חבילת הפתרונות של סינריון לענף המלונאות בכפר המכביה
Synerion Hospitality Suite
ניהול עלויות העבודה תוך שמירה על טיב השירות
כפר המכביה – מקום טבעי לעסקים והנאה
כפר המכביה הוא שילוב ייחודי של מלון וסוויטות, מרכז כנסים ואירועים ובו: 6 אולמות, 20 כיתות וגנים מקורים, ומועדון ספורט מהגדולים בישראל. המתחם משתרע על כ- 80 דונם של צמחיה, בסמוך לפארק הלאומי של רמת גן, “ריאה ירוקה” במרכז גוש דן.
על מנת להעניק חוויית שירות מצוינת, המקום מעסיק 570 עובדים, מתוכם 360 עובדים שכירים, 100 עובדי כ”א קבועים, 40 עובדי תפעול ו- 70 עובדים עצמאיים.
האתגרים
בדומה לארגונים אחרים בענף המלונאות האירוח, עלויות השכר הן בין ההוצאות הגבוהות ומשמעותיות ביותר, ולכן קיים מתח תמידי בין הצורך לשלוט על עלויות השכר מחד ומחויבות לשמר ולשפר את טיב השירות לו מצפים האורחים מאידך.
דרישות העבודה בענף המלונאות והאירוח, מושפעות מביקוש עונתי, תקופות שיא של תיירות וחופשות ותזמון מקביל של אירועים. על מנת לצפות ולתזמן ביעילות את מספר העובדים הדרוש בזמן נתון, המנהלים צריכים לקחת בחשבון את הביקוש לשירות ואת עלות העבודה הכרוכה במילוי צרכי השירות הצפוי. הנושא קריטי במיוחד בתקופות איטיות בהן צריך לייעל למקסימום את העלויות ביחס למטלות, במהלכן יש ניידות רבה של עובדים בין מחלקות, אפילו ברמה של יום חלקי.
בכפר המכביה ניתנת חשיבות מיוחדת לניהול עלויות העבודה של כל מחלקה, ואף קיים חשבון פנימי בין מחלקות.
הנושא מאתגר במיוחד במחלקות כגון חדר האוכל המשרת את אורחי המלון ואת אורחי האירועים. חדר האוכל מנוהל ע”י שף מקצועי, ששם דגש על איכות המנה וחווית השירות לאורחים, בעוד שעלויות כוח האדם מטרידות אותו פחות. לכן, אחד האתגרים המרכזיים הוא להפוך את מנהלי המחלקות לשותפים משמעותיים הלוקחים אחריות על עלויות העבודה ושורת הרווח הסופי.
דוגמה נוספת היא הצורך לחשב עלויות מדויקות של אירוע מסוים כמו כנס של 1,000 אורחים, שמתנהל ב- 15 כיתות ואולמות, כולל כיבוד וארוחת צהריים בחדר האוכל ומחייב אינטגרציה בעבודת המחלקות וניוד של עובדים רבים ממחלקה למחלקה במהלך הכנס.
עם זאת, בכפר המכביה מודעים להשפעה שיש לשביעות הרצון של העובד על שביעות הרצון של האורח, ולכן מקנים חשיבות גם לנושאים כגון: זמינות העובד והעדפותיו, שמירה על דיני עבודה ועוד.
הפתרון – Synerion Hospitality Suite
חבילת הפתרונות החדשה לענף המלונאות
חבילת Synerion Hospitality Suite כוללת: תכנון תקינה, סידור עבודה מבוסס תקינה ומותאם לדרישות החוק ולהסכם הקיבוצי של ענף המלונאות, Synerion Direct – שירות עצמי למנהלים, ניהול נוכחות והיעדרויות, Synerion Mobile Pro לדיווחים והפצת סידור העבודה באמצעות הסמארטפון, כמו גם תיק עובד מורחב.
סידור עבודה מבוסס תקינה – תכנון יעיל ואיכותי לשמירה על רווחיות
“המעבר ל- Synerion Hospitality Suite היווה הזדמנות לחשיבה מחדש בכל הנוגע לניהול מערך העובדים” מסביר שרון הוד, מנהל משאבי האנוש.
רוב השינויים נובעים מסידור העבודה החדש, המבוסס על צרכי התקינה, בהתאם לתפוסה בפועל של המלון, נתונים הנקלטים ישירות מתוכנת הניהול של המלון, והאירועים המתוכננים. כעת, ניתן לשבץ את העובד הנכון, בזמן הנכון ובמקום הנכון.
בעזרת המערכת משבצים את כמות האנשים הנכונה למניעת מצבי איוש יתר / חסר, תוך ניוד עובדים בין מחלקות ליום שלם או חלקי, ובוחנים את איכות השיבוץ על פי המלצות המערכת המבוססות על פרמטרים של כדאיות כגון: זמינות והעדפות העובד, סוג עובד (פנימי או עובד חוץ), עלויות, ותק, יתרת שעות חודשית, חבות חופשה ועוד.
התשלום לעובד נעשה בהתאם לשילוב בין נוכחות בפועל לבין סידור העבודה.
בכדי לשמור על חוקי העבודה, הסכמים קיבוציים ואישיים, חסמו בכפר המכביה את האפשרות לשבץ עובדים למשמרות שלא בהתאם לדרישות, בין אם מדובר על חריגה מכמות שעות מותרת, מספר משמרות, מרווחי זמן בין משמרות, מספר ימי עבודה ברצף והגדרות נוספות שנקבעו בכפר המכביה. על מנת לעמוד בדרישות החוק, נערכה חשיבה מחדש לגבי שעות תחילת וסיום משמרות ובמידת הצורך, עובד משוחרר מוקדם יותר ממשמרת ערב, כדי שיוכל להיות משובץ למשמרת הבוקר שלמחרת.
כתוצאה מכך, יושר קו מצד כלל המנהלים בנושא.
מדיי יום מופק דוח סידור עבודה – תקן – ביצוע, בכדי לוודא שהמנהל הכין סידור עבודה מלא.
“הפתרונות החדשים של סינריון שינו את דפוסי החשיבה שלנו – מקבלת החלטות בדיעבד, להחלטות פרואקטיביות וריאקטיביות בזמן אמת.
מנהלי המחלקות הפכו לשותפים משמעותיים בקבלת ההחלטות – לא רק ניהול עובדים, אלא אחריות על עלויות העבודה ושורת הרווח הסופי.
הפתרונות עוזרים לנו למקסם את כוח האדם ביחס למטלות”.
שרון הוד, מנהל משאבי אנוש, כפר המכביה
כל המידע שצריך מתקבל On-line ומספק מענה בזמן אמת ותגובה נכונה ומהירה לשינויים נדרשים
בשולחן העבודה של המנהל במערכת Synerion Direct, מרוכז כל המידע הנחוץ לצורך ניהול שוטף.
באמצעות המערכת יודעים המנהלים מי נוכח ומי נעדר ויכולים להגיב מידית לשנויים המחויבים. לדוגמה, במידה והוזעק מחליף לעובד שנעדר, בוחנים את ההשפעה על סידור העבודה שלהם ומעדכנים כך שיעמוד במבחן ההתאמה לדיני העבודה.
מדיי יום, בודקים המנהלים באמצעות המערכת את דיווחי הנוכחות של עובדיהם ע”מ לאשר דיווח ותיקונים (ניתן לתקן ולאשר מקסימום שלושה ימים אחרונים). באחריותם גם לוודא שהעובד לא חרג מכמות השעות החודשית, לבדוק את התפלגות השעות הנוספות וכד’. כך נמנעים מ”הפתעות” בסוף החודש ויכולים להגיב בזמן אמת.
נוטיפיקציות (הודעות יזומות) שהמערכת מציגה בנושאים של תקן מול ביצוע (חוסר / עודף תקינה), חריגה מדיני עבודה ועוד, מפנות את תשומת הלב של המנהלים לנושאים שדורשים טיפול ומאפשרות drill-down לפרטים, עד לרמת העובד הספציפי.
בעזרת המערכת יכולים המנהלים לזהות בשלב מוקדם פערים בין תחזית תקציבית לביצוע בפועל, לזהות מגמות במחלקה, כגון שעות נוספות, היעדרויות וכד’, ולתכנן באופן מיטבי חופשות, פריסת משרות ושעות נוספות.
Synerion Hospitality Suite
יתרונות ברמת היומיום:
- נוחות עבודה
- מידע זמין – הכל On-line
- שליטה בלחיצת כפתור
- רואים מידית את השפעתו של כל שינוי במערכת
- מידע ב- push – נוטיפיקציות על תקן מול ביצוע, התראות על חוסר / עודף תקינה, כולל יכולות drill-down
- דוחות על עובדים ממחלקות שונות
- שליפת מידע בקלות
- שקיפות מול עובדים – דוחות חודשיים, הנמסרים מידי חודש לעובדי החברה ועובדי קבלן מזדמנים כאחד
- חסכון בזמן.
יתרונות ברמה הארגונית:
- שינוי דפוסי חשיבה – מקבלת החלטות בדיעבד, להחלטות פרואקטיביות וריאקטיביות
- המנהלים הופכים להיות שותפים משמעותיים בקבלת החלטות – לא רק ניהול עובדים,
אלא אחריות על עלויות העבודה ושורת הרווח הסופי - מיקסום כוח האדם ביחס למטלות
- התנהלות מול הנהלה:
o בסיס לקבלת החלטות אסטרטגיות בנושאים כגון תוספת עובדים, שעות נוספות וכד’
o תרחישים כגון נקודת איזון בין הוצאות להכנסות
o שינויים בחקיקה והשפעתם על ההוצאות (שכר מינימום, הסכמי עבודה וכד’)
o הסתכלות מחדש על נהלי עבודה ושעות עבודה
o יכולת להסביר עלות חודשית (שינויים / מגמות)
o כלי לבניית תקציב בצורה מדויקת.
