רבוע כחול – אוטומציה של ניהול זמן ונוכחות כאמצעי להתייעלות ושיפור הרווחיות
הארגון
רבוע כחול, רשת שיווק מובילה בתחום הקמעונות הישראלית, בבעלות קבוצת אלון,
פועלת באמצעות חמש רשתות (פורמטים) ובפריסה של
כ- 200 סניפים בכל רחבי הארץ,עם למעלה מ- 8,000 עובדים.
הרשת חיפשה מענה מקיף לניהול זמן ונוכחות עובדים שיחליף את המערכות העצמאיות שפעלו בסניפים, וזאת על מנת לייעל את עבודת המטה והסניפים.
הטמעת מערכת מרכזית לניהול זמן ונוכחות של Synerion במקום המערכות העצמאיות, אפשרה מיכון ומעקב אחר ההתנהלות היומיומית של הרבוע הכחול, תוך התאמה לדרישות הספציפיות של הארגון, כולל תקנים בפועל, הסכמי העסקה, חוקת ותקנות עבודה, הסכמי וועד ודפוסי משמרות.
העיבוד וההכנה לחישובי השכר נעשו בהתאם לדרישות אלה ולהשפעתן על התשלום עבור שעות העבודה בפועל, שעות נוספות, חופשות מחלה, זכאות וניצול ימי חופשה וכל סוג אחר של נוכחות או היעדרות.
תוך פחות משנתיים כ- 200 סניפי הרשת עושים שימוש במערכות Synerion הנמצאות בחזית הטכנולוגית בתחום ניהול מערך העובדים, ובעזרתן השיג הרבוע הכחול נראות, נגישות וזמינות למידע על עובדיו כמו גם הגדלת היעילות התפעולית.
האתגרים בניהול זמן ונוכחות עובדים ברבוע הכחול
שונות רבה בין הסניפים
בעת ההכנה לשכר במטה נדרשה עבודה ידנית רבה לטובת איחוד הנתונים ואימותם. בהיעדר תמונת עולם אחידה, כל סניף פירש באופן אחר הנחיות ונהלים ויצירת מכנה משותף בין הסניפים הייתה כרוכה בעבודה מאומצת.
"הרשת חסכה למעלה מ- 2,000,000 ש"ח בשנה בעקבות המעבר לניהול אוטומטי של זמן ונוכחות עובדים באמצעות המערכת המרכזית של Synerion."
משה שץ, ראש אגף משאבי אנוש – ריבוע כחול
עבודה ידנית החשופה לטעויות אנוש
כחלק מעבודתם, עובדי הרבוע הכחול מנוידים בין הסניפים השונים. בהיעדר מערכת מרכזית המסוגלת לאסוף את נתוני הנוכחות של עובד בסוף החודש, ללא קשר לסניף בו הוא נמצא, נדרשה עבודה ידנית רבה של איחוד כרטיסי עובד. ניהול ידני של איסוף וניתוח נתוני הנוכחות וההיעדרות הינו תהליך עתיר עבודה, החשוף מטבעו לטעויות רבות ולאי דיוקים בזמן העיבודים לשכר.
איסוף המידע לגבי מי עבד באיזה סניף, מתי, במשך כמה זמן וכמה הפסקות ביצע, הייתה משימה מורכבת, בעיקר ביחס לעובדים המנוידים בין הסניפים. בסוף כל חודש נדרשו עובדות מחלקת השכר לקלוט קובץ שכר גולמי במטה כולל ימי מחלה וחופשה, לעבור על כמות גדולה של ניירות, לסכם לדוחות אקסל, לאתר חריגים, להתאים בין אישורים לדיווח ולבצע תיקונים כולל איחוד כרטיסי נוכחות ממקומות שונים – כל זאת כדי לייצר "זמן אמת" אחיד לעובד. העדר תמונה אחידה פגע הן ביעילות התפעולית בכל סניף והן ביכולת להבטיח שמירה על זכויות העובד.
חשיפה לסיכונים
רשת הרבוע הכחול הינה סביבה עתירת כוח אדם המאופיינת בריבוי הסכמי עבודה וסעיפי תקציב. שיוך שגוי של העובדים לסעיפים התקציביים ולהסכם ההעסקה עלול להביא למצב של אי עמידה בהסכמים והן לעליה בהוצאות לשכר.
תמונה חלקית של כוח אדם לעומת תקציב בפועל
במערכות הקודמות שפעלו בארגון, אמינות הנתונים המסופקים הן ע"י הסניף והן ע"י העובד היתה קשה לאימות. אימות הנתונים והקישור הנכון לסעיפים תקציביים, תפעוליים ואחרים, נעשה ברוב המקרים בדיעבד. לא פעם נדרשו תיקונים אחרי העברת הנתונים לשכר, עובדה שהקשתה על מנהלי הסניפים, המרחב והמטה בקבלת החלטות יומיומיות לגבי כוח האדם והתקציב.
הפתרונות
רשת הרבוע הכחול בחרה ב- Synerion (לביא טיימטק לשעבר) כספקית פתרונות ניהול הזמן וכוח העבודה שלה. הודות ליישומים של Synerion השיגו מנהלי רשת הרבוע הכחול שקיפות מלאה של דיווחי נוכחות בזמן אמת, והעברה מדויקת של תשלומי שכר, והכול בבסיס נתונים מרכזי.
כתוצאה מכך השיגה הרשת:
• שיפור יעילות ניהול זמן ונוכחות העובדים
• שיפור הדיוק בעיבוד נתונים והעברה לשכר, ועקב כך צמצום חשיפה לסיכונים
• דיוק בכמות ובערך שעות נוספות משולמות
• הקטנת הוצאות אדמיניסטרציה וניירת.
היתרונות שהושגו מהטמעת מערכות Synerion לניהול זמן ונוכחות
שיפור היעילות בניהול זמן ונוכחות העובדים
אוטומציה של תהליכי החישוב ועיבוד נתוני נוכחות עובדים הגדילה את היעילות של עובדים ומחלקות רבים ברשת:
- מנהלי הסניפים זכו בנראות לגבי כוח האדם שלהם בזמן אמת, כולל יתרות חופשה ומחלה. כעת אישורי החופשה נעשים בהתאם לבדיקת יתרות ניצול המכסה. בקשות להיעדרות החורגות מהמכסה המאושרת לא יתקבלו.
- מנהלי המרחב מסוגלים כעת ובמהירות, לאשר ולשנות כל מידע הנוגע לעובדים ללא צורך להמתין למידע מהסניפים. מערכת הדוחות, כולל דוחות סטייה וחריגים, מאפשרת מיקוד בנושאים הדורשים התייחסות, תוך קיצור משך זמן הטיפול ופריסתו על פני כל החודש, ולא בתקופה הקצרה טרם העברה לשכר.
- עובדי מחלקת כוח אדם לא צריכים כעת לאסוף, לבדוק ולאמת את הנתונים ידנית למול דיווחי הסניפים. הבדיקה נעשית כיום on line למול חריגים בלבד, כאשר הנתונים והתייחסות של מנהלי הסניפים והאזור זמינים לעובדי מחלקת כוח אדם. ייעול התהליך אפשר לדחות את ההעברה לשכר למועד הקרוב ביותר להנפקת משכורות.
- מחלקת IT – המעבר למערכת מרכזית אחידה הניתנת לשימוש בסניפים השונים ומשתלבת בפריסת אפליקציית citrix, מאפשר תחזוקה ושינויים בקלות ואחידות בין הסניפים. הוספה של סניף למערכת מתבצעת באמצעות הכנסת שם וסיסמא, ללא צורך בהתקנות תוכנה.
"ההתייעלות בעבודת ניתוח ועיבוד השכר במחלקת כוח האדם והשכר, חסכה לארגון כמיליון ₪. עתה אנו מתרכזים במקרים הדורשים התייחסות מיוחדת, במקום להשקיע שעות עבודה רבות בניתוח ועיבוד נתונים ע"מ לאתר מקרים חריגים."
רונית בן יהודה, מנהלת פרויקטים – ריבוע כחול
צמצום טעויות בעיבוד נתונים והעברה לשכר
המעבר למערכת אוטומטית פישט את התקשורת בין הגופים הרבים שמעורבים בתהליך: העובד, מנהל הסניף, מנהל האזור, מנהל כוח האדם המרחבי, מחלקת כ"א. כולם צופים באותו המידע (בהתאם לרמת הרשאות של כל אחד). הערות ותיעוד מתאים נשמרים במערכת לצורך בדיקות וזיהוי חריגים. איסוף ועיבוד נתוני הנוכחות וההיעדרות של העובד מתבצעים אוטומטית באופן שוטף וקרוב לזמן ההתרחשות, במקום אחת לחודש, תוך אימות הדיווחים למול הנוכחות בפועל. התיעוד הרב, נשמר כולו במערכת והוא זמין על פי צורך. בנוסף, מתבצע גם מעקב שינויים במערכת כולל מהות השינוי שבוצע ומי ביצע אותו, על מנת לוודא שהעבודה נעשית בהתאם לחוק ולנהלים. הודות לכך פחתו צווארי הבקבוק במחלקת כוח אדם בשבוע שלפני הכנת המשכורות והדיוק בעיבוד הנתונים השתפר. בנוסף, התפנה זמן לביצוע בקרה מהותית המקטינה את הצורך בתשלום מפרעות לעובדים / גריעה בדיעבד מהשכר ששולם.
העבודה על מערכת מרכזית אחידה מבטיחה כי כל הסניפים פועלים בהתאם לחוקי העבודה. במידה ונדרש תיקון הסכם עבודה, ניתן לבדוק מיידית את השלכותיו ולהחיל אותו על כל הסניפים, גם באופן רטרואקטיבי.
תהליכי קליטת עובד לעבודה פושטו והתראה מהמערכת מונעת מצב בו עובד שפוטר מסניף אחד יוכל להתקבל לעבודה בסניף אחר.
המערכת האחידה אוספת את נתוני הנוכחות של עובד ללא קשר לסניף בו הוא נמצא, בין אם מדובר בעובד פנימי ובין אם מדובר בעובדי חברות כוח אדם, ויוצרת תמונה מדויקת לגבי מכלול השעות שהועסק והתשלומים הנלווים לכך כולל שעות נוספות. עלויות העבודה של כל עובד מועמסות באופן יחסי על כל סניף/ מחלקה, ללא צורך בתיווך של מחלקת כוח אדם ובאופן המאפשר למנהל הסניף להעריך את הניצול התקציבי ולפעול בהתאם.
"הרשת חסכה למעלה ממילון ₪ בהוצאות השכר בגין המדידה המדויקת של זמן העבודה בפועל, זמן ההפסקות, פיצוי על עבודת ערב ובדיקת העמידה בתקן החודשי הגלובלי לעובד."
נעמי ברזילי, מנהלת נתוני שכר – רבוע כחול
שליטה על הוצאות השכר
המעבר למערכת זמן ונוכחות של Synerion אפשר לקשר בין העובד להסכם העבודה ולסעיף התקציבי. ממשק אוטומטי בין מערכת השכר למערכת נוכחות מבטיח שהתשלום לעובד יתבצע מהסעיף התקציבי הנכון, בהתאם לשעות העבודה בפועל ובהתאמה לחוזה העסקה וחוקי העבודה.
ניהול יתרות חופשה ומחלה במקום מרכזי, נגיש למנהלים, מנע מצבים של אישור ותשלום ימי חופשה לעובד מעבר למכסה לה הוא זכאי. המערכת של Synerion הגדילה את אפשרויות ודרכי הבקרה וייתרה את הצורך בפעולות מניעה ובצורך לעשות שימוש בהשלמה (החלפות של שעות נוספות בחופשה) כאשר יש לעובדים יתרת ימי חופשה גדולה מהמכסה השנתית.
מספר התקנים בסניפים מושפע רבות מעונתיות ומהיקפי הפדיון. המערכת החדשה מבית Synerion מאפשרת את הגמישות הנדרשת וההתאמה לשינויים בצרכי כוח האדם. בעזרת הרצת סימולציה של קבלת החלטות ניתן לבדוק השפעה של שעות נוספות על התקציב, תוספות או הורדת תקנים ואף תזמון הפסקות העובדים והשפעתם על סך ההוצאות טרם קבלת ההחלטה.
"המעבר למערכת מרכזית אחת של Synerion אפשר לנו לייעל את עבודת התמיכה והתחזוקה, כך שעובד אחד יכול לתמוך בכ- 200 הסניפים שלנו."
אודליה לבנון, ראש אגף טכנולוגיות מידע – רבוע כחול
הקטנת מספר שעות נוספות משולמות
המעבר למערכת אוטומטית לניהול זמן ונוכחות אפשר בקרה יותר הדוקה על מספר השעות המבוצעות. בעוד שבעבר שולמו שעות נוספות לדרג הניהולי בסניף גם אם לא השלים את מכסת השעות הקבועה לו בתקן, הרי שעתה התשלום לכלל העובדים בסניף מקושר להסכם העבודה ולשעות בפועל של העובד כפי שמופיעות במערכת הנוכחות, כולל חישובי ההפסקות.
זמינות המידע מאפשרת לבקר ולאשר המרות של שעות נוספות ליום עבודה (השלמה) בהתאם להסכם, במידה שהעובד עמד במכסת השעות שלו.
כך מתאפשרת מחד התייעלות בעבודת הסניף וניצול נכון יותר של מכסת השעות הנוספות, ומאידך זכויות העובד נשמרות.
צמצום בהוצאות אדמיניסטרציה וניירת
המערכת האוטומטית לניהול זמן ונוכחות הפכה את נתוני העובד זמינים הן למנהל והן לעובד, בין אם מדובר בעובד הרשת או עובד קבלן, וללא צורך בפניה לעובדי משאבי אנוש ושכר למידע.
העבודה הן ברמת מנהל הסניף, מנהל האזור והמטה, מתבצעת העבודה עצמאית ללא צורך בהתערבות מזכירות, כאשר בקרת המידע נעשית באמצעות מערכת דוחות מובנית המציגה נתונים השוואתיים כגון: קובץ אישורי מחלה למול דוח נוכחות, ומציפה בעיות באמצעות דוחות חריגים כגון דוח בקרת עובדים כפולים (עובדי קבלן וכוח אדם פנימי), או דוח בקרת הסכמים לתפקיד.
כמות הניירת העצומה שבה היה צריך לטפל התייתרה, ואין צורך להדפיס דוחות. עם הפחתת הניירת צומצמו גם עלויות אחסון ושימור הניירת ביחס להיקפים בעבר.
