פתרונות סינריון לענף הייצור בפלרם
אודות פלרם
פלרם תעשיות בע"מ היא יצרנית רב-לאומית מובילה של לוחות תרמופלסטיים, מערכות לקירוי אדריכלי ומוצרים מוגמרים להרכבה עצמית. לוחות פלרם מיוצרים בעיקר מפוליקרבונט ופי.וי.סי בשיחול (אקסטרוזיה) ומותאמים למגוון יישומים רחב בשווקי הבניה והאדריכלות, החקלאות, הפרסום, עשה-זאת-בעצמך והעיבוד.
פלרם, אשר נוסדה בשנת 1963, היא חברה ציבורית משנת 1994. בתחום לוחות הפוליקרבונט העולמי פלרם נמנית על 3 החברות המובילות בעולם המערבי מבחינת ייצור ומכירות בהן חברות כגון SABIC וקובסטרו (באייר לשעבר). להערכת פלרם בשוק העולמי חלקה בתחום כלל לוחות הפוליקרבונט (בעולם המערבי) הוא כ- 10%. בתחום לוחות ה-פי.וי.סי הגליים פלרם נחשבת ליצרן ידוע ובעל מוניטין בעולם.
מטה החברה ומפעל הייצור המרכזי בישראל נמצאים בקיבוץ רמת יוחנן ולחברה נציגויות ומפעלים באירופה, אמריקה, אפריקה, אוסטרליה ואסיה.
במטה ובמפעל בארץ מועסקים כ- 500 עובדים, בהסכמי עבודה שונים: הסכם שעתי, הסכם חודשי, הסכם גלובלי, הסכם עם משמרות וכיוב'. מחלקות הייצור פועלות 24X7 בשלוש משמרות.
אתגרים
כארגון עתיר עבודה, עם מגוון עובדים, מרביתם עובדי משמרות, ניהול הנוכחות היה מורכב וחייב דיווחים ותיקונים ידניים בסגירת כל חודש, מה שיצר צווארי בקבוק עצומים לקראת הכנת המשכורות במחלקת השכר ומשאבי אנוש.
המרדף האינסופי אחרי עובדים עם דיווחים חסרים, מנהלים שהיו צריכים לתקן דוחות ולאשר שעות נוספות, הביא להחלטה שיש לספק למנהלים, כבר ברמת מנהלי צוותים, את הכלים לתכנן, לנהל ולנטר גם בזמן אמת, את המשמרות, הנוכחות וההיעדרויות של עובדיהם. וכל זאת תוך שמירה קפדנית על זכויות העובדים ודיני העבודה.
הפתרונות
פלרם הוא לקוח ותיק של פתרונות סינריון לניהול מערך העובדים, אולם עד למעבר לגרסה העדכנית של המערכת, רק חלק ממנהלי המחלקות עשו שימוש בממשק השירות העצמי לצורך ניהול הנוכחות של עובדיהם. המערכת בשלב זה, לא היוותה כלי עבודה בשימוש שוטף.
בכדי לשפר את יכולות הניהול, השליטה והבקרה, במסגרת תהליך המעבר שודרגו יכולות המערכת ונוספו לה מודולים חדשים.
שירות עצמי למנהלים – Synerion Direct
במסגרת תהליך השדרוג, הוחלט כי עובדי המטה ומנהלי המפעל, החל מרמת מנהלי קו, יקבלו לידם את כלי השירות העצמי, Synerion Direct שמאפשר לעדכן את דיווחי נוכחות שלהם / של הצוותים שלהם, ולהתנהל בנושאי בקשות היעדרות. העץ הארגוני נבנה בצורה מפורטת יותר, באופן המגדיר ממונים לכל עובד, שתפקידם לנהל, לעדכן ולנטר באופן שוטף את נושאי הנוכחות, שעות נוספות וכד'.
Synerion Direct, כלי השירות העצמי, העביר את האחריות בנושאים אלה לידי העובדים והממונים, המשתמשים בו ככלי עבודה יומיומי, וכך מונעים צווארי בקבוק במחלקת השכר, בתחילת החודש.
"סגירת החודש הפכה להיות פשוטה. במקום 3 ימים של מרוץ מטורף עם ערימות של ניירת לצורך השלמת הנתונים, כל המידע מגיע למחלקת השכר, ממוחשב, מעובד ומאושר, לכל המאוחר עד ה- 2 לחודש בשעה 12:00".
חסיק ברבר – מנהל משאבי אנוש, פלרם ישראל
ניהול היעדרות
מערכת ניהול ההיעדרויות שנוספה אף היא במסגרת השדרוג, מציגה למנהלים את יתרות הזכאות של העובדים ואת בקשות ההיעדרות שכבר אושרו, ומאפשרת להם להחליט באופן מושכל האם ניתן לאשר בקשת ההיעדרות נוספת, תוך שמירה על כיסוי מתאים לעומסי העבודה. גם כאן, העברת התהליך לאחריות מנהלים, הפכה את התהליך לפשוט יותר. עובדים פונים לראש הצוות שלהם, הוא הקובע האם לאשר / לדחות בקשה, וכך נחסכות פניות רבות למחלקת משאבי אנוש.
סידור עבודה ומערכת התראות על חריגה מדיני עבודה
תוספת משמעותית בתהליך השדרוג, היתה ההכנסה של מערכת סידור העבודה לעובדי רצפת הייצור הפועלת בשלוש משמרות, 24X7.
עד להכנסת המערכת, הכינו המנהלים סידור עבודה לעובדיהם למשך שבוע בלבד, באמצעות ניירת / אקסל. סידור העבודה נקבע עפ"י מתכונת בסיסית של: יומיים משמרת בוקר, יומיים ערב, יומיים לילה ויומיים חופש.
סידור העבודה השבועי הודפס ונתלה על לוחות המודעות ומיד החלו העובדים להחליף ולהזיז משמרות. כמה דקות לאחר מכן, סידור העבודה הפך לטבלה מקושקשת.
עם הכנסת מערכת סידור העבודה Synerion Scheduling תהליך סידור העבודה הפך להיות הרבה יותר מנוהל. כיום הוא נבנה לשבועיים מראש, מה שמאפשר, הן למנהלים והן לעובדים, תכנון מוקדם והתארגנות נכונים יותר. מנהל יכול לזהות בקלות מי יכול להחליף עובד שאינו זמין למשמרת מסוימת, מבלי להפר חוקי עבודה. מערכת ההתראות Synerion Alerts חוסמת את האפשרות לשבץ עובד למשמרת, באם שיבוץ זה אינו תואם את חוקי העבודה במשמרות ומתריעה על כך שעובדים מתקרבים למכסת השעות הנוספות המותר בחוק.
סידור העבודה, ולא החתמת הכרטיס, הוא זה קובע את תשלום השכר המגיע לעובד. כיום, פשוט לעדכן את המערכת במקרה שבוצעה החלפת משמרות, ושינוי זה נקלט מידית לצורך חישוב התשלום, ללא צורך בתיקונים בדיעבד.
"הטמעת מערכת סידור העבודה, הייתה במטרה להפוך את תהליך התכנון למובנה ומסודר יותר, מראש. האתגר היה לרתום מנהלים ועובדים לתהליך ובהחלט נחלנו ניצחונות בנושא. מאז המעבר לתכנון סידור העבודה הממוחשב, כמות השינויים, הן מצד המנהלים והן מצד העובדים, פחתה משמעותית",
מסביר חסיק ברבר, מנהל משאבי האנוש, פלרם ישראל.
"כל נושא השעות הנוספות מנוהל ומבוקר כיום. למנהלים יש תמונה ברורה לגבי כמות השעות הנוספות שביצעו העובדים שלהם, הם רואים בבירור את כמות השעות הנוספות שנוצלה, יכולים לברר סיבה לחריגות וכד', ולבסוף להחליט מה לאשר ומה לעצור.
בסופו של התהליך, כל המידע מועבר בצורה מסודרת למחלקת השכר, לצורך חישוב נכון של המשכורות.
גם אני עושה שימוש בלוח הבקרה (Dashboard), המאפשר לי לזהות בקלות חריגות, התראות או כל נושא שמצריך את תשומת ליבי, כולל יכולת תחקור נתונים (Drill Down) ע"מ לזהות את שורש הבעיה. זאת ועוד, כיום אני יכול לדעת בקלות ובזמן אמת, מי נוכח, במקרה של מצב חירום."
תועלות והשפעות
- מגוון כלים בשימוש יומיומי המאפשרים למנהלים תכנון, בקרה ועדכון
- שינוי תהליכי ותפישתי, המעביר את האחריות הניהולית על העובדים, לידי המנהלים הישירים שלהם
- תפעול זריז, גמיש ויעיל
- כלי מותאם ומעודכן לדרישות החוק בכל הנוגע לדיני עבודה
- אישור היעדרות על בסיס מידע, למניעת מצבים של כיסוי חסר
- הכנה פשוטה של כל הנתונים לצורך חישוב מדויק של השכר
- מידע אודות נוכחות עובדים בזמן אמת
- צמצום הניירת והעבודה האדמיניסטרטיבית במחלקת השכר ומשאבי אנוש.
