בימים אלה, עבודה מהבית היא בראש סדר היום של ארגונים רבים אשר מחויבים להנחיות ההסגר ומעוניינים להגן על בריאותם ורווחתם של אנשיהם, תוך שמירה על המשכיות עסקית.
בעוד שעבודה מרחוק היא כבר דבר שבשגרה אצל עסקים מסוימים, במיוחד בתחום ההייטק, אחרים מתמודדים עם הנושא לראשונה ובעל כורחם. עובדים שאינם מכירים את הקונספט עלולים לחוש בידוד מעמיתים, ואילו למנהלים יש חששות כיצד לשמור על הפרודוקטיביות גבוהה, גם בנסיבות החדשות.
אז מה יכולים אנשי ה- HR לעשות על מנת לתמוך בעובדים עד שנוכל לחזור לשגרה?
1. לקבוע כללים ברורים
בארגונים רבים לא ניתן לנהל את כל התפקידים מהבית, ולכן צריך לקבוע מי יכול ומי לא יכול לעבוד מרחוק, שכן חלק מהתפקידים עדיין עשויים לדרוש נוכחות פיזית. לגבי עובדים כאלה, כדאי לחשוב כיצד לחלק את שבוע העבודה, למשל בהסדרים סיבוביים.
כמו כן, צריך להגדיר באופן ברור את הציפיות. האם אתם מצפים מהאנשים שלכם לעבוד מהבית בשעות העבודה הרגילות, שכן חלקם מטפלים בילדים שנמצאים בבית, או שיש גמישות בשעות העבודה? איזה מהעובדים מחויבים לשעות קבועות (כמו לדוגמה אנשי שירות לקוחות שצריכים להיות זמינים בשעות העבודה המקובלות) לעומת אחרים שיכולים להיות גמישים יותר. למעשה, זה די דומה למדיניות הנוכחות הקבועה שלכם, אבל עם יותר גמישות בהתחשב במצב.
ודאו שהעובדים שלכם יכולים, גם מרחוק, לדווח תחילת וסיום יום עבודה באינטרנט או באפליקציה.
2. תקשורת בין אנשי צוות
כאשר רוב האנשים שלכם עובדים מהבית, הם צריכים אמצעים וירטואליים בכדי לתקשר בין אנשי צוות. יתכן שצוותים ירצו לעשות מדי יום מפגש וירטואלי על מנת להתעדכן בסדרי עדיפויות, לשמוע על התקדמות בפרויקטים משותפים ולקבל עצות מהעמיתים / המנהלים שלהם. מנהלים צריכים לוודא שזה לא נתפש כ'מעקב' אחרי העובדים, אלא כהזדמנות לשמור על רוח הצוות ולהשאיר את כולם ממוקדים ביעדים שלהם.
ואם הזכרנו כבר את נושא הגמישות בשעות העבודה, הרי שפגישות וירטואליות כאלה צריכות להיקבע לזמן שמתאים לכולם.
תקשורת קבועה מספקת גם הזדמנות חשובה לשמור על כולם מעודכנים, במצב שבו הכל משתנה ובמהירות. יתכן שיהיה צורך לקבל החלטות, למשל, אילו פעילויות הן קריטיות לעסקים ואילו יכולות להמתין לימים טובים יותר.
כך ניתן למנוע אי הבנות ולהשקיע את המאמצים של אנשי הצוות היכן שחשוב. וזכרו שבמיוחד בימים כאלה, יהיו אנשים שיצטרכו את ההנחיות שלכם יותר מתמיד בכדי להישאר ממוקדים ופרודוקטיביים.
אם האנשים שלכם אינם רגילים לעבוד מרחוק, יתכן שהם לא מכירים את פלטפורמות התקשורת הווירטואליות בהם אתם משתמשים. ה- HR צריך לשתף פעולה עם ה- IT או ספק הפתרונות, ולוודא שהעובדים יוכלו לעשות בהן שימוש. כמה הדרכות קצרות ומקוונות, יפתרו בקלות את פערי הידע.
באופן כללי, עובדים רבים שאינם מורגלים בעבודה מהבית, ללא מפגש קבוע עם עמיתיהם לארוחת צהרים או שיחה קצרה ליד מכונת הקפה, מרגישים את עצמם מבודדים, ועלולים להפוך ל'מנותקים'.
שמירה על תקשורת פנים ארגונית היא קריטית בעיקר בימי משבר. קראו את הפוסט שלנו המסביר כיצד לעשות זאת. זה יכול לעזור לעובדים שלכם בזמנים אלה של חוסר ודאות.
3. אתרו את השגרירים שלכם
יש לכם אנשים שההצלחה של העבודה מרחוק חשובה להם, ואפילו לא יאפשרו להפרעות שמסביב לפגום בביצועים שלהם. הם לא שגרירי המותג שלכם אלא שגרירים של תהליך העבודה מרחוק – אלה שרוצים לוודא שהתהליך יעבוד ביעילות. אל תניחו שהם עושים זאת מאינטרסים אישיים, כגון רצון להוכיח שניתן לעבוד מהבית גם בימים רגילים, מבלי לפגוע בעבודת צוות. במקום זאת, ראו בהם כמי שיש שפועל להשגת אותן מטרות כפי שאתם רואים אותן בעת הזו, גם אם לא מאותם מניעים.
במקום לתהות מדוע אותו אדם הוא פתאום 'שחקן צוות' פעיל, הוקירו את פעילותו, משום שהיא תורמת להמשך פעילות של הצוות, גם בתקופות במהלכן קל להתנתק. בזמנים כאלה השגרירים שלכם יעודדו את המטרה, ויעניקו השראה לאחרים לעשות מאמץ פעול באופן דומה, פשוט – כי אכפת להם. אז על כך מגיעה להם מילה חמה מכם.
4. השאירו לעובדים שלכם ערוצי תקשורת פתוחים מולכם
אתם שולחים לעובדים שלכם יומיום מסרים לעידוד המוטיבציה ועצות כיצד לייעל את העבודה מהבית כאשר מסביב יש הסחות דעת. חישבו גם על האופציה לשלוח להם תזכורות לקום מהכיסא ולעשות רבע שעה של פעילות ספורט בבית, טיפים לתפריטים בריאים ועוד. והכי חשוב, שאלו אותם "מה אני יכול לעשות בשבילך?"…
הצטרפו לשיח המקצועי הכולל עדכונים, חדשות וקהילת מומחים מעולם משאבי האנוש והטכנולוגיה – בקבוצת הלינקדאין שלנו!
