב שנתיים או דו-שנתיים.
בעולם של כלכלה דינאמית זה נכון בשגרה, ועל אחת כמה וכמה, בעת הנוכחית בה צריך להיות רגישים לכל שינוי עסקי ולהתאים את היעדים לתנאים המשתנים.
היעדים שקבעתם בתחילת 2020 עדיין רלוונטיים? – סביר להניח שלא. לכן, רק באמצעות תהליך הערכה רציף תוכלו לעודד שיח ומשוב תכוף בין עובדים למנהלים, ולסייע להם לקיים תהליך מובנה של התאמות יעדים ושיפור ביצועים.
ניהול אפקטיבי מחייב תהליך התומך במשוב מתמשך בזמן אמת, אחד על אחד, ומגוון סקרי מעורבות כדי לעקוב אחר הביצועים. זו הדרך היחידה לדעת מה הערך האמיתי שהעובדים מביאים לארגון והדרך היחידה לתמוך בהם באמת בתפקידם ובקריירה שלהם.
הרחיבו את הפרספקטיבה
כדי לקבל מבט של 360 מעלות אודות ביצועי העובד, ממליצה בלקלי הרטפלדר, מנהלת מחקר ב- Gartner for HR, לא להסתפק בהערכת הממונה, אלא לבקש את דעתם של עמיתים. כאשר בערכת הביצועים משתתפים גם עמיתים שהם שותפים למטרה וליעדים, היא נתפשת כאובייקטיבית יותר.
ב- 2019 רק 17% מהערכות הביצועים כללו גם משוב מעמיתים. מומחים ממליצים שאם עד עכשיו מנהל לא נעזר במשוב עמיתים, זה הזמן להתחיל. חשוב להבין כיצד עובד מתקשר היררכית וגם אופקית, ולכן מומלץ לפנות גם לעמיתים בכדי לקבל משוב החוזקות של העובד והיכן נדרש שיפור.
בכל מקרה, בקשו מהעובד לבצע הערכה עצמית. השוואה בין ההערכה העצמית של העובד להערכה שלכם, תחשוף פערים ותיתן לכם מושג עד כמה העובד מודע לעצמו וכמה הסיכויים שהוא יתקן או ימשיך בהתנהלותו והתנהגותו.
התייחסו לעבודה מרחוק
גם אם חלקנו חזר למקום העבודה, הרי שמקומות העבודה נדרשים לעבוד עפ"י 'התו הסגול להעסקת עובדים' המחייב בין השאר, ריחוק בין העובדים. דרישה זו מחייבת חברות לקבוע מי ומתי יעבוד מהמשרד ומי ומתי מהבית. כיום אין גם ספק שגם "ביום שאחרי", יותר ויותר ארגונים יעברו למודל עבודה היברידי, לכן יש להתייחס לעבודה מרחוק במסגרת הערכת הביצועים.
"למרות שאסור לכם לסטות ממדדי הביצועים העיקריים של החברה שלכם, יתכן שתרצו גם לאסוף מידע על יכולתו של עובד לעבוד מרחוק", אומר פול גלצהופר, סמנכ"ל ב- PSI Services. "עלינו להבטיח שהעובדים יהיו יעילים ופרודוקטיביים ולכן שאלות סביב עבודה מרחוק צריכות להיכלל במדידות הביצועים כדרך לתת משוב לשיפור."
לדוגמה, מציע גלצהופר לשאול שאלות כגון: כיצד מתקשר העובד בזמן עבודה מרחוק? האם הגיב כשהיה צריך אותו? האם ראיתים עליה או ירידה בביצועים? וכד'.
אל תתנו לזה לחזור אליכם כמו בומרנג
"בתקופות משבר כולנו פועלים בלחץ גבוה מהרגיל ולעיתים לא מתנהגים ומגיבים כפי שנהגנו בדרך כלל", אומרת תמרה צ'נדלר, שותפה ומנהלת ב- EY. "הערכת עובדים מסורתית שעלולה להלחיץ את העובדים אפילו בזמנים רגילים עלולה להשפיע לרעה במיוחד בזמנים אלה.
אם הארגון שלכם עדיין מבצע הערכת ביצועים מסורתיות, כלומר קביעת יעדים שנתיים ומשוב של פעם או פעמיים בשנה, יתכן שתצטרכו לחשוב מחדש מה המטרה של התהליך. לפני שאתם נסחפים מדי עם מדידת ביצועים, שאלו את עצמכם: מדידה לאיזו מטרה?
תהליך מדידת ביצועים מתבצע לרוב לצורך בחינת נושאים כגון העלאת שכר, קידום וכד'. האם הנושאים האלה עומדים על הפרק בימים אלה? אם כן, מה אתם צריכים לדעת בכדי לקבל החלטות מושכלות? סביר להניח שצרכי הארגון וסדרי העדיפויות השתנו, אז עד כמה היעדים שנקבעו טרום המשבר עדיין רלוונטיים?"
כאשר בוחנים כיצד להעריך את העובד, תנו משקל משמעותי לביצועים שלו טרום המשבר. בסופו של דבר יש לכם את הידע הזה ואתם כבר מכירים את הרגלי העבודה שלו, את רמת התפוקה האופיינית שלו, את איכות העבודה ואת מידת המחוברות. בפרמטרים האלה צריך להתמקד.
במקום זאת התמקדו בשאלות הבאות:
- האם העובד עומד ביעדים שנקבעו לו?
- האם הוא פועל בהתאם להנחיות ולסדרי העדיפויות שנקבעו לו?
- האם הוא זמין לכם ולאחרים במהלך יום העבודה והאם הוא מעדכן אתכם במידה שלא?
דבר נוסף שכדאי לזכור הוא שאף אחד המשובים שיעלו בשיחה עם העובד, לא אמור להפתיע אותו. אם זיהיתם התנהגות חדשה הדורשת התייחסות, ועדיין לא העלאתם אותה בשיחה עם העובד, כדאי לשקול בחום לא להתייחס אליה בתהליך הערכת הביצועים, אלא להשאיר אותה לשיחה נפרדת.
איך מנהלים הערכת ביצועים ושיחות משוב מרחוק
אם אינכם יכולים לבצע את הסקירה התקופתית פנים-אל-פנים, הרי שהפתרון המועדף הוא לקיים שיחת וידאו. בסופו של דבר, בסוג שיחות זה חשוב לא רק לשמוע, אלא גם לראות את התגובות ושפת הגוף. לא משנה באיזו מערכת אתם משתמשים, אבל חשוב שבשיחות כאלה תהיה לכם מערכת לגיבוי במקרה של תקלה. זה יכול להיות באמצעות Google Meet או Zoom. אתם לא רוצים להיות במצב שתצטרכו לקבוע מועד חדש לשיחה, רק בגלל תקלה טכנית.
חיסמו יומנים והקדישו לשיחה יותר זמן מהרגיל. הוסיפו לפחות חצי שעה נוספת כדי להיות בטוחים שאתם לא ממהרים לקבל משוב או להעמיד את העובדים שלכם בלחץ נוסף.
הדריכו את העובד מתי הוא יכול לשאול שאלות, כדי שלא יתפרץ לתוך דבריכם. לפני סיום השיחה, תנו לעובד אפשרות לעכל את המשוב ולחזור אליכם עם שאלות או הערות. אתם גם יכולים לבקש מהעובד להכין תוכנית קונקרטית לטיפול בחששות הנוגעים לביצועים, או לכישורים הבינאישיים שעלו בסקירה.
ואל תשכחו את הטיפים לניהול שיחת משוב אפקטיבית, שנכונים לכל עת. בבלוג שלנו ציידנו אתכם בשלל טיפים שיעזרו לכם להדריך את המנהלים שלכם לעשות זאת נכון:
הדרכים הגרועות ביותר לתת פידבק "קונסטרוקטיבי"
למה "רגעים של גאווה" צריכים להיות חלק בלתי נפרד משיחת משוב והערכת עובדים
6 טיפים שיעזרו לכם להתמודד עם עובדים בעלי הישגים נמוכים
שלושה טיפים לשיחות משוב מעולות
"עשית עבודה טובה. אין תלונות" – גם משוב חיובי יכול להיות בעייתי
קראו גם את המאמר מאת תמר בראל, מנהלת תחום Talent Management בסינריון, שפורסם בכלכליסט: צריכים להעביר שיחות משוב לעובדים? – כך תעשו זאת נכון
יש לכם טיפים נוספים? – שתפו אותנו
בקבוצת הלינקדאין שלנו יש כבר 1,500 חברים!
הצטרפו גם אתם לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה.
