מודול ההתראות הינו מוצר משלים למערכת גיוס העובדים Synerion Recruitment, המאפשר לחברה המגייסת לעמוד בדרישות חוק הודעה למועמד. זאת באמצעות מנגנון אוטומטי של הודעות מתוזמנות, כמו גם התראות ותזכורות אוטומטיות בנושאים נוספים, הנשלחות ממערכת הגיוס ללא מעורבות המגייס.
מנגנון ההתראות וההודעות מאפשר:
- תיעוד כל המיילים שנשלחו מהמערכת – מאפשר לארגון להוכיח כי נשלחה הודעה למייל מסוים
- התראות אודות מיילים שהמשלוח שלהם נכשל
- שליטה בתבנית ובתוכן של הודעה, עבור כל סוגי ההודעות, בהתאם לסטטוס המועמד
- ניסוח הודעות בהתאם לסיבה לדחיית המועמד
- משלוח הודעות לכל גורם המעורב בתהליך הגיוס כגון: מועמדים, מנהלים מגייסים, חברות השמה ואנשי הגיוס בארגון
- הגדרת פרמטר תזמון של מס’ ימים ביחס לפעולה מסוימת שבוצעה/טרם בוצעה במערכת, עבור כל תזכורת/התראה
- הפקת דוח מתוך מערכת הגיוס, של כל ההתראות שנשלחו באופן אוטומטי במייל, כולל בקרה האם המשלוח בוצע בהצלחה
- חיפוש רשימת ההתראות שנשלחו לכתובת מייל מסוימת.
דוגמאות להתראות ותזכורות שניתן להפיק מהמערכת:
- הודעה למועמד בנוגע למועמדותו, בכל 60 ימים ממועד הפנייתו לתהליך גיוס
- במקביל, ניתן לשלוח התראה למנהל המגייס כי מועמד בטיפולו נמצא בתהליך ארוך שטרם הסתיים
- התראה למנהל על פעולת גיוס שעליו לסיים בעוד יומיים
- משלוח מייל למועמד עם תזכורת לקראת ראיון עבודה/מרכז הערכה שאליו זומן
- משלוח מכתב דחייה למועמד כ- 4 ימים לאחר ראיון שלא עבר
- תוך 14 ימים ממועד סגירת משרה לאיוש, כל המועמדים בתהליך יקבלו באופן אוטומטי הודעה לגבי סגירת המשרה, סיבת הסגירה (אויישה על ידי מועמד אחר לדוגמה)
- חברת השמה יכולה להשתמש במנגנון לצורך שליחת תזכורות ללקוחות שטרם עדכנו בסטטוס המועמד שהופנה אליהם.
