חום יולי-אוגוסט כבר כאן, שנת הלימודים מסתיימת. העובדים מבקשים לצאת לחופשות, המנהלים צריכים לוודא שגם עכשיו הארגון יעמוד ביעדים העסקיים…
אז איך מוצאים את האיזון הנכון בין צרכי הארגון וזכויות החופשה של העובדים?
ליקטנו עבורכם כמה טיפים לניהול נכון של היעדרויות בעונה החמה של החופשות וגם בימים של שגרה.
תכנון מוקדם של חופשות
ככל שתדעו מוקדם יותר מי רוצה לקחת חופשה ומתי, כך תוכלו להיערך טוב יותר ולוודא שיש לכם מספיק כיסוי בכדי לעמוד במשימות השוטפות.
בדקו במערכת ניהול ההיעדרויות שלכם, האם יש מספר עובדים שלכם המבקשים להיעדר במקביל, ואם כן, עד כמה זה ישפיע על היכולת של המחלקה/הארגון לעמוד במשימות שלו.
קיבעו מראש מדיניות ברורה על פיה תאשרו או תדחו בקשות, ותקשרו אותה לעובדים –
מי זכאי לעדיפות? הסטודנט שצריך להתכונן לבחינות סוף השנה או העובד שכבר שנה לא לקח יום חופש ורוצה להיעדר כמה ימים? מי שהגיש בקשה ראשון?…
תהייה המדיניות אשר תהייה, היא צריכה להיות ברורה ונגישה, על מנת שכל אחד ידע למה הוא זכאי.
הגיבו מהר לבקשות היעדרות של העובדים
היום, כאשר עובדים יכולים לראות בבירור את יתרות החופשה שלהם במערכת השירות העצמי או אפילו באפליקציית סמארטפון, ולהגיש באמצעותן בקשה לחופשה (או כל סוג אחר של היעדרות), הם מצפים שהמנהלים יגיבו במהירות לבקשה.
ואין סיבה שלא. המידע זמין בפני המנהלים, ללא צורך לפנות למחלקת משאבי האנוש. הם יכולים במבט אחד לראות את יתרות הזכאות של העובד, מי עוד ביקש חופשה באותו מועד וכל מידע נוסף הנדרש להם על מנת להחליט האם לאשר או לדחות את הבקשה.
רק חישבו על החיוך שעולה על פניו של העובד כשקיבל במהירות את האישור לצאת לחופשה…
זהו מגמות מתפתחות
כאשר אתם מזהים עליה בכמות ההיעדרויות הבלתי מתוכננות של עובד, כדאי לנסות לברר איתו את הסיבה לכך. נסו לאמת את הסיבה להיעדרויות, במיוחד כאשר רואים שהן מתרחשות בימי חמישי או ראשון. חשוב שתעשו זאת באופן רגיש ודיסקרטי ותבינו האם זו מגמה של לחץ, ירידה במוטיבציה, או סיבה אותנטית להיעדרות כגון מחלת עובד או בן משפחה.
מנגד, חשוב גם לעקוב אחרי ניצול החופשה של העובדים. כאשר אתם מזהים עובדים שאינם מנצלים ימי חופשה ולוקחים פסקי זמן להתרעננות מהעבודה, חשוב לעודד אותם לנצל את ימי החופשה העומדים לזכותם, בכדי למנוע שחיקה או אבדן של צבירת ימים.
סביר להניח שזו בעיה שתמצאו פחות בקרב העובדים מדור ה- Y, אך עלולה להיות בשכיחות גבוהה בקרב העובדים המבוגרים יותר.
בכל מקרה, הטיפול בנושא לא צריך להיות רק של המנהל הישיר, אלא גם של מחלקת משאבי האנוש, וחשוב לנהל מעקב ולבדוק לאורך זמן האם חל שיפור במגמה. כל המידע זמין בשולחן העבודה של המנהל הישיר וכמובן של מחלקת משאבי האנוש.
צריך לזהות מגמות כאלה כאשר הן בראשיתן, בכדי למנוע מהן להתפתח למצבי משבר שחלקם מיותרים לחלוטין.
הפכו את החזרה לשגרה לחוויה נעימה
היכנסו לפוטס שלנו: 4 טיפים לניהול נכון של חזרה מחופשה וראו כיצד ניתן להקל על העובדים את החזרה לשגרה.
ושתהייה לכולנו חופשה נהדרת… 🙂
יש לכם טיפים משלכם? שתפו אותנו.
הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין המקצועית שלנו!
Photo credit: Ben Lee, Flicker CC
