על התייעלות, שקיפות מידע ומה שביניהן
מערכת Synerion Direct בעיריית בני ברק
אודות עיריית בני ברק
בני ברק היא כיום העיר העשירית בגודלה בישראל והיא מהוה מרכז עולמי לתורה חינוך ופעילות חסד.
העיר מונה כ- 190,000 נפש, מהם כ-50% ילדים ונוער עד גיל 18. מספר הנפשות הממוצע לבית אב הוא 4.3 – הגבוה ביותר בין הערים הגדולות והבינוניות. שטח השיפוט של העיר הינו 7,088 דונם, כך שנתוני הצפיפות הינם גבוהים ביותר, כ- 25 אלף נפש לקמ”ר.
בני ברק מאוזנת ויציבה כלכלית זו השנה השביעית ברציפות, תודות לניהול פיננסי נכון, ביסוס בקרות ושיגרות ניהול חשובות אחרות. דירוג האשראי הגבוה לו זוכה בני ברק, זו השנה השלישית ברציפות, הוא AA+. רמת דירוג גבוהה זו משקפת את הצטיינותה של עיריית בני ברק, בבחינת תהליכי העבודה הקיימים בה, הניהול הפיננסי, הנזילות שלה ועוד מגוון פרמטרים מקצועיים.
היקף תקציבה הרגיל של העיר בני ברק הינו כ- 900 מיליון ₪ והיקף תקציבי הפיתוח הינו כ- 120 מיליון ₪, כאשר תקציב זה מוקדש לפיתוח תשתיות העיר, בינוי מוסדות חינוך, הקמת גנים וכו’.
בחלקה הצפוני של העיר מתפתח מתחם עסקים תוסס. מגדלי משרדים ותעסוקה נמצאים בהליכי בניה / אכלוס, כמו גם כאלו שעדיין בהליכי תכנון, כאשר מדובר על למעלה מ- 500,000 מ”ר למשרדים במקום. נתון זה בין היתר, מצביע על עוגן כלכלי דינאמי הצפוי לבני ברק בעתיד הקרוב.
מצבת העובדים: בעיריית בני ברק כ- 1,200 עובדים מוניציפליים, 2,000 עובדי הוראה, ו- 1,100 גמלאים.
האתגרים – ייעול תהליכים ושירותיות לעובד
המגזר המוניציפאלי מאופיין בסוגים רבים של עובדים: עובדים סוציאליים, עובדי מנהלה, חינוך, תחזוקה ועוד. על כל אחד מהם חלים כללים שונים מבחינת ימי ושעות עבודה, תנאים, הסכמים קיבוציים ועוד.
ההבדלים והמורכבות גרמו לכך שבעירייה היו 700 סוגים שונים של הסכמים, עם מידת שונות קטנה ביניהם. דבר שהקשה על התמצאות, ניהול ובקרה.
בנוסף, תהליכים כגון עדכון דיווחי נוכחות שגויים וחריגים של העובד, אישורי ממונים וכד’, גזלו בעבר זמן רב מהעובד ומהמנהל הממונה. התהליכים היו מלווים באדמיניסטרציה מרובה, בניירת ובאסמכתאות מצורפות.
הזנת ההשלמות, התיקונים והאישורים למערכת שבוצעה באופן ידני ע”י מחלקת משאבי אנוש, היתה מקור לטעויות אנוש ויצרה צווארי בקבוק לקראת הכנת המשכורות.
יתרה מזאת, העובדים לא היו חשופים בזמן אמת למידע כגון שעות נוספות שביצעו, יתרות החופשה שלהם וניצול ימי מחלה, ונאלצו לפנות למחלקת משאבי אנוש לבירורים.
הפתרון – מערכת Synerion Direct עם ממשק לעובדים ומנהלים
שלב א’ – תבניות עבודה אישיות
נקודת המוצא למהלך היתה רה-ארגון של הסכמי הנוכחות. לשם כך נעשה שימוש בתבניות עבודה, המוגדרות בתיק האישי של העובד במערכת הנוכחות. תבניות אלה מאפשרות בנייה של כל הסכמי האב שנדרשו, על פי כללים אחידים, בהתאם לאוגדן תנאי השירות של מרכז השלטון המקומי, לסוגים שונים של עובדים. כך צומצם מספר ההסכמים ל- 11 תבניות בלבד, הנותנות מענה להסכמים של כל סוגי העובדים בעירייה.
“ניסוח ויישום כללים ברורים לגבי איחורים ללא אישור, ויישומם בהסכמים, הביא מידית להפחתה ניכרת בתופעה.
כעת העובדים מגיעים בזמן והם זמינים למתן שירות לתושבים ולפעולה ציבורית לטובתם ולרווחתם”.
שרי דוידוביץ, מנהלת מחלקה באגף משאבי אנוש, עיריית בני ברק
התנאים השונים בין עובדים מאותו סוג, כגון: חלקיות משרה, ימי ושעות עבודה, כללים לגבי הקדמות ואיחורים וכד’, הוגדרו בתוכנית עבודה אישית המנוהלת בתיקו של העובד, כולל שמירת היסטוריית השינויים במהלך שנות עבודתו, וזאת מבלי לשנות את הסכם האב.
בנושא האיחורים נקבעו כללים ברורים בהוראת ראש העירייה במטרה לצמצם את התופעה. נקבע כי עובד שאיחר ללא אישור, למעלה מחצי שעה ביחס למוגדר כמועד תחילת יום העבודה שלו, לא יוכל להשלים שעות או לבצע שעות נוספות באותו יום.
התוצאה: צמצום מספר ההסכמים מאפשר ניהול פשוט ונוח, כולל יכולות מעקב ובקרה, ונותן אפשרות לשיבוץ לתוכנית עבודה, גם על ידי לגורמים אשר אינם מוסמכים לשנות הסכמי אב.
ההסכמים המוגדרים עד לרמת הפרטים הקטנים, והתנאים הספציפיים של כל עובד מאפשרים חישוב אוטומטי של השכר באופן המדויק ביותר.
שלב ב’ – אוטומציה של דיווחים ושקיפות
עם הכנסת מערכת דיווח הנוכחות ברשת, Synerion Direct, לעובדים ולמנהלים יש גישה לנתוני נוכחות, היעדרות, שעות עבודה וכד’. כך יכולים העובדים להשלים דיווחי נוכחות חסרים, להגיש בקשות חופשה, לשלוח אסמכתאות כגון אישורי מחלה סרוקים ועוד. המנהלים יכולים לאשר או לדחות דיווחי נוכחות / בקשות חופשה וכד’. כל זאת באופן אוטומטי, נטול ניירת, וללא מעורבות של מחלקת משאבי אנוש בתהליך.
“העומס לפני חישובי השכר, הופחת בכ- 50% להערכתי.
העבודה נעשית עכשיו ללא לחץ ואינה מצריכה תגבור בשעות נוספות”.
שרי דוידוביץ
“המעבר למערכת Synerion Direct נתן לעובדים ולמנהלים כלי שליטה ובקרה בזמן אמת. הוא מאפשר להם שקיפות מלאה של הנתונים וחוסך עבורם את הפנייה אלינו, מחלקת משאבי האנוש וההמתנה למענה.
במקביל, גם האחריות עברה לידי העובדים. הם אלה שצריכים לעמוד בכללים, לוודא שדוחות הנוכחות שלהם מלאים, להעביר אסמכתאות להיעדרויות וכד', בכדי שחישוב השכר שלהם יהיה מדויק ועפ”י המגיע להם.”
שרי דוידוביץ
תהליך הטמעת המערכת בקרב העובדים היה פשוט, גם בזכות הממשק האינטואיטיבי והידידותי למשתמש של מערכת Synerion Direct.
כולם קיבלו במייל הנחיות התקנה ועבודה עם המערכת. למתקשים, סייעה מנהלת הנוכחות באגף משאבי אנוש בהדרכה אישית. תוך חודש עבדו כולם עם המערכת.
“אין לי מילים להביע את הערכתי המלאה לצוות סינריון על המקצוענות והשירות המעולה שקיבלנו.
תהליך יישום המערכת וצמצום מספר ההסכמים, היה מורכב.
